Zur Bewältigung der immer stärker anwachsenden Informationsfluß wird Büroautomation als neue Dimension von computerunterstützten Arbeitsplätzen verstanden und sinnvoll genutzt werden müssen. Für jeden der vier Bereiche Daten, Text, Sprache und Bild müssen dabei die Grundfunktionen der Verarbeitung von Informationen technisch und organisatorisch gelost werden: Erfassen, Speichern, Verändern und Verteilen. Das bedeutet ein komplexes Zusammenspiel der verschiedensten Technologien und Kommunikationsverfahren mit entsprechender Hardware und Programmunterstützung.
Bei der Diskussion solcher Konzepte stehen heute oft die Fragen nach zentraler gegenüber dezentraler Lösung oder nach der optimalen Form lokaler Netzwerke im Vordergrund. Dabei werden diese Alternativen häufig aus der Sicht einer Insellösung gesehen, wie etwa der Textverarbeitung oder CAD/CAM. Unberücksichtigt bleibt dagegen meist die primäre Forderung für erfolgreiche Informationsverarbeitung im Büro, nämlich die Notwendigkeit eines Systemkonzeptes, das die Kompatibilität und Austauschbarkeit der verschiedenen Informationsformen sicherstellt. Denn nur dadurch können die nötige Aktualität, die Transparenz und die benutzergerechte Verfügbarkeit aller Informationen garantiert werden - sicher ein lebenswichtiger und wettbewerbsbestimmender Faktor im Büro und in der Verwaltung jedes Unternehmens.
Von allen Fachleuten unbestritten ist die Aussage, daß ein Bildschirmarbeitsplatz nur dann erfolgreich eingesetzt werden kann, wenn er vom Endbenutzer akzeptiert und als wesentliches Hilfsmittel bei der täglichen Arbeit angesehen wird. Um dies zu erreichen, sind sowohl die Form als auch der Inhalt der angebotenen Arbeitshilfen am Terminal von entscheidender Bedeutung.
Wenden wir uns den grundsätzlichen Fragen zu, die mit Planung und Implementierung eines Informationssystems verbunden sind: Hier sind zwei Ebenen zu unterscheiden die beide zur erfolgreichen Realisierung verstanden und beherrscht sein müssen, die technische und die strategische Ebene.
Auf der technischen Seite ist es erforderlich, daß im Unternehmen die Kenntnisse über neue Technologien und Kommunikationsverfahren vorliegen, sei es durch eigene Mitarbeiter oder durch externe Berater. Bei der heutigen schnellen Entwicklung auf dem Kommunikationssektor bedeutet dies eine ständige Weiterbildung und die Bereitschaft, neue Ideen aufzugreifen und auf ihre Anwendung im eigenen Unternehmen zu überprüfen. Da dies nicht losgelöst von den technischen Gegebenheiten im Betrieb geschehen kann, ist gleichzeitig eine gute Kenntnis der existierenden Hard- und Software-Installation notwendig.
DV-Abteilungen als "Innovations-Bremse"
Für diese Art von Tätigkeit möchte ich den Begriff eines "Informations-Beraters" einführen. Es liegt nahe, daß solche Berater aus den existierenden DV-Organisationen hervorgehen. Es besteht allerdings die Gefahr, daß die DV-Abteilungen die rasante Entwicklung zu bremsen versuchen, um nicht durch ständig neue Anwendungsforderungen überrollt zu werden.
Dieser "Innovations-Bremse" zu begegnen und gleichzeitig einen unternehmensgerechten Einsatz neuer Informationsmöglichkeiten zu sichern, ist die Verantwortung des strategischen Informationsmanagements. Strategie und Management eines Informations- oder Bürosystems müssen in das strategische Konzept und in die Führung des Unternehmens integriert werden. Nur so lassen sich langfristig über Fachabteilungen und Unternehmensbereiche hinaus leistungsfähige und kostengünstige Bürosysteme implementieren. Ein Beispiel soll zur Verdeutlichung dienen:
Die individuelle Entscheidung einer Entwicklungsabteilung, jetzt die grafische DV mit einem dedizierten System als Insellösung einzuführen, mag aus heutiger Sicht richtig und kostengünstig sein. Wenn aber in einigen Jahren ein erweiterter Zugriff auf diese Anwendungen und die verfügbaren Daten notwendig wird - etwa für eine Text/Bildintegration, wie in den Szenarien beschrieben - können enorme Neu-Investitionen anfallen, wenn es sich herausstellt, daß die existierenden graphischen Anwendungen und Daten unverträglich mit dem übrigen Informationssystem des Unternehmens sind.
Dies soll nicht heißen, daß in jedem Fall eine zentrale und integrierte Lösung empfehlenswert ist. Es bedeutet, daß Informationsberatung und -management solche Entscheidungen aus strategischer Sicht dahingehend beeinflussen müssen, daß individuelle Lösungen so weit als möglich erlaubt sind, aber integrierende Aspekte so weit als nötig berücksichtigt werden.
Die Notwendigkeit, entsprechende Kompatibilität zu ermöglichen, wird in zunehmendem Maße von Herstellern und Benutzern erkannt. So wurde im Jahre 1981 in den USA eine einheitliche Schnittstelle für graphische Objekte vereinbart, die den Austausch graphischer Daten verschiedenster Herkunft standardisiert.
Die technische Beherrschung und die erfolgreiche strategische Einordnung des Informationsmanagements betrachte ich als die erste Herausforderung der heutigen Datenverarbeitung auf dem Weg zur Bürokommunikation.
Die Einführung eines Bürosystems hängt im wesentlichen davon ab, ob es gelungen ist, die wirklichen Bedürfnisse und erforderlichen Hilfsmittel für die Endbenutzer in den vielfältigen Fachbereichen und mit sicher breit gestreuter Qualifikation erstens zu erfassen und zweitens auch benutzergerecht zu implementieren.
Benutzer-Service mit neuer Orientierung
Es tritt also zum Bedarf der Informationsberatung die Notwendigkeit, die Anforderung an Bürosysteme und an die Informationsbedürfnisse der Endbenutzer verstehen und interpretieren zu können. Die Definition solcher "Informations-Requirements" setzt grundlegende Kenntnis der speziellen Anwendung wie auch der internen Charakteristik des gesamten Systems voraus. Wir erleben hier die Neuorientierung des vielfach existierenden Benutzer-Services, dessen Aufgabe es nicht mehr sein wird, dem Benutzer zu erklären, was das System kann und wie man es benutzt - sondern im Gegenteil von den Benutzern zu erfragen hat, was das System tun und könne muß, um deren Aufgaben sinnvoll zu unterstützen.
Die zweite Herausforderung an die DV ist es, sich darauf einzustellen, daß bei einem Bürosystem die Bedürfnisse und die "Performance" der Benutzer im Mittelpunkt stehen und die systemtechnischen Gegebenheiten bestimmen - und nicht umgekehrt.
Als letzte und schwierigste Aufgabe bleibt dann noch, die erkannten Requirements so zu implementieren, daß sie einfach, schnell und ohne großen Schulungsaufwand benutzt werden können. Hier werden grundsätzliche und umfassende Veränderungen der bisherigen Programmiertechniken erforderlich sein. Bei der erwarteten starken Verbreitung von Bildschirmarbeitsplätzen im Büro ist eine Benutzerfreundlichkeit und ein Bedienungskomfort von ganz neuen Dimensionen unerläßlich:
Völlige Transparenz beim Übergang von Datenbankzugriffen zur Textbibliotek oder zur Präsentationsgraphik wird für ein Bürosystem selbstverständlich sein. Verschiedene Kontrollsprachen, mehrfache An- und Abmeldungen, Steuerung von Druckausgabe durch Systembefehle gehören für den Endbenutzer der Vergangenheit an. Sie sind höchstens noch für einen ausgewählten Kreis von DV-Spezialisten weiterhin zur Verfügung.
Büroanwendungen dürfen nicht mehr, wie vielfach heute noch der Fall, von DV-Experten für andere DV-Kundige programmiert werden. Neue Programmiertechniken und Benutzerkomfort, wie sie heute in den Bereichen Textverarbeitung und beim Personal-Computer bereits auf dem Markt verfügbar sind, werden in breiter Linie in der Bürokommunikation eingesetzt werden müssen.
Zu der "Informationsberatung" und zu der Analyse der "Informations-Requirements" benötigen wir für ein erfolgreiches Bürosystem als dritte Komponente das benutzergerechte "Informations-Angebot".
Erst dann wird der Mensch und Mitarbeiter im Büro akzeptieren, daß er nicht vom "Großen Bruder Computer" zum Knöpfchendrücker degradiert wird, sondern daß ihm als Mittelpunkt seines Bürosystems auf allen Kompetenzebenen neue Aktionsräume, größere Kreativität und verbesserte Produktivität ermöglicht werden.