Die Heliocos GmbH aus Stuttgart ist ein klassisches, 2009 gegründetes Startup-Unternehmen, das Implantatsysteme und weitere Medizintechnikprodukte für Zahnärzte, Implantologen und Kieferorthopäden vertreibt. Parallel zur Produktentwicklung und Vorbereitung der CE-Zulassung für die Medizintechnikprodukte sollte eine IT-Basis geschaffen werden, um Vertriebs-, Einkaufs- und Bestellprozesse zu unterstützen. Die Entscheidung zur Einführung von Cierp3 der Allgeier IT Solutions GmbH als Cloud-Lösung fiel im Sommer 2011. Das eigentliche Einführungsprojekt begann dann zu Jahresbeginn 2012 und wurde im zweiten Quartal 2012 abgeschlossen.

Das Einsatzszenario

Das Startup Heliocos verfügt neben Client PCs über keinerlei eigene IT-Infrastruktur. Als Betriebsmodell für die künftige ERP-Lösung kam für die Verantwortlichen daher von vornherein nur eine Web-basierte Cloud-Lösung in Betracht, die keine eigene Hardware, Wartung, Instandhaltung und kein IT-Knowhow seitens Heliocos erfordert. Damit wollte die Geschäftsführung den Aufwand durch Hardware- und Lizenzkäufe vermeiden. Der Fokus der eigenen Aktivitäten sollte in erster Linie auf dem Kerngeschäft rund um den Produktvertrieb und die effiziente Auftragsabwicklung liegen.

Allerdings sind die ERP-Anforderungen der Stuttgarter durchaus anspruchsvoll. Medizintechnik-Produkte müssen zunächst von zentraler Instanz für den medizinischen Einsatz zertifiziert werden. Darüber hinaus gilt es, ein zuverlässiges Qualitäts-Management und eine lückenlose Rückverfolgbarkeit sicherzustellen. Aufgrund der komplexen Lieferkette und der verteilten Produktion keine leichte Aufgabe. Heliocos arbeitet im Entwicklungsverbund und verfügt als "virtuelles Unternehmen" über keine eigene Fertigung. Produziert werden die einzelnen Komponenten und Halbfertigfabrikate von Partnerunternehmen. Die Rückverfolgbarkeit der komplexen Warenflüsse sowie die Bestell- und Produktionsprozesse zuverlässig in dem Cloud-System abzubilden, waren die größte Herausforderung des Projekts.

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Die Cloud-Lösung

Mit Cierp3 bietet Allgeier keine Cloud-Lösung "von der Stange". Auch im Cloud-Betrieb lassen sich laut Anbieter Customizing und Individualentwicklung im System anlegen. Das funktioniert über das SOA-basierte Entwicklungswerkzeug "@net Manager". Damit sollen sich neue Prozesse oder Anwendungen beziehungsweise weitere Lösungskomponenten einbinden und sofort nutzen lassen. Über die bestehende IT-Basis hinaus, die Vertriebs-, Einkaufs- und Bestellprozesse abdeckt, planen die Heliocos-Verantwortlichen bereits den weiteren Ausbau ihres Cloud-Systems. Künftig sollen zusätzliche Module für einen Webshop sowie Funktionen für das Customer Relationship Management (CRM) hinzukommen. Abgerechnet wird über eine monatliche Nutzungsgebühr.

Die Technik

Das Hosting der Lösung sowie die Wartung des Systems erfolgt im Rechenzentrum von Allgeier. Für die Migration in die Cloud enthält das auf HTML- und SOA-Standards basierende ERP-System Cierp3 ein Import-Tool. Um das bestehende Versand- und Fakturierungs-System anzubinden, wurde zudem eine Schnittstelle entwickelt beziehungsweise ein Web-Service aufgesetzt, so dass XML-Dateien für den UPS-Worldship-Versand aus Cierp3 ins interne Versand- und Fakturierungs-System übernommen werden, um entsprechende Paketaufkleber drucken zu können.

Für die Sicherheit des Systems lassen sich in Cierp3 individuelle Zugangsberechtigungen auf verschiedenen Ebenen (Menüfunktionen, Feldberechtigungen etc.) einrichten oder regelbasiert festgelegen. Der Zugriff auf den Server erfolgt über einen verschlüsselten https-Zugang. Zudem sind die Ports der Zugänge durch die Firewall gesichert. Der Zugang zum System erfolgt per Benutzername, Passwort und zusätzlicher PIN, die per Anforderung via SMS an den Nutzer gesendet wird. Optional kann bei Bedarf auch ein VPN-Zugang eingerichtet werden.

Der Business-Nutzen

Mit Cierp3 erhalten Kunden eine Cloud-ERP-Lösung, die sich individuell auf ihre spezifischen Prozesse anpassen lässt, versprechen die Allgeier-Verantwortlichen. Kosten für eigene Server-Hardware entfallen, genauso wie der Aufwand, sich um Software-Updates, Firewall und Datensicherheit kümmern zu müssen. Ändern sich im Laufe der Zeit die Geschäftsprozesse, bietet Cierp3 laut Anbieter die notwendige Flexibilität, um das System entsprechend anzupassen.

Das ERP-System aus der Cloud lässt sich nach Aussage von Allgeier zügig einführen. Liegen alle benötigen Daten und Informationen, zum Beispiel für Datenübernahmen und Einrichtung von Belegen, zu Projektbeginn vor und sind die Schulung absolviert, kann Cierp3 innerhalb von vier Wochen in den Live-Betrieb gehen. Wenn keine Datenübernahmen erforderlich sind und keine Anpassungen vorgenommen werden müssen, sei der Live-Betrieb schon nach zwei Wochen Implementierungsphase möglich.