Integrierte Pakete sind Mogelpackungen
Die Tools sind häufig komplex und schlecht integriert - sogar in Komplettpaketen, wie Lautenbacher anmerkt. Der Studie zufolge nutzen zwei Fünftel der Anwender integrierte Collaboration-Angebote; zwei Drittel davon haben sich für Microsoft entschieden, jeweils 13 Prozent für IBM (Notes) oder Cisco.
Studienautor Stiehler empfiehlt diese Option gegenüber dem aus seiner Sicht aufwendigeren Best-of-Breed-Ansatz. Lautenbacher hat jedoch die Erfahrung gemacht, dass die Schnittstellen der Pakete von der Stange keineswegs so reibungslos funktionieren, wie es die Hersteller versprechen. Auch deshalb empfiehlt er, sich bei der Tool-Auswahl Zeit zu lassen und erst einmal Erfahrungen mit weniger kostspieligen Produkten zu sammeln: "Und wenn es dann eben Sharepoint oder Ähnliches sein soll, muss man deren Möglichkeiten auch voll ausschöpfen."
Andere IT-Systeme sind kaum gekoppelt
Außerdem hapert es vielfach noch am Zusammenspiel von Collaboration- und anderen IT-Komponenten. In den meisten Unternehmen existieren derzeit zwei Welten nebeneinander: hier die "produktiven" Anwendungen, dort die Collaboration-Systeme. Nur 42 Prozent der Studienteilnehmer haben bereits Collaboration-Werzeuge in ihre Prozessanwendungen integriert. Etwa genauso viele geben an, sie hätten ihre Telefonie mit dem Collaboration-System in Einklang gebracht.
Consumer-Tools verbieten ist zwecklos
Der Einbindung von Internet-Diensten und Social-Media-Anwendungen - Facebook, Skype, Twitter & Co. - stehen die IT-Verantwortlichen eher skeptisch gegenüber, so weist die Studie aus. Zum Teil sei diese Zurückhaltung auch angebracht, weil diese Technologien für den Consumer-Markt entwickelt und noch nicht an die Sicherheitsanforderungen von Unternehmen angepasst seien, urteilt die Studie. Ein generelles Verbot dieser Werkzeuge sei allerdings nicht zu empfehlen.
Es bestehe sonst die Gefahr, dass die Tools an der IT vorbei implementiert würden und sich die Sicherheit sogar noch verschlechtere. Zudem sei ein Unternehmen, dass Consumer-Anwendungen pauschal verbanne, unattraktiv für jüngeren Arbeitnehmer. IT-Verantwortliche sollten deshalb prüfen, ob sie nicht besser ihre Sicherheitsrichtlinien der Realität anpassen, anstatt das Gegenteil zu versuchen.
- Google Docs
Mit "Google Docs" lassen sich neben klassischen Dokumenten im Word-Stil auch Präsentationen oder Tabellen erstellen und im Team bearbeiten. Die Bedienung erfolgt weitgehend intuitiv und stellt Office-Nutzer vor keine größeren Probleme. <br /><br /> Einzige Voraussetzung für die Nutzung von Google Docs: Die Einrichtung eines kostenlosen Google-Kontos sowie eine funktionierende Internetverbindung. <br /><br /> <a href="http://docs.google.com/" target="_blank">...zu Google Docs</a> - Springloops
Die kostenlose "Free"-Version von "Springloops" wendet sich im wesentlichen an Web-Entwickler, die im Team am Quellcode eines Projekts arbeiten. Springloops arbeitet dabei rein webbasiert und bietet schon in der kostenlosen "Free"-Version eine Fülle an nützlichen Features, wie beispielsweise einen AJAX-Code-Browser, die Möglichkeit bestehende Projekte zu importieren oder auch Roll-Back-Features. <br /><br /> Wer mehr als drei aktive Projekte gleichzeitig bearbeiten möchte, muss auf eines der kostenpflichtigen Pakete zurückgreifen. <br /><br /> <a href="https://www.springloops.com" target="_blank">...zu Springloops</a> - Zoho Docs
Ähnlich wie Google Docs arbeitet "Zoho Docs" rein webbasiert und kommt ohne die Installation zusätzlicher Software aus. Nach Einrichtung eines User-Accounts können Dokumente erstellt sowie weitere User zur Mitarbeit eingeladen werden. Die Benutzeroberfläche orientiert sich dabei an dem klassischen MS-Word-Schema und stellt den Nutzer vor keine größeren Probleme. <br /><br /> <a href="https://www.zoho.com/de/docs/" target="_blank">...zu Zoho Docs</a> - Gobby
Im Gegensatz zu Google Docs präsentiert sich "Gobby" im wesentlichen als reines Entwicklertool. Nach Erstellen eines kostenlosen Useraccounts und Installation der Software können via Gobby simultan mehrere Dokumente im Team bearbeitet werden. Gobby bietet hierbei die Möglichkeit einem Dokument die jeweils verwendete Programmiersprache zuzuordnen. Wer möchte, kann sich während des gemeinsamen Codens, via Chat-Funktion, beraten. <br /><br /> <a href="https://gobby.github.io/" target="_blank">...zu Gobby</a> - QuickTopic
Nach Erstellen eines User-Accounts lassen sich mit „QuickTopic" einzelne Dokumente hochladen und im Team besprechen. Einzelne Abschnitte eines Dokuments können dabei via "comment dot" geflaggt und kommentiert werden. <br /><br /> Einziger Wermutstropfen bleibt die Tatsache, dass nur Dokumente im HTML-Format akzeptiert werden. Für Word-Dokumente empfiehlt es sich daher diese vor dem Upload als HTML-Datei abzuspeichern. <br /><br /> <a href="http://www.quicktopic.com/" target="_blank">...zu QuickTopic</a> - SubEthaEdit
Für "SubEthaEdit" hat die Münchner Softwareschmiede The Coding Monkeys 2003 einen der begehrten Apple Design Awards erhalten. Seitdem hat sich der kollaborative Texteditor für den Mac kontinuierlich weiterentwickelt und bietet heute zahlreiche nützliche Funktionen ohne überladen zu sein. Dazu zählen unter anderem ein Kommandozeilen-Tool, das komplexe und interaktive Arbeitsabläufe mit dem Terminal ermöglicht, eine mächtige Druckfunktion, Syntax-Hervorhebung, Html-Export und AppleScript-Unterstützung. <br /><br /> <a href="http://subethaedit.net/">... zu SubEthaEdit</a>