Change-Management half bei der Akzeptanz des Projekts

Zur Umsetzung dieses Projektes setzt die Landesverwaltung auf eine Standardsoftware, die an die speziellen Belange des Landes angepasst wurde. Die ausgewählte Lösung hat sich im Rahmen einer EU-weiten den Zuschlag erhalten. Seit Ende des Jahres 2009 waren die Anpassungsarbeiten am System soweit gediehen, dass seither eine Konsolidierungsphase zur Stabilisierung des Systems und für den Feinschliff genutzt werden konnte. Vom 29. April bis 2. Mai 2010 wurde im Ministerium des Innern die Migration in der Abteilung I zur Ablösung des Altsystems erfolgreich vorgenommen.

„Die mit der Systemeinführung einhergehenden Änderungen stoßen erfahrungsgemäß nicht nur auf Gegenliebe sondern bedürfen der intensiven Information und Vorbereitung der zukünftigen Nutzer auf die Systemnutzung", schreiben die für die Umsetzung Verantwortlichen. Um eine große Akzeptanz für dieses komplexe Binnenmodernisierungsprojekt zu erreichen, wurde das Projekt deswegen durch ein Change-Management begleitet. Die IT des Landes ist zufrieden: „Insbesondere für das Projektteam im Ministerium des Innern war es ein besonderer Moment, als EL.DOK (neu) am 3. Mai 2010 angeschaltet werden konnte."

Im Rahmen des 7. E-Government-Wettbewerbs 2007 hatten Bearing Point und Cisco das Innenministerium des Landes Brandenburg bereits mit dem Preis in der Kategorie Verwaltungsinterne Prozesse ausgezeichnet. Begründung: "Es verringert die Fehlerquote in der Aktenbearbeitung und unterstützt die Telearbeit durch einen leichteren Zugriff auf Dokumente." Die Jury überzeugte vor allem die Darstellung des Change-Management-Ansatzes, der auch die Mitarbeiter bei der geplanten Einführung der Lösung einbezog. So hieß es. "Besondere Beachtung verdient das Management bei der Einführung des neuen Systems. Es bezog die Mitarbeiter vorbildlich mit ein und trug so dazu bei, dass das neue System von allen schnell akzeptiert wurde."