Tipps von Gartner

CIO-Checkliste für die ersten 100 Tage beim Outsourcing

Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Gartner unterteilt den Start eines Outsourcing-Abkommens in die Phasen Vorbereitung, Einschätzung, Planung sowie Handlung und Messung. Und zentral ist Kommunikation.

Die Entscheidung für das Outsourcing ist getroffen, die Partnerschaft beginnt. Wie der Entscheider die ersten hundert Tage des neuen Abkommens begleiten muss, ist Thema der Analyse "The Outsourcing Leader's First 100 Days" vom US-Marktforscher Gartner.

Glaubt man Gartner, erwartet mancher Manager zunächst eine Art "Honeymoon". Mit solch romantischen Flausen wollen die Analysten offenbar aufräumen. Sie unterteilen die ersten hundert Tage in fünf Phasen. Diese lauten: Vorbereitung, Einschätzung, Planung, Handlung, Messung. Über allem steht ein Grundsatzappell: Kommunikation.

Der Outsourcing-Vertrag ist unterschrieben, die Partnerschaft beginnt. Aber immer noch gilt es, etliche Fehler zu vermeiden.
Der Outsourcing-Vertrag ist unterschrieben, die Partnerschaft beginnt. Aber immer noch gilt es, etliche Fehler zu vermeiden.
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Digital Leader aufgepasst! - Foto: IDG

Digital Leader aufgepasst!

Die eigentliche Arbeit beginnt aber schon ein oder zwei Wochen vor der eigentlichen Vorbereitungsphase. Gartner empfiehlt Entscheidern, alle Gesprächspartner noch einmal zu kontaktieren und sich für ihren Einsatz zu bedanken. Mit den künftigen Hauptakteuren solle man sich zum Mittagessen treffen, so die Analysten.

Außerdem muss gegebenenfalls die Personalabteilung darüber informiert werden, dass Mitarbeiter des Dienstleisters ins Haus kommen. Fragen nach Arbeitsplätzen und deren Ausstattung sind zu klären.

Gartner unterteilt die ersten hundert Tage eines Outsourcing-Abkommens in fünf Phasen.
Gartner unterteilt die ersten hundert Tage eines Outsourcing-Abkommens in fünf Phasen.
Foto: Gartner

Für die ersten hundert Tage rät Gartner zu Folgendem:

1. Ziele: Für die ersten drei Monate sowie für das erste Jahr sollten Ziele gesetzt werden. Ebenso wichtig ist deren Messbarkeit und Erfolgskontrolle. Die vereinbarten Ziele sind möglichst genau zu definieren und klar zu kommunizieren.

2. Handeln: Aktionen anstoßen, um die Drei-Monats-Ziele zu erreichen und Grundlagen für die Ein-Jahr-Ziele vorbereiten.

3. Business-Nutzen: Gerade, wenn die Weichen für das Outsourcing gestellt werden, ist es wichtig, das Alignment im Kopf zu behalten. Ziel des Auslagerns ist es, Business-Wert zu kreieren.

4. Stakeholder: In den ersten hundert Tagen sollten sich alle Stakeholder aus Business und IT kennenlernen und gute Beziehungen aufbauen.

5. Architektur: Die Grundlinie der IT-Architektur muss ebenso feststehen wie die Business-Architektur. Daran orientiert sich der Outsourcing-Vertrag.

6. Disziplin und Durchgängigkeit: Die Zusammenarbeit mit den Beteiligten, die neu entstehenden Prozesse und die technologischen Anwendungen müssen durchgängig aufeinander abgestimmt sein. Dafür sorgt der "Outsourcing-Chef".

7. Kommunikation: Die Ziele des Outsourcing müssen ebenso kommuniziert werden wie erste Erfolge - und erste Fehler. Um daraus zu lernen.

8. Plan: In den ersten hundert Tagen müssen sich die Dinge zusammenfinden. Nach dieser Zeit sollte der Outsourcing-Chef seine konkrete Strategie vorstellen können oder zumindest einen konkreteren Plan.

Sind diese ersten hundert Tage abgelaufen, wird es Zeit für die Gestaltung eines Drei-Jahres-Planes, so Gartner weiter. Jedes Outsourcing-Abkommen muss regelmäßig nachjustiert werden, mindestens einmal pro Jahr.