Prozessindustrie/Anbieter von Spezialreinigern rüstet um

Chemie- und Nahrungsmittelbranche mit einer Software abgedeckt

03.12.1999
Zwei unterschiedlichen Industriebereichen gehört die Firma Dr. Becher in Seelze an. Der Hersteller von Spezialreinigern für die Gastronomie muß Regelungen der Chemie- und der Nahrungsmittelbranche einhalten. Die Auswahl einer passenden Software fiel den IT-Verantwortlichen deshalb nicht leicht. Wie das Problem gelöst wurde, schildert Wolfgang Redeker*.

Auf der Suche nach einer geeigneten Softwarelösung wurde man mit Charisma bei der G.U.S. AG & Co. in Köln fündig. Alle Module der Branchenlösung sind heute in Seelze im Einsatz: Einkauf, Materialwirtschaft, Produktion, Lagerverwaltung, Auftragsabwicklung (Vertrieb), Logistik.

Damit werden die gesamten Geschäftsprozesse von der Branchensoftware gesteuert. Auf Basis der jeweiligen Absatzplanzahlen erfolgt die Produktionsplanung für die nächsten vier Monate.

Daraufhin werden die Produktionsaufträge eingegeben. Nach der Bestellung beim Lieferanten wird sie im System entsprechend berücksichtigt und automatisch an die Lagerwirtschaft weitergeleitet. Bei Warenanlieferung muß der Eingang dann nur noch bestätigt beziehungsweise die abweichende Menge eingegeben werden.

Die Bestandsführung wird anschließend automatisch fortgeschrieben. Sobald die Rechnung eintrifft, ordnet das System den Warenzugang der entsprechenden Bestellung zu. Die Nachkalkulation erfolgt automatisch: Die Buchhaltung gibt den zu prüfenden Rechnungswert vor, parallel wird der Warenzugang bewertet. Anschließend leitet man die Rechnung mit automatischer Kontierung an die Finanzbuchhaltung weiter, wo sie einschließlich der Kostenstellen komplett verbucht wird.

Die Eingangsrechnung muß lediglich einmal erfaßt werden, und zwar dann, wenn sie im Unternehmen eingeht. Vor der Software-Umstellung geschah dies mehrfach: im Lager, im Einkauf, in der Buchhaltung und in der Kalkulation.

Deutliche Arbeitserleichterungen ließen sich darüber hinaus auch in den Bereichen Einkauf, Verkauf und Produktion erzielen. Beispielsweise erfolgt die Bestellung der Roh- und Packstoffe automatisch per Fax. Hierzu werden die AS/400-Daten an einen PC weitergeleitet. Da die Standardsoftware das Faxgerät selbständig ansteuert, können für die Kommunikation mit den Lieferanten günstige Nachttarife genutzt werden.

Die Lösung erstellt darüber hinaus automatisch Lieferschein, Frachtbrief, Gefahrgut-Datenblätter und Packzettel und ermöglicht eine artikelbezogene Nachkalkulation. Statistiken werden ebenfalls erstellt, indem das System die erforderlichen Daten automatisch an die Auswertungssoftware übergibt. Ein solches komplexes Zusammenspiel ist - wie Branchenspezialisten bestätigen - absolut keine Selbstverständlichkeit.

Funktionen wie Intrastat, Sinfos und Edifact hat das Unternehmen zusammen mit dem Software-Anbieter bereits vor Jahren individuell gelöst - noch bevor diese in den Standard der Software übergingen. Mit der Erneuerung der Hardware-Umgebung Ende 1998 hat Dr. Becher auch den Wechsel auf Release 7.0 durchgeführt und damit alle individuellen Anpassungen durch den Standard ersetzt und außerdem die Euro- sowie Jahr-2000-Fähigkeit sichergestellt.

Seitdem ist das Unternehmen wieder offen für neue Projekte und steigt jetzt voll ins E-Business ein. Inzwischen wurde bereits ein Internet-Produktkatalog aufgebaut, der in die Website, die in den nächsten Tagen online gehen soll, eingebunden ist. Der Vorteil dieser Lösung besteht darin, daß sie vollständig in die ERP-Anwendung integriert ist. Das ermöglicht es, die Vermarktung der Produkte über das Internet schnell zu realisieren. Zudem profitieren Kunden und Geschäftspartner von einem Plus an Transparenz. Jetzt können sie bestimmte Informationen aus dem ERP-System einfach via Internet abrufen.

Das Tool "Prins" (Internet-Produktinformations-System) generiert zielgruppenorientierte Informationen per Knopfdruck direkt aus den Stammdaten der Standardsoftware heraus und stellt sie zusammen mit PC-Dokumenten online zur Verfügung. Dr.-Becher-Kunden und -Interessenten erhalten also online zusätzlich zu den Produktbeschreibungen auch Infos wie Sicherheitsdatenblätter, Gefahrgutdaten, Packzettel oder Gebrauchsanweisungen.

Das Updaten des Online-Produktkatalogs geschieht durch Generierung und nicht durch eine zeitintensive Überarbeitung der HTML-Seiten. Dieser Internet-Produktkatalog soll die Basis für den geplanten Online-Shop werden.

Neben dem Einstieg ins E-Business haben die Seelzener in den letzten Wochen einige neue Funktionen umsetzen können. So wurde eine kundenorientierte Kalkulation aufgebaut, was eine genauere Disposition ermöglicht. Außerdem werden Frachtbriefe, die der Fahrer früher noch auf Papier erhalten hat, jetzt mit den Speditionen elektronisch ausgetauscht.

Auch den Telefonvertrieb haben die Norddeutschen auf Basis einer abgespeckten Version der Standardsoftware weiter ausgebaut.

Per Knopfdruck erscheinen die letzten zwölf Aufträge des jeweiligen Kunden. So ist der Vertriebsmitarbeiter auf jeden Fall besser auf das Verkaufsgespräch vorbereitet und kann auf Änderungen im Bestellverhalten sofort reagieren. In Vorbereitung ist ferner die Einführung des Labor-Informations-Systems (LIMS), dessen Betaversion derzeit in Seelze getestet wird.

Das Unternehmen

Die Dr. Becher GmbH mit Sitz in Seelze bei Hannover entwickelt, produziert und vertreibt seit mehr als 40 Jahren spezifische Reinigungs- und Pflegeprodukte für Hotellerie und Gastronomie, Kantinen und Krankenhäuser. Das Sortiment umfaßt die Bereiche Theke, Gläser, Luftverbesserer, Küche, Hygiene, Bad/WC und Boden. Der Hersteller wurde durch die Entwicklung eines geruchs- und geschmacksneutralen Glasreinigers bekannt, der mit kaltem und warmem Wasser angewendet werden kann und einen stabilen Bierschaum garantiert. Heute empfehlen über 1000 Brauereien sowie zahlreiche Gläserfabrikanten die Reinigungsprodukte der Norddeutschen.

Der Vertrieb läuft weltweit per cash and carry, aber auch über den Fachgroßhandel. Europa ist der Hauptmarkt, doch auch in Afrika, Asien und Amerika läuft das Geschäft.

ANGEKLICKT

Programme, die chemische Produkte vermarkten, kann die Dr. Becher GmbH aufgrund ihrer zweigeteilten Branchenausrichtung nicht sinnvoll einsetzen. Die Handelsstrukturen in der Lebensmittelbranche sind völlig anders als die der Chemie-Industrie. Andererseits verfügt eine Lösung für den Nahrungs- und Genußmittelsektor im Bereich Produktion nicht über die Funktionalität, die dieser Hersteller benötigt. Beispielsweise gibt es in der Lebensmittelbranche kein Gefahrgut. "Charisma" sollte das Problem des Seelzener Anbieters von Spezialreinigern für die Gastronomie lösen.

*Wolfgang Redeker ist DV-Leiter der Dr. Becher GmbH in Seelze.