Anpassung der Betriebsorganisation

Cloud-Strukturen erfolgreich nutzen

Ulf Schitkowsky ist Solution Manager Dynamic Datacenter bei der Computacenter AG.
Die Einführung von Cloud Computing erfordert mehr als nur die Implementierung neuer Technologie - auch die internen Prozesse müssen umstrukturiert werden.

Im Zeitalter der Digitalisierung entstehen nicht nur neue Business-Modelle, sondern auch ganz neue Märkte. Während früher an jeder Ecke eine Videothek zu finden war, versorgen mittlerweile Streaming-Dienste wie Amazon Prime, Netflix oder Maxdome die Verbraucher mit Filmen. Und Unternehmen wie Tesla oder Google mit seinem Driverless Car zeigen, dass man auch ohne langjährige Expertise erfolgreich in einen Markt einsteigen kann. Hinter solchen neuen, erfolgreichen Geschäftsmodellen steckt eine erfolgreiche Transformation der IT-Organisation. Ein sehr umfassender Prozess, der nicht nur moderne Cloud-Technologien voraussetzt, sondern auch die Anpassung der Betriebsorganisation.

Mitarbeiter müssen umdenken

Keine leichte Aufgabe für ein Unternehmen, denn es muss nicht nur den Betrieb und die IT-Infrastrukturen entsprechend anpassen, sondern auch die Aufbau- und Ablauforganisation. Nur, wenn auch bei den Mitarbeitern ein Umdenken stattfindet, kann die Organisation die neuen Cloud-Services agil und dynamisch anbieten und so die Vorteile der Wolken-Lösung nutzen. Denn die eigentliche Arbeitsweise der Mitarbeiter in den IT-Abteilungen verändert sich mit dem Einsatz von Cloud Computing grundlegend - und macht ein Umdenken zwingend erforderlich.

Mitarbeiter müssen den Wandel mittragen und grundlegend umdenken.
Mitarbeiter müssen den Wandel mittragen und grundlegend umdenken.
Foto: Ollyy - www.shutterstock.com

Status Quo

Was sich sich zunächst einmal ganz logisch und einfach anhört, ist in der Praxis alles andere als leicht. Denn teilweise herrschen zwischen den IT-Abteilungen und den Fachabteilungen große Diskrepanzen. Oft sind die Fachabteilungen mit den Lösungen ihrer zentralen IT-Abteilung nicht zufrieden: Die technische Umsetzung und Geschwindigkeit erfüllt nicht ihre Erwartungen. Außerdem sind ihnen die Lösungen häufig zu teuer und eine Abrechnung nach Verbrauch ist auch nicht möglich. Das führt dazu, dass die Fachabteilungen kurzerhand selbst tätig werden und eigene maßgeschneiderte Lösungen aufbauen und betreiben - an den IT-Abteilungen vorbei. So entsteht eine unkontrollierte Schatten-IT, die sowohl die Vertraulichkeit als auch die Datensicherheit bedroht und ein wirtschaftliches Risiko für das Unternehmen darstellt.

Zeichen der Zeit erkannt

Viele IT-Abteilungen haben die Zeichen der Zeit erkannt und gehen schon prophylaktisch auf die Fachabteilungen zu, um dieser Entwicklung entgegenzuwirken. Dazu machen sie detaillierte Bedarfsanalysen, in denen die Bedürfnisse der Fachabteilung genau ausgewertet werden. Darauf aufbauend entwickeln sie individuelle Cloud-Lösungen und implementieren maßgeschneiderte Hybrid Cloud Services. So können sie schnell und agil neue dynamische Services anbieten.

Damit ist es allerdings nicht getan. Findet dieses Vorgehen nämlich nur auf der technischen Seite statt, während die alten Strukturen der IT-Organisation nicht angepasst werden, verschenken Unternehmen die Vorteile, die aus der Nutzung von Cloud-Diensten entstehen. Denn der Einsatz von Cloud-Lösungen hat einen enormen Einfluss auf den klassischen Zyklus (Plan/Build/Run) der IT-Operations.

Verkrustete Strukturen aufbrechen

Wirft man einen Blick hinter die Kulissen eines Unternehmens, kommt in der Regel eine Linienorganisation zu Tage: es gibt Storage-Abteilung, Server-Abteilung, Netzwerk-Abteilung und weitere IT-Abteilungen und jede hat einen Abteilungs- oder Gruppenleiter. Kommunikation unter den einzelnen Bereichen findet nur bedingt statt. Stattdessen berichtet jeder direkt an den CIO. Dadurch existiert ein starkes Silodenken, das keine ganzheitliche Betrachtung zulässt. Genau das wird aber für den Einsatz von Cloud-Angeboten benötigt, weshalb ein Umdenken und das Aufbrechen von alten, verkrusteten Strukturen notwendig wird.

Fachabteilungen wollen heutzutage einen Service einkaufen, der ihre individuellen Anforderungen erfüllt und der sich nach Verbrauch abrechnen lässt. Salesforce oder Microsoft Azure sind zwei Beispiele für solche leistungsorientieren Services. Solche Angebote erwarten sie auch von ihren IT-Abteilung: Ein Service, bei dem alle IT-Leistungen - vom Server über Storage bis hin zu Software - in einem Kaufpreis enthalten sind. Dazu gehört auch das Management der IT-Leistungen, das ein erheblicher Kostenpunkt ist. Aber nur, wenn alle einzelnen IT-Abteilungen auch miteinander kommunizieren und die IT-Prozesse an den Betriebsbedürfnissen ausgerichtet sind, lässt sich ein solcher Service effizient bereitstellen.

In Prozessen denken

Um dies zu gewährleisten, müssen Unternehmen einen zentralen Ansprechpartner für alle Bereiche haben, der das Gesamtbild im Blick hat und die Basis für eine serviceorientierte IT bildet. Dazu müssen Unternehmen ihre Aufbau- und Ablauforganisation anpassen. Es ist erforderlich, bei den Mitarbeitern einen Prozess des Umdenkens einzuleiten, damit diese verstehen, dass ein Unternehmen neue Cloud-Services nur dann agil und dynamisch anbieten kann, wenn sich die eigentliche Arbeitsweise der Mitarbeiter in den IT-Abteilungen verändert und künftig auf einem Prozessdenken basiert.

Ohne Prozessverständnis kann ein ganzes Projekt scheitern. Liegt der Fokus zu stark auf der Technik und ist nicht genug Erfahrung vorhanden, so fehlt nicht selten die notwendige Weitsicht auf ein Projekt. Ein Beispiel hierfür ist die Bereitstellung eines virtuellen Servers: Der Server-Admin, der nur für die Technik zuständig ist, geht davon aus, dass sich ein solcher Server innerhalb von maximal zwei Stunden bereitstellen lässt. Dennoch wartet eine Fachabteilung nicht selten vier Wochen und länger, bis ein virtueller Server tatsächlich verfügbar ist. Der Grund liegt in umfassenden Prozessen, beispielsweise Freigabeprozessne, die dem Server-Admin nicht bekannt sind und er sie deshalb nicht einkalkuliert.

Management of Change - Mitarbeiter einbeziehen

Um dieses Prozessdenken in den Köpfen der Mitarbeiter zu verankern und sie davon zu überzeugen, dass die Veränderungen notwendig sind, ist ein umfassendes Management of Change notwendig. Dazu gehört auch die gezielte Aufklärung durch proaktive Kommunikation. Nur so ist es möglich, Mitarbeitern die Ängste zu nehmen, die jede Umstrukturierung weckt. Nicht selten macht sich bei den Mitarbeitern die Sorge breit, dass ihre Arbeitskraft nicht mehr benötigt wird. Offene Kommunikation der Verantwortlichen kann hier schnell für Sicherheit sorgen. Denn das vorhandene Know-how aus den einzelnen Silos ist auch künftig wertvoll und wird benötigt - schließlich bestehen auch die neuen Applikationen aus Storage und Servern, die bereitgestellt und ergänzt werden müssen.

Allerdings erfordern es die neuen Technologien, dass Mitarbeiter ihr bestehendes Wissen um neue Skills erweitern. Das kann auf der technischen Seite der Aufbau von Know-how in den Bereichen Automation und Orchestration sowie Steuerung durch Software sein. Auch die Kenntnis von Schnittstellen wie REST oder SOAP, die für die Verbindung der verschiedenen Infrastrukturen zu den Steuerungs- und Management-Komponenten erforderlich sind, erweist sich in dieser Hinsicht als unumgänglich. Auf der anderen Seite sind zudem organisatorische Skills wie das Antizipieren der Kundenanforderungen gefragt. Denn künftig wird die Technik ganz der Erfüllung der Anforderungen dienen.

Im Rahmen des Management of Chance-Prozesses ist es daher essentiell, dass eine Neustrukturierung von der Geschäftsführung und dem CIO vorangetrieben wird. Denn wenn die Leitung eines Unternehmens hinter der IT-Transformation steht und dies den Mitarbeitern auch vermittelt, lässt sich die Basis für eine erfolgreiche Projektrealisierung schaffen. Ein Mittel, um Mitarbeitern im Transformationsprozess Orientierung zu geben, kann beispielsweise eine neue Stellenbeschreibung sein, die genau definiert, wie der neue Job aussieht und welche Expertise er erfordert. Darüber hinaus eignet sich auch ein Newsletter, ein Schwarzes Brett oder ein Teammeeting für die Change-Kommunikation und für die Bekanntmachung der IT-Transformation im Unternehmen.

Fazit

Wer schnelle, dynamische und agile Cloud-Services anbieten möchte, muss dazu eine umfassende Transformation seiner IT-Organisation vornehmen. Basis hierfür sind nicht nur moderne Cloud-Technologien, sondern auch eine zeitgemäße Betriebsorganisation. (sh)