Optimierung von Prozessen

In ECM-Systeme eingebundene Collaboration-Lösungen unterstützen auch vordefinierte Arbeitsabläufe und stoßen automatisierte, standardisierte Prozesse an. So setzt der Automobilhersteller Renault Documentum eRoom für Meetings, Web-Konferenzen und der gemeinsamen Nutzung von Applikationen durch Nissan und Zulieferfirmen ein. "Die Collaboration-Lösung ist ein zentraler Pfeiler für unsere Wissens-Management-Strategie", sagt Jean-Marc David vom Knowledge Management Department bei Renault.

Ein Collaboration-Tool sollte nach exakt definierten, einzelnen Arbeitsschritten vorgehen, die sich reproduzieren und transparent darstellen lassen. Damit lassen sich Prozesse nicht nur beschleunigen, sondern auch kontrollieren und einfacher optimieren. Zu den weiteren Vorteilen flexibler Collaboration-Lösungen gehört, dass sie den individuellen Anforderungen der Fachabteilungen entsprechen. Denn jeder Bereich benötigt zur Optimierung seiner Prozesse andere Funktionen. Dabei sollten sich die jeweiligen Fachanwendungen ohne Einbindung der IT-Abteilung ändern oder anpassen lassen. Damit Anwender die Plattform schnell akzeptieren und in kurzer Zeit optimal nutzen, benötigt sie eine intuitiv zu bedienende Oberfläche, zum Beispiel über die bekannten Web-Browser.

Fazit

Den höchsten Mehrwert bieten Collaboration-Lösungen dann, wenn sie unternehmens- und prozessübergreifend basierend auf einer ECM-Plattform eingesetzt werden. Das ECM-System stellt nämlich zentral erfasste, verwaltete, gespeicherte und bereitgestellte digitale Informationen zur Verfügung, auf das die Collaboration-Lösung jederzeit zugreifen kann. Mit einfacher Nutzung, flexibler Anpassung, umfassender Rechteverwaltung und der Einbindung externer Partner bietet sie einen optimalen Mehrwert für effizienteres Teamwork. (ws)