BPM: Hausverwaltung Seifert und Partner KG setzt auf OfficeTalk von Joops

24.05.2007
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Diego Wyllie hat Wirtschaftsinformatik an der TU München studiert und verbringt als Softwareentwickler und Fachautor viel Zeit mit Schreiben – entweder Programmcode für Web- und Mobile-Anwendungen oder Fachartikel rund um Softwarethemen.
Die Hausverwaltung Seifert und Partner KG in Leonberg archiviert alle eingehenden Dokumente und Telefonate sowie den Schriftverkehr mit Kunden mit dem BPM-System (Business Process Management) "OfficeTalk" der Joops Informationstechnik GmbH.

Über das vorhandene Kyocera-Multifunktionsgerät werden die Papierunterlagen in den Posteingangskorb gescannt und anschließend mit Hilfe des Business-Process-Management-Systems von Joops direkt einem Verwaltungsobjekt im Dokumenten-Pool zugeordnet. Dabei besteht die Möglichkeit zusätzlich zur Vorgabe eines Ablagekennzeichens die Vorgänge einer so genannten "Handakte" zuzuordnen. Diese Handakte enthält alle Dokumente eines Verwaltungsobjektes, die einen bestimmten Vorgang betreffen. Dabei kann es sich beispielsweise um eine Fassadensanierung oder einen Versicherungsschaden handeln. Dank DocuWare-Integration lässt sich jederzeit der Schriftverkehr zu einem Objekt, zu einem Vorgang oder auch nur zu einem Bearbeitungsschritt auf Knopfdruck am Bildschirm anzeigen. Seit Anfang 2007 wird auch die Ausgangspost zentral archiviert. Microsoft Word wird dazu um eine Ablagefunktion erweitert. Die Archivierung einer aktuell bearbeiteten Datei im zentralen Dokumenten-Pool erfolgt dann über einen in der Symbolleiste des Office-Programms integrierten Button.