ERP in Behörden

Bundesagentur für Arbeit schließt SAP-Projekt ab

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Zum Jahreswechsel hat die Behörde ihre ERP-Systeme auf SAP-Software umgestellt. Bis auf kleinere Probleme hat der Umstieg offenbar geklappt.

"Mit dem ERP-Projekt hat die BA einen großen Schritt in die Zukunft gemacht", zog Frank-Jürgen Weise, Vorstand der Bundesagentur für Arbeit, eine positive Bilanz des SAP-Umstiegs. Seit Anfang 2011 ist das neue ERP-System in Betrieb. Nachdem 2010 sukzessive Anwendungen für die Personalverwaltung live geschaltet wurden, hat die Bundesbehörde zum 1. Januar auch ihre Finanzverfahren auf SAP-Software umgeschaltet.

Herbert Pick, Gesamtprojektverantwortlicher für den Bereich Enterprise Resource Planning (ERP), will allerdings nicht von einem Big Bang sprechen. Der Umstieg sei kontrolliert zum Jahreswechsel über die Bühne gegangen. Bis auf kleinere Kinderkrankheiten habe es keine Probleme gegeben. Lediglich in Einzelfällen hätten sich Auszahlungen kurzzeitig verzögert. Pick hebt hervor, dass das SAP-Projekt nach einer Laufzeit von gut zwei Jahren "in time" und "in budget" abgeschlossen werden konnte.

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Insgesamt arbeiten 84.000 Mitarbeiter der BA mit dem neuen System. Rund 200 Millionen Zahlungsvorgänge im Rahmen des Arbeitslosengeldes I und II sowie des Kindergeldes werden jährlich durch die SAP-Programme laufen. Das monatliche Transaktionsvolumen beträgt zehn Milliarden Euro.

Nach Angaben von Herbert Pick, Leiter des Bereichs ERP bei der Bundesagentur für Arbeit, sei es gelungen, mit dem neuen SAP-System nah am Standard zu bleiben.
Nach Angaben von Herbert Pick, Leiter des Bereichs ERP bei der Bundesagentur für Arbeit, sei es gelungen, mit dem neuen SAP-System nah am Standard zu bleiben.

Die Bundesagentur betreibt ein zentrales SAP-System für die Personal- und Finanzverwaltung. Der aktuelle Release-Stand ist ERP 6.0.3. Zusätzlich sind Infrastrukturkomponenten wie Netweaver und andere Module wie beispielsweise für Business Intelligence im Einsatz. Pick zufolge sei es gelungen, den Customizing-Grad des SAP-Systems gering zu halten. Die Anpassungen seien weitgehend durch Parametrisierung erfolgt und nicht durch Programmierung. Damit bewege sich die BA Pick zufolge so nah wie möglich am Standard.

Grundsätzlich sei der SAP-Umstieg gut über die Bühne gegangen, verlautete aus projektnahen Kreisen bei der BA. Es seien zwar noch eine Menge Fehlertickets abzuarbeiten. Das sei bei einem Vorhaben dieser Größenordnung jedoch normal. Allerdings warten die großen Herausforderungen noch, beispielsweise wenn die BA im Frühjahr den Betrieb komplett selbst übernimmt. Insidern zufolge sei der Testaufwand im Rahmen künftiger Release-Wechsel noch nicht abzusehen. Nach wie vor seien etliche Fachverfahren im Einsatz, die ihre Daten an das SAP-System übergeben. Diese Abhängigkeiten könnten den IT-Verantwortlichen noch Probleme bereiten.

ERP-Stufe II in Planung

Pick plant derweil bereits die nächste SAP-Stufe. In diesem Jahr gehe es um Stabilisierung und Konsolidierung. In der Folge will der BA-Manager weitere SAP-Module, zum Beispiel für das Vertrags-Management und den Einkauf, einführen. Zu den Kosten des SAP-Projekts will Pick keine Angaben machen. Ein Blick in die Haushaltsplanung der BA zeigt jedoch, dass in den Jahren 2009 und 2010 je rund 20 Millionen Euro mehr in die Softwarebeschaffung investiert wurden als in den Jahren zuvor. Außerdem belegen die aktuellen Zahlen, dass die tatsächlichen IT-Kosten für das Jahr 2009 deutlich höher ausfielen als geplant. Laut Haushaltsplan 2010 sollten 2009 rund 426 Millionen Euro für IT-Technik ausgegeben werden. Tatsächlich waren es knapp 483 Millionen Euro. Dies dem SAP-Vorhaben anzulasten, bleibt sicher ein Stück weit Spekulation. In den Jahren zuvor hatte die BA die IT-Kosten aber meist richtig kalkuliert.