Die biz2BusinessSuite von Inpuncto verfügt über eine Reihe von Bausteinen, die es SAP-Nutzern gestatten, Daten von eingescannten Belegen in die ERP-Software einzufügen, Inhalte aus SAP-Software zu archivieren, virtuelle Akten anzulegen sowie Informationen zwischen Office-Software und dem SAP-System zu synchronisieren.
Das Modul "Biz2OfficeSynchonizer" sorgt für einen bidirektionalen Datenabgleich zwischen Microsoft Office und den SAP-Programmen. Auf diese Weise ist es zum Beispiel möglich, Daten aus dem Personalwesen der SAP-Software in Word-Dokumente einzufügen und als Rundschreiben an alle Mitarbeiter zu versenden. Über die Office-Anbindung können Nutzer E-Mails aus Outlook im SAP-System ablegen. Hier lassen sich E-Mail-Typen etwa Verträge unterscheiden und zu bestimmten SAP-Datensätzen zuordnen. E-Mails kann der Anwender zudem mit Office-Dokumenten kombinieren. Der Hersteller hat diese Funktion nun auch auf Lotus Notes (Version 5 bis 7) ausgedehnt. Version 8 folgt im Laufe des Jahres, hierzu bedarf es der Anpassung des Mail-Templates. Darüber hinaus können Anwender mit dem Werkzeug "biz2Explorer" digitale Akten beispielsweise über Mitarbeiter in der SAP-Software anlegen. Über Schnittstellen bindet die Inpuncto-Software die SAP-Programme "DVS" (Dokumentenverwaltungssystem) und EasyDM an. Die Biz2BusinessSuite läuft auf einem Windows-Server und stellt die Verbindung zum ERP-System her.
Anwender können SAP-Daten in ihre Office-Dokumente einfügen. Die Synchronisation erlaubt es, Datenänderungen beispielsweise in Excel mit den Datensätzen im SAP-System abzugleichen. Der Datenzugriff findet unter Berücksichtigung der Nutzerberechtigungen im ERP-Programm statt. Auf diese Weise, so Inpuncto, sorgt die Software für konsistente Daten zwischen Office- und ERP-Umgebung.
Nach Angaben des Herstellers handelt es sich bei dem Angebot nicht um eine Alternative zu dem Office-Integrationsprodukt "Duet", das SAP und Microsoft gemeinsam entwickeln. Duet sei eher für Aufgaben wie Projekt-Management und Risikoabschätzung gedacht, bei denen eine ERP-Office-Anbindung erforderlich ist. Inpuncto würde im Gegensatz dazu Funktionen liefern, die ein Dokumenten-Management zwischen der ERP- und der Office-Welt erlauben.
Ein Office-User kostet 120 Euro. Für eine Lotus-Notes-Anbindung beginnen die Preise bei 50 Euro. Die Anwender müssen zudem über eine Nutzerkennung im SAP-System verfügen. Für die Wartung verlangt Inpuncto zwölf Prozent vom Kaufpreis im Jahr. (fn)