Elektronische Beschaffung

Bürospezialist UDOBÄR setzt E-Procurement-Projekt um

14.07.2010
Von 
Peter Gruber arbeitet für die Portale Computerwoche und CIO.
Das mittelständische Handelsunternehmen für Büro- und Betriebseinrichtung UDOBÄR hat über den Online-Marktplatz Boticor ein E-Procurement-System realisiert.

E-Procurement bezeichnet die elektronische Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen und beginnt im eigentlichen Sinne schon mit der Verwendung eines Online-Shops. Jedoch wird der Begriff E-Procurement im heutigen Sprachgebrauch eher für vollständige Systeme zur weitgehend automatisierten Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen verwendet.

Warum E-Procurement gerade für Büro- und Betriebseinrichtungen eine große Rolle spielt, erklärt UDOBÄR-Geschäftsführer Peter Weichert anhand einer klassisch-betriebswirtschaftlichen ABC-Analyse: "Güter für Büro- und Betriebseinrichtung sind so genannte C-Teile. Sie machen durchschnittlich nur 15 Prozent des Einkaufsvolumens eines Unternehmens aus, verursachen dabei aber bis zu 90 Prozent des Aufwandes." Einem vergleichsweise geringen Wert stehen enorm hohe Beschaffungskosten gegenüber, weil diese Artikel meist in vielen einzelnen Bestellvorgängen zu verschiedenen Zeitpunkten mit jeweils geringen Stückzahlen beschafft werden. Und gerade hier liefern E-Procurement-Projekte enorme Einsparpotentiale für Unternehmen.

E-Procurement spart Zeit und Kosten

Es bietet zum Beispiel die Möglichkeit, mit einem Bestellvorgang über das System gleichzeitig bei verschiedenen Lieferanten zu ordern. Diese Bedarfsbündelung führt zu deutlich schnelleren Prozesszeiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Bestellung von C-Artikeln auf ausgewählte Mitarbeiter übertragen werden kann. Das entlastet den Einkauf und dieser kann sich verstärkt auf strategische Aufgaben, wie dem Aushandeln von Rahmenverträgen und der Lieferantenauswahl konzentrieren. Der Mitarbeiter kann dann im vorher festgelegten Rahmen Bestellungen tätigen die über einen automatischen Genehmigungsablauf freigegeben werden. Die bestellten Waren können dabei direkt beim Bestellvorgang den entsprechenden Sachkonten zugeordnet werden, so dass bei Buchung des Wareneingangs auch ein automatischer Zahlungsablauf eingeleitet werden kann. Für die Zahlungsabwicklung stehen dann neben den herkömmlichen auch elektronische Verfahren mittels Purchasing-Card-Dienstleiter, digitalem Rechnungsaustausch oder Einsatz des Gutschriftenverfahrens zur Verfügung.

Boticor liefert den Online-Handelsplatz

Um E-Procurement auch für mittelständische Unternehmen nutzbar zu machen verwendet UDOBÄR den Online-Marktplatz Boticor. Dieser bietet den Vorteil, dass die Basisfunktionen für neue Kunden ohne großen Zeitaufwand frei geschaltet werden können, aber auch weitergehende Funktionen wie zum Beispiel die Anbindung an ein bestehendes Warenwirtschaftssystem möglich sind. Die Verwendung der Basisfunktionen ist für Kunden kostenfrei.

Über Boticor hat der Kunde direkten Zugriff auf den UDOBÄR-Katalog, in dem das Handelsunternehmen über 30.000 Produkte von rund 300 verschiedenen Lieferanten aus den Bereichen Büro- und Betriebseinrichtung anbietet. Darüber hinaus können auch weitere Kataloge von Fremdanbietern (z.B. IT-Lieferanten) integriert werden, so dass nahezu die komplette Beschaffung eines Unternehmens über diese Plattform abgebildet werden kann.