Collaboration muss Teil des Wissens-Managements sein

18.07.2006
Von Irja Wichert

Integration externer Informationen

Viele Unternehmen erzeugen und hinterlegen ihre Dokumente in einer SAP-Umgebung. Hier ist beispielsweise ein SAP-Adapter für die Integration unerlässlich. Umgekehrt sollten Workspaces in der Lage sein, ihre Arbeitsergebnisse in eine externe Anwendung wie SAP zu exportieren. Dieser Austausch sollte automatisiert vonstatten gehen, denn sonst würde der Aufwand dafür zu groß.

Der Nutzen von Collaboration-Tools hängt davon ab, ob sie auf den Informationsbestand des Unternehmens zugreifen können.
Der Nutzen von Collaboration-Tools hängt davon ab, ob sie auf den Informationsbestand des Unternehmens zugreifen können.

Wollte man die Integration externer Anwendungen jeweils neu programmieren, so wäre dies ein kostspieliges und langwieriges Unterfangen, das zudem nicht zukunftssicher wäre. Ändert sich nämlich eine der beiden Seiten, so ist die Eins-zu-eins-Verbindung umzuschreiben. Der föderative Ansatz, die benötigten Anwendungen als Informationsquellen anzuzapfen und nur ihre relevanten Daten in die eigene Collaboration-Umgebung einzubinden, ist dagegen ökonomischer. Diese Art der Integration belässt die Daten an Ort und Stelle und erzeugt ein logisches Abbild im Virtuellen Repository. Die Workspace-Nutzer haben es lediglich mit diesem Speicher zu tun. Sie müssen also nicht wissen, wo sich die Daten tatsächlich befinden und welcher Anwendung sie gehören.

Um die Repräsentation der externen Daten im Virtuellen Repository zu entwerfen, sollte ein visuelles Werkzeug bereitstehen. Dieses Tool gewährt dem Entwickler über möglichst viele Adapter den Zugriff auf unterschiedliche Datenquellen, Content-Stores und Unternehmensanwendungen (wie etwa SAP). Mit dieser Schnittstelle kann ein Entwickler anhand der bestehenden Metadaten die Quelldaten, ihre Verarbeitung und ihre Zielbestimmung spezifizieren. Das Tool für die Datenintegration sollte keine besonderen technischen Kenntnisse erfordern, so dass sogar ein Sachbearbeiter damit umgehen kann.

Fazit

Nachhaltige Collaboration-Umgebungen, die den hier vorgestellten Kriterien entsprechen, sind komplexe Systeme. Schon die datentechnischen Voraussetzungen der notwendigen Elemente wie Suche, Anwendungsintegration, Imaging, Archivierung und Dokumenten-Management sind schon einzeln betrachtet anspruchsvoll. Der Schlüssel zu ihrer Nutzung liegt in der Anwenderfreundlichkeit des Gesamtsystems. Insofern sind Workspaces die Prüfsteine für unternehmensweite Informationssysteme. (ws)