Büroorganisation bestimmt den Informationsfluß-Informationen bestimmen die Entwicklung von Unternehmen

01.07.1983

Bisher haben sich eigentlich nur die Spezialisten damit beschäftigt, den Informations- und Arbeitsablauf im Büro optimal zu organisieren. Mittlerweile sollte auch jedem Manager klar geworden sein, daß aus dem optimalen Zusammenspiel zwischen Textverarbeitung, Datenverarbeitung und Kommunikation die Qualität seines Entscheidungsumfeldes entscheidend mitbestimmt wird.

Je besser die einzelnen Komponenten ineinandergreifen, desto eher kann der Manager davon ausgehen, daß die Informationen, die seinen Entscheidungen zugrunde liegen, die Problemsituation am treffendsten beschrieben haben.

Wie erst kürzlich zu lesen war, wird erst von drei Prozent aller technischen, administrativen und kaufmännischen Fach- und Führungskräfte und Spezialisten "Computerintelligenz" genutzt. Zumindest hat dies eine Studie der International Data Corporation (IDC) festgestellt. IDC prognostiziert gleichzeitig, daß bis zum Jahr 1990 der Prozentsatz der Nutzung von Computerintelligenz auf über 65 Prozent steigen wird.

Hier zeigen sich natürlich Entwicklungslinien, denen sich auf Dauer kein Manager entziehen kann.

Eine der wesentlichen unternehmerischen Herausforderungen unserer Zeit sind die Entwicklungen und Wechselwirkungen, die durch die neuen Informations- und Kommunikationstechniken angestoßen werden.

Die gegenseitige Durchdringung von Textverarbeitung Datenverarbeitung und Kommunikation schafft neue Gestaltungsmöglichkeiten. Vor allem wird mit der entscheidenden Verbesserung der Informationsverarbeitung ein wesentliches Mehr an Produktivität erschlossen als durch die reine Rationalisierung mittels der Technik. Gerade die zusätzliche Erschließung des Leistungsinhaltes von Informationen bedeutet im wesentlichen einen noch unausgeschöpften Produktivfaktor für unsere Volkswirtschaft.

Informationen also nicht nur als Element der Steuerung, Kontrolle, Planung oder der wertneutralen Information sondern auch in ihrer noch unentdeckten Bedeutung für die Gestaltung und Produktivität von Arbeitsprozessen.

Die nächsten Jahre werden gerade in diesem Bereich, speziell der Büroorganisation und -kommunikation (dort, wo also Informationen aufbereitet und für Entscheidungen reif gemacht werden) eine ganz entscheidende Rolle spielen.

Manager der Datenverarbeitung, die beispielsweise die Verselbständigungstendenzen in den Fachbereichen (Stichwort Mikrocomputer) nicht erkennen, werden die entscheidenden Weichenstellungen nicht mitbekommen und über kurz oder lang von der Entwicklung überrollt werden.

Wenn es also um die Zukunft der Informationsverarbeitung geht, dann kann in diesem Zusammenhang nur ganzheitlich vorgegangen werden, was nichts anderes heißt, daß der Informationsbedarf und -fluß des Gesamtunternehmens vor dem Hintergrund einer mittelfristigen Perspektive analysiert werden muß und dann vom Management klare Prioritäten hinsichtlich der Datenverarbeitung, Textverarbeitung und Kommunikation gesetzt werden müssen.

Natürlich müssen solche Mittelfristgesamtkonzepte plausible Verbindungen des Informationsflusses berücksichtigen und gleichermaßen Insellösungen zulassen, da, wo sie vernünftig sind.

Im übrigen sollte sich kein Manager der Fachbereiche scheuen, das Recht auf einen eigenen Mikrocomputer durchzusetzen und den Datenbestand, der die aktuelle Situation seines eigenen Fachbereiches in den wesentlichen Strukturen beschreibt, permanent im Zugriff zu haben. Nur so wird er künftigen Fachdiskussionen gegenüber angemessenen gerüstet sein und damit seinen Bereich im Griff behalten.

Klaus-Joachim Thomas Unternehmensberater, Osnabrück