Erwartungen und Anforderungen aus der Sicht eines Anwenders:

Bürokommunikation ist ein ungelöstes Problem

16.10.1987

Von Bürokommunikation wird heute in vielfältiger Hinsicht gesprochen. Jeder meint etwas anderes. Der Begriff ist schillernd und damit sind inhaltliche Aussagen mit der Gefahr des Mißverständnisses behaftet. Dieter Brinkmann* will in seinem Beitrag Bürokommunikation im weiteren Sinne, also nicht unter Beschränkung nur auf die Bürotätigkeiten der Verwaltung und ähnlicher Institutionen verstanden wissen. Vielmehr soll unter dem Begriff alles erfaßt werden, was unter "Hausinterner Kommunikation" verstanden werden kann.

Bürokommunikation muß sich inhaltlich über Angebot, Auftrag, technische Klärung, Zeichnungserstellung, Arbeitsvorbereitung, NC-Programmierung, Fertigungsplanung, Fertigung, Lagerung, Montage, Abnahme, Auslieferung, Fakturierung, Verbuchung und Kalkulation erstrecken. Wenn und soweit dies nicht erfolgt, ergeben sich Unterbrechungen und damit Schnittstellen, oder "feiner" ausgedrückt, Medienbrüche.

In die Überlegung sind Arbeitsplatzsysteme, ob nun Terminals, PCs oder Textautomaten, Hintergrundsysteme wie Arbeitsplatzrechner, Abteilungs-Rechner und Großrechner sowie Kommunikationssysteme, DV-Netze, lokale und öffentliche Netze einzubeziehen.

Zielsetzung eines Einsatzes der Bürokommunikation im Unternehmen muß es sein, alle mit einem Vorgang verbundenen Daten nur einmal zu erfassen und aus dieser gemeinsamen Datenbasis die jeweils gewünschten Informationen in den verschiedenen Ausprägungsformen automatisch, also ohne Medienbrüche, zu erzeugen.

Geweckte Erwartungen

Das in der Vorbemerkung gesteckte hohe Ziel der Bürokommunikation und der mit ihr verbunden Möglichkeiten zur Informationsverbesserung und sicherlich auch zur Kostensenkung wird aller Orten unter Verwendung von Schlagworten und Zielprojektionen auf einer euphorischen Woge in die Unternehmen hineingetragen:

- Wir hören und lesen von hausinternen Kommunikationsnetzen oder LAN, von ISDN und von Breitbandnetzen.

- Alle Zeitschriften sind voll von CIM-Konzepten. Die DV-Hersteller und Softwarehäuser unterbreiten entsprechende Szenarien, neue Wortgebilde (CAI, CIM, CAD, CAM, CAQ) werden denen, die es hören wollen oder auch nicht, an den Kopf geworfen, weil bekanntlich die Insellösungen tot sind und jetzt die integrierte Datenverarbeitung gefragt ist.

Die DV-Verantwortlichen sollten jubeln, denn nun wird das, was sie jahrelang erhofft, ersehnt oder gefordert haben, zum Leitfaden für alles weitere erhoben. Doch die Begeisterung dieses Berufszweiges hält sich in Grenzen. Warum?

Wenn früher die Medizinmänner versucht haben, für ein zu heilendes Übel einen Namen zu finden und mit der Namensgebung - oft auch erfolgreich - dann eine Lösung gefunden haben, so gilt das heute in unserer Welt für technische und organisatorische Zwangsabläufe nicht mehr.

So ist es heute auch im Zusammenhang mit dem Schlagwort Bürokommunikation. Der Name und die Begriffsdefinition als weitere Konkretisierung helfen noch lange nicht, das auch zu praktizieren, was alle gern möchten: Soweit die Berechtigung vorhanden ist, auf alle relevanten Daten des Unternehmens zugreifen zu können und den jeweils aktuellen Stand des Bearbeitungsfortschritts der aufgelaufenen Kosten erkennen und Abweichungen sofort analysieren zu können.

Bürokommunikation ist in dem von uns umfassend definierten Sinne eine Zielprojektion und noch keine Realität. Die von Hardware- und Software-Anbietern geweckten Erwartungen sind im Augenblick weit größer als die betriebliche Realität es zuläßt.

Wenn wir uns die Realität in den Unternehmen ansehen, dann können wir im Zusammenhang mit der Bürokommunikation zwei extreme Fälle unterscheiden. Im einen Fall kann aus den bestehenden Systemen leicht, im anderen Fall nur unter größten Schwierigkeiten eine Basis für eine erfolgreiche Bürokommunikation entstehen.

a) Bei einer optimalen Ausgangslage finden wir ein Telefon-System, ein Fernschreiber-System (mit mehreren Fernschreibern zwar), und ein EDV-System auf der Hardware-Seite mit sehr wenigen, am besten mit einem einzigen Software-System vor.

b) Bei negativer Ausgangslage finden wir sicherlich auch wieder nur eine Telefon-Anlage und im Zweifel auch nur eine Fernschreib-Anlage (mit mehreren Fernschreibern zwar), dafür aber diverse Rechner-Systeme, häufig verschiedener Hersteller mit sehr unterschiedlicher Software für verschiedene Anwendungen, vor. Hier findet sich darüber hinaus häufig noch ein tiefer Graben zwischen dem Wollen der technischen Anwender und jenem der kaufmännischen Anwender in bezug auf EDV-Einsatz, EDV-Problemlösungen und demnach auch für unterschiedliche Kommunikationssysteme und Vernetzungen.

Betrachten wir die Arbeitsweise der einzelnen Kommunikationssysteme, dann funktioniert es beim Telefon gut. Warum? Weil es hier um eine im Augenblick noch recht einfache Technologie geht, zum zweiten nur elektrische Verbindungen geschaltet werden und keine beziehungsweise kaum Software abläuft, und zum dritten, weil die Post-Systeme in den Industrieländern frühzeitig und entschieden für einen einheitlichen Standard gesorgt haben. Betrachten wir die Fernschreib-Systeme, dann läßt sich ähnliches sagen wie zum Telefon. Probleme ergeben sich aber bereits dann, wenn die Postdienste (interne und externe) zusammengefaßt und über ein System vernetzt, verteilt und benutzt werden sollen.

Uneinheitlichkeit führt zu Schwierigkeiten

Lassen wir - weil in beiden Alternativen gleich - die Telefon- und die Telex-Kommunikation einmal außer Betracht und untersuchen nun die DV-Anwendungen, dann ist zu erkennen, daß es überall da gut läuft und die Voraussetzung für weitergehende Verbindungen und Verknüpfungen im Sinne unserer Definition Bürokommunikation (Einmal-Erfassung von Daten mit gewünschten Informationen in verschiedenen Ausprägungen ohne Schnittstellen generierbar) erfüllt sind, wo in einem Unternehmen eine Hardware mit einem Netzwerk und weitestgehend einer einheitlichen Software zum Einsatz kommen.

Überall dort, wo diese Einheitlichkeit nicht gegeben ist, führt es zu Schwierigkeiten und Kompromisse müssen eingegangen werden:

- Dialog-Systeme müssen den Dialog unterbrechen, um im Batch miteinander zu kommunizieren.

- Oder Dialog-Systeme müssen den Dialog unterbrechen und Dateneingaben (Papierschnittstellen) müssen erneut erfolgen.

- Schnelle Netze werden durch Verbindung miteinander langsam (gemacht).

Was bewirkt das für den Anwender?

- Verlust an Aktualität

- Erhöhung der Datenredundanz und damit der Kosten für die Datenherstellung

- Verlust an Datenkonsistenz an den Schnittstellen.

Die Realität weicht von der Zielsetzung ab

In beiden Extrem-Fällen betrieblicher Praxis ist festzustellen, daß die externe Kommunikation über die Postdienste gut funktioniert und die Lösungsansätze auch für die Zukunft über Schmalband- und Breitband ISDN zum Teil realisiert beziehungsweise die Realisierung gut planbar ist. Anders verhält es sich bei der internen Kommunikation: Dort sieht leider die betriebliche Realität doch anders aus als die Zielsetzung der Büro-Kommunikation. Dort wissen die Hersteller kaum, die Anwender erst recht nicht, welches Netzwerk dauerhaft für die eigene Hardware- und Software favorisiert wird und wann welche Module zur Verfügung stehen.

Die öffentlichen Netze sind weiter entwickelt, ihre Planungen sind überschaubarer und konkreter als die von internen Netzwerken. Die interne Kommunikation benötigt noch erhebliche Anstrengungen von seiten der Hersteller und der Anwender, um den Standard des Datentransfers im Sinne unserer Definition zu erreichen.

Insellösungen sind nicht vorsintflutlich

Festzuhalten ist: Kein Unternehmer agiert vorsintflutlich, wenn es nur Teilintegrationen und noch viele Insellösungen aufzuweisen hat. Jeder an sich Zweifelnde sollte wissen, daß die anderen auch noch nicht weiter sind. Rat- und Trostsuchenden sei die Lektüre der COMPUTERWOCHE vom 13. 2. 1987 ans Herz gelegt.

Zum heutigen Zeitpunkt ist davon auszugehen, daß kein Hersteller in der Lage ist, eine - im Sinne unserer Definitionen - in sich geschlossene Lösung aus einem Guß anzubieten, und daß zum anderen die Anwender in ihren Unternehmen Datenverarbeitungs-, Textverarbeitungs- und andere Kommunikationssysteme in sehr unterschiedlichem Ausmaß der Verknüpfung eingesetzt haben.

Bezüglich der Strategie für sein Verhalten gegenüber den Herstellern hat der Anwender beziehungsweise der Planer von Bürokommunikationssystemen zwei Alternativen:

a) Er entscheidet sich für einen Hersteller in der Hoffnung auf eine Lösung aus einem Guß, dann hat das zur Folge:

- Nur eine Hardware- und Software-Philosophie im Unternehmen

- Wenige Schnittstellen, aber

- Abhängigkeit von dem Hersteller heute und in Zukunft und damit von

- dessen Leistungsvermögen

- dessen Preisniveau.

Hier kann die Forderung des Anwenders an den einen Hersteller nur lauten:

- Angebot eines geschlossenen Konzepts

- Schnelle Umsetzung aller Aktivitäten zur Realisierung dieses Konzepts

- Preiswürdigkeit der Lösungen für den Anwender

b) Wenn ein Anwender nicht so bedingungslos gebunden sein und hersteller-offen bleiben möchte, dann hat das zur Folge:

- daß er selbst die Software- und Hardware-Philosophie für sein Unternehmen erstellen muß,

- daß er mit mehr Schnittstellen rechnen muß,

- daß er aber damit die Chance hat, sich von der Produkt- und Preispolitik des Herstellers zu emanzipieren. In diesem Fall wird der Forderungskatalog so aussehen:

- Die Hersteller von Netzen müssen dafür Sorge tragen, daß ihre Netze sowohl hardwaretechnisch wie auch softwaretechnisch eine entsprechende Offenheit für andere Produkte gewährleisten.

- Die Hersteller von Hardware müssen mit ihren Produkten dafür Sorge tragen, daß sie zu den Erzeugnissen

anderer Hersteller kompatibel sind.

- Die Software-Hersteller müssen dafür Sorge tragen, daß ihre Produkte so ausgelegt sind, daß sie zu anderen Systemen auch anderer Hersteller geeignete Schnittstellen bieten.

Wie wenig die DV-Hersteller erkannt haben, daß und wie sie ihre Anwender hätten unterstützen müssen, zeigen die Beispiele der Maschinenbau-Unternehmen Deckel, Maho, Heckler und Koch, Werner und Kolb, Trumpf und Index, die den Bedarf an Integration und Kommunikation für die Abnehmer ihrer Werkzeugmaschinen durch eigenen CIM-System-Lösungen abzudecken suchen. Daß sie damit gleichzeitig versuchen, die Abnehmer dauerhaft an sich zu binden, zeigt nur die Dringlichkeit von herstelleroffenen Kommunikationssystemen .

Die Anwender müssen von den Herstellern mehr konkrete Lösungssätze auch und gerade für die stufenweise Einführung von Teilschriften zur Bürokommunikation fordern. Die Anwender müssen von den Herstellern von Hardware und von Software offene Systeme zu denen anderer Hersteller fordern. Dies gilt heute um so mehr, weil das Investitionsvolumen ständig wächst und damit ein Hersteller-Wechsel immer unrealistischer wird.

Anforderungen an den Anwender

Wenn nun aus der Sicht eines Anwenders an die Hersteller hohe Anforderungen gestellt werden, dann darf sich verständlicherweise der ,der diese Forderungen erhebt, nicht entziehen, selbst mit gutem Beispiel voranzugehen.

Was sind gute Beispiele? a) Die Anwender müssen eine langfristige Konzeption für den Einsatz der Bürokommunikation in ihrem Unternehmen aufbauen. Sie müssen überprüfen, inwieweit die vorhandene DV und andere Kommunikationssysteme miteinander verknüpft werden können. b) Die Anwender müssen die Entscheidung treffen, ob sie - auf einen einzigen Hersteller oder - auf eine offenere Lösung setzen wollen.

c) Die Anwender müssen in ihr Kalkül einbeziehen, daß Bürokommunikation zum heutigen Zeitpunkt ein noch nicht gelöstes Problem ist, und sie sollten weder von den Herstellern zuviel erwarten noch sich selbst zuviel vornehmen. Deshalb wird Bürokommunikation im Augenblick sinnvollerweise nur in Teilaspekten betrieben werden können; und da ist von jedem Unternehmen zu überprüfen, ob es sinnvoller ist, auf der Schiene der CAX oder PPS oder sogar nur der Textverarbeitung in stärkerem Maße Bürokommunikation einzuführen.

d) Die Anwender müssen sich bewußt werden, daß es auch dann für sie von Bedeutung ist, von Software- und Hardware-Herstellern offene Systeme zu fordern, wenn sie auf nur einen Hersteller setzen.

Rationales Planen und Handeln der Anwender im Hinblick auf die wachsende Integration verschiedener Kommunikationssysteme ist das eine, die sich auf der Anwenderseite formierende gemeinsame Forderung nach hersteller-offenen DV-Systemen muß das andere sein, um kostengünstig und lösungsoptimal aus Anwendersicht Bürokommunikation, das heißt vollen Datenverbund zu erreichen.

*Dr. Dieter Brinkmann, Hauni-Werke Körber & Co. KG, Hamburg