Das Geschäftsjahr geht zu Ende, die IT-Budgets für das kommende Geschäftsjahr werden bald gemacht. "Was früher Dreisatzroutine war, bereitet vielen CIOs aufgrund der vielen neuen Themen jetzt Kopfzerbrechen", sagt Holger Röder von der Unternehmensberatung A.T. Kearney. Dabei komme es auch darauf, sich an einige Sorgfaltsregeln zu halten und die aktuellen Industrie- und Technologietrends im Auge zu haben.

"Die wichtigsten Trends sind klar Digitalisierung inklusive Internet of Things und Industrie 4.0, Cloud sowie Cybersecurity", ergänzt Röders Kollege Boris Piwinger.

Holger Röder und Boris Piwinger haben aus ihrer langjährigen Projekterfahrung eine einfache IT Budget 2016 Checkliste zusammengestellt:

Trends, die man im Blick haben sollte

1. Digitalisierung

Inzwischen hat das Thema Digitalisierung sämtliche Industrien erreicht. Hier kann und sollte sich ein CIO klar positionieren, unbedingt rein ins Budget. Da Digitalisierungsthemen meist stark Geschäftsmodell-getrieben sind, agieren hier häufig die Fachbereiche, so dass es immer wieder zum Entstehen (Ausbau) der Schatten-IT kommt. Hier ist also eine besonders enge Abstimmung erforderlich. Je nach Industrie sind im Bereich Digitalisierung einige Spezialthemen gesondert zu berücksichtigen:

• Industrie 4.0: Die Umgestaltung der Produktion ist auch eine Aufgabe der IT

• Internet of Things (IoT): Die Einbindung unzähliger kleiner Geräte in die IT-Landschaft ist nicht zu unterschätzen, um die vielen Daten nutzen zu können

• Big Data: Um die explodierenden Datenmengen bearbeiten zu können, braucht es nicht nur mehr Speicher sondern auch Systeme, die damit umgehen können und die Analytik zu leisten

2. Cloud

Die Verlagerung von Services in die Cloud (von Cloudstorage bis zu Office 365), zumindest aber die Forderung, ein entsprechendes Kostenniveau zu erreichen, reduziert die Budgets. Migrationskosten sollten hier nicht vergessen werden.

3. Agilität

Eng mit dem Thema Cloud verbunden ist die Forderung nach Agilität. Neue Anforderungen und Anpassungen werden von der Fachseite mit immer kürzeren Fristen gefordert. In diesem Zusammenhang ist neben agilen Entwicklungsmethoden auch an eine "IT der zwei Geschwindigkeiten" zu denken.

4. Einsatz von Mobilgeräten

Der nach wie vorher steigende Einsatz von Mobilgeräten (Smartphones, Tablets) schlägt sich durch Anschaffungskosten, aber auch zusätzlich erforderliche Infrastruktur zum Managen der Geräte und spezifischer Anwendungen nieder. Zusätzlich gibt es Entwicklungsaufwand für spezifische Mobileapplikationen.

5. IT-Sicherheit

Das Thema Informationssicherheit ist gekommen, um zu bleiben. Oftmals wird das Thema aus dem IT-Budget bestritten. Neben den regulären Aufwendungen ist hier auch ein Sicherheitspolster einzuplanen, um - natürlich nicht planbaren - Sicherheitsvorfällen angemessen begegnen zu können. Der Bereich Informationssicherheit ist bugetmäßig sicher am schwierigsten zu beurteilen, da ein guter Anhalt meist fehlt.

A.T. Kearney führt derzeit eine Studie zur operativen Exzellenz im Informationssicherheitsmanagement durch, um hier künftig bessere Leitlinien geben zu können.

Sonderthemen der Informationssicherheit

• Umsetzungsaufwand für das neue IT-Sicherheitsgesetz im Bereich kritischer Infrastruktur

• Mehraufwände durch die bevorstehende EU-Datenschutzverordnung in enger Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten

• Steigenden Schutzbedarf in der Produktion in der produzierenden Industrie, auch im Hinblick auf Industrie 4.0

6. Sorgfaltsregeln der Budgetplanung

• Einbindung der Geschäftsseite (als interner Auftraggeber und Anforderungsgeber) von Anfang an

• Top-Down- und Bottom-up-Planung gegenüberstellen

• Neutrale Außensicht auf den Budgetentwurf einholen

• Projektportfolio mit der Budgetplanung abgleichen

• Architekten einbinden und Anforderungen der Fachbereiche kritisch hinterfragen

• Strukturierte Finanzberichterstattung als Grundlage für Budgetierung und Controlling etablieren

• Einfaches Planungstool einsetzen, das konsistent über alle Organisationbereiche eingesetzt werden kann

• Dediziertes Budget für Innovation innerhalb der IT-Abteilung vorsehen

• Dediziertes Budget für Systemwartung innerhalb der IT-Abteilung vorsehen

• Dediziertes Budget für kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) innerhalb der IT-Abteilung vorsehen

• Bereichsübergreifende Budgets (z.B. für bereichsübergreifende Applikationen) vorsehen und Anreize zur Kollaboration schaffen

• Alle Informationen während der Planungsphase dokumentieren, um die G&V-Verantwortlichen (Gewinn- und Verlustrechnung) in die Verantwortung nehmen zu können

• Budget formell abzeichnen lasen, um die Verbindlichkeit für die G&V-Verantwortlichen zu demonstrieren