"Unser Investitionsbudget reicht derzeit gerade für das Notwendigste", beschreibt Hubert Dörner, Leiter Informationssysteme bei Amann & Söhne, den pekuniären Engpass, mit dem nicht nur sein Unternehmen, sondern die gesamte deutsche Wirtschaft kämpfen muss. Statt Investitionen in "Nice-to-have"-Projekte heißt es heute auch für das Traditionsunternehmen: "Kleine Brötchen backen." Der eingeschränkte finanzielle Spielraum bricht dem Mittelständler allerdings nicht das Genick: "Glücklicherweise haben wir bereits in den letzten Jahren die Weichen für eine Infrastruktur gestellt, die sich heute sehen lassen kann", begründet Dörner die eigene Gelassenheit.
Am Anfang stand der Wildwuchs
Noch vor fünf Jahren bestand bei dem Nähgarnhersteller in Sachen IT einiger Nachholbedarf: "Damals gab es hier im Haus nicht einmal ein E-Mail-System - da wurde noch alles herumgetragen", beschreibt Dörner das Szenario zum Zeitpunkt seines Einstands bei Amann. Auch von der klassischen File-Server-Struktur sei man noch weit entfernt gewesen. Ferner bestimmte ein "kunterbuntes" Allerlei aus verschiedenen Marken- und No-Name-PCs sowie unterschiedlichsten Betriebssystem-Derivaten die IT des Kurzwarenfabrikanten.
Auslöser für eine grundlegende Neuausrichtung der in weiten Teilen heterogenen Amann-DV waren die Jahr-2000-Umstellung und die Einführung des Euro. Eine weitere Baustelle: die technische Integration einer Reihe von in der Vergangenheit zugekauften Firmen - wie etwa des 1993/94 übernommenen Unternehmens Ackermann. "Durch die Inselbildung gab es eine Unmenge von Schnittstellen-Problemen, die mit Hilfe standardisierter Software gelöst werden mussten", erläutert Amanns IT-Chef den Handlungsbedarf.
Standards statt Exoten
"Wer auf sich ändernde Rahmenfaktoren innerhalb der Firma sowie im wirtschaftlichen Umfeld flexibel reagieren will, muss auf Standards und nicht auf Exoten setzen", erläutert Dörner die Hintergründe für das damalige Großreinemachen bei Amann. Um dem IT-Wildwuchs des international expandierenden Unternehmens zu begegnen und die hauseigene DV zu straffen, beschloss die Geschäftsleitung die Einführung von SAP R/3 - eine Entscheidung, die zunächst für die drei deutschen Standorte Bönnigheim, Dietenheim und Augsburg galt, dann aber auf die ausländischen Vertriebs- und Produktionsgesellschaften ausgeweitet wurde.
Implementiert wurden die klassischen R/3-Module von der Finanz- und Anlagenbuchhaltung über Kostenrechnung, Auftragsabwicklung und Materialwirtschaft bis hin zur Produktionsplanung und -steuerung sowie Instandhaltung. Vom Gros seiner bisherigen Individualentwicklungen sowie der in einigen Auslandsgesellschaften eingesetzten Software Navision verabschiedete sich das Unternehmen.
Heute sind die deutschen Standorte direkt, die sieben größten Auslandsgesellschaften hingegen über Frame-Relay-Verbindungen an das R/3-System im zentralen Rechenzentrum in Bönnigheim angebunden. Um Administration und Wartung mit einer verhältnismäßig übersichtlichen Mannschaft zu stemmen, hatte die Standardisierung der größeren Gesellschaften zunächst Vorrang. "Unser Ziel war, die Auslandsstandorte nicht mit einem eigenen DV-Team auszustatten, sondern direkt von Bönnigheim aus zu betreuen", so der IT-Chef. Heute kümmern sich die 24 Mitarbeiter des Bereichs Informationssysteme (IS) über einen zentralen Helpdesk mit Hilfe klassischer Remote-Control-Werkzeuge wie Symantecs "PC-Anywhere" sowie "VNC" aus dem Hause AT&T landesübergreifend um das Wohl der Amann-DV.
Neue Gesellschaften bleiben außen vor
Von der SAP-Landschaft vorerst ausgeschlossen bleiben jüngere Vertriebsniederlassungen, deren Umsatzentwicklung noch in den Sternen steht: "Neue Landesgesellschaften in Rumänien und Ungarn sofort mit einem teuren R/3-System auszustatten wäre nicht zuletzt aufgrund der hohen Wartungs- und der monatlichen Anbindungskosten unwirtschaftlich", begründet Dörner das selektive Prozedere. Dort betreibe man vorerst lieber isolierte, am jeweiligen Markt erhältliche kleine Lösungen, die sich aus dem Stegreif heraus implementieren ließen.
Dank der standardisierten Templates für die Auslandsstandorte beziehungsweise die Vertriebs- und Produktionsgesellschaften stellt es für Amann jedoch kein Problem dar, innerhalb kurzer Zeit zusätzliche Standorte an das zentrale SAP-System zu bringen. "Wir sind heute dazu in der Lage, eine Vertriebsgesellschaft in zwei bis drei Monaten und eine Produktionsstätte innerhalb von drei bis sechs Monaten in R/3 zu integrieren", so Dörner. Ein solches Unterfangen sei ohne Standards oder Templates in diesem Zeitraum nicht zu realisieren. Die zentral im Bönnigheimer Rechenzentrum gehostete R/3-Software, deren Rollout im vergangenen Jahr zum Abschluss kam, wird mittlerweile von rund 400 Amann-Mitarbeitern genutzt.
Den Template-Ansatz machte sich der Textilkonzern auch für die Standardisierung seiner PC-Arbeitsplätze zunutze: In Sachen Betriebssystem setzte sich seinerzeit Windows NT 4.0 durch, bei der Software fiel die Wahl auf Office 97, Outlook 98 sowie Sapgui. In punkto Bürokommunikation wurden NT-basierende File- und Print-Server, Microsoft Exchange 5.5 sowie eine Unified-Messaging-Lösung von Topcall zu den firmeninternen Standards erklärt.
Damit war es bei Amann in Sachen DV-Optimierung jedoch nicht getan. Eine darauf folgende Konsolidierungsphase konzentrierte sich auf den Speicherbereich. Vor gut zwei Jahren löste ein Storage Area Network (SAN) auf Basis von EMC-Produkten die bisherige dezentrale Lösung ab. Ziel war, der rasch wachsenden Datenflut Herr zu werden, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die bislang aus Sicherheitsgründen notwendige Bevorratung von Überkapazitäten überflüssig zu machen.
Amann konsolidierte auch im Server-Bereich: Anfang 2002 wurden mit Hilfe der Systemsoftware "GSX" von Vmware auf einem Server mehrere zuvor physisch eigenständige NT- und Linux-Rechner samt ihren Anwendungen virtuell zusammengefasst. "Wir haben in Bönnigheim und Augsburg inzwischen sieben physische Plattformen, auf denen insgesamt 22 virtuelle Systeme laufen", so Dörner. Das Ende der Fahnenstange sei damit allerdings noch nicht erreicht: Nach Angaben des IT-Leiters verkraftet eine Plattform - in Abhängigkeit von den implementierten Anwendungen - im Schnitt jeweils acht Systeme. Geplant ist, dieses kostensparende Verfahren flächendeckend auf die Amann-Gruppe auszuweiten.
Um mittelfristig die Kosten pro Endanwender-Arbeitsplatz zu reduzieren, beschloss Amann darüber hi-naus, zunächst die PCs aller größeren deutschen Standorte, in einem zweiten Schritt dann auch die Desktops der ausländischen Geschäftsstellen, in eine Terminal-Server-Umgebung auf Basis von Citrix Metaframe und Windows 2000 zu überführen. Seit Ende 2001 wurden kleine Server-Farmen aus drei bis fünf jeweils vor Ort befindlichen Terminal-Servern eingerichtet, die zwischen 60 und 300 Arbeitsplätze bedienen.
Einsparungen um ein Viertel
Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten des Server-zentrierten Computing waren neben der administrativen Optimierung schlichte Kostenerwägungen: Nach Berechnungen von Dörner würde ein turnusgemäß vorgenommener Austausch der 700 Amann-PCs jeweils mit insgesamt rund 700000 Euro zu Buche schlagen. "Das kann man keinem Chef erklären", so der IT-Leiter, der direkt an die kaufmännische Geschäftsleitung berichtet. Stattdessen würden die Systeme nun so lange eingesetzt, bis sie tatsächlich "ihren Geist aufgeben", sagt Dörner und bringt damit einen der Vorteile der in Sachen Endgeräteleistung genügsamen Terminal-Server-Architektur auf den Punkt. Die erzielbaren Einsparungen gegenüber der klassischen Client-Server-Struktur liegen laut Amann zwischen 25 und 30 Prozent.
Inzwischen sind nahezu alle 700 Arbeitsplatzrechner des Mittelständlers in die Terminal-Server-Umgebung integriert. An etwa 100 im Zuge der R/3-Einführung neu eingerichteten Arbeitsplätzen verrichten bereits dedizierte Thin Clients von Wyse Technology ihren Dienst. Grundsätzlich, so schätzt der IT-Chef, lassen sich 60 bis 70 Prozent der Amann-Frontends im Falle ihres Ablebens durch dumme Terminals ersetzen. Letztere kosteten in der Anschaffung nur etwa halb so viel wie ein Durchschnitts-PC. Bei den restlichen 30 Prozent der Arbeitsplatzsysteme allerdings handelt es sich um Highend-Desktops für spezielle Applikationen, die sich nicht durch Thin-Client-Hardware ablösen lassen. Kurz gesagt: Standardanwendungen wie Sapgui, Office-Anwendungen oder Outlook werden bei Amann via Terminal-Server betrieben, während anspruchsvollere Färberei- oder Forschungs- und Entwicklungsprogramme lokal auf dem Rechner ausgeführt werden. Dank des intern vorhandenen Know-hows konnte Amann bei der Einführung der Terminal-Server-Lösung auf externe Dienstleistungen weitgehend verzichten.
Mehr Transparenz
Die Neuausrichtung der Amann-IT erfolgte jedoch nicht nur unter dem Aspekt der Kostenreduzierung. Vielmehr hatte sie durchaus innovative Aspekte; dazu zählt das seit Anfang 2002 im Produktivbetrieb befindliche "Amann Management Informations System" (Amis). Es basiert auf einer Data-Warehouse-Lösung, die mit Hilfe von "Acta Works", einem ETL-Tool von Business-Objects (ehemals Acta Technology), der Olap-Datenbank "Essbase" von Hyperion sowie dem Berichtsgenerator "Insight/Dynasight" von Arcplan entwickelt wurde. Vor der BI-Lösung "Business Warehouse" von SAP schreckte das Unternehmen seinerzeit zurück - angesichts der "Mindestberatungsaufwände zwischen 80 und 100 Manntagen".
Heute allerdings dürfte die Entscheidung wohl eher zugunsten der Walldorfer ausfallen, räumt Amanns IT-Chef im Nachhinein ein. Der Grund: Zum einen sei es bei der Umsetzung des Projekts wegen mangelnder Effizienz von Seiten des mit der Realisierung betrauten Dienstleisters zu erheblichen Verzögerungen gekommen. Zum anderen sei unsicher, wie sich die Betreuung und Weiterentwicklung der ehemaligen Acta-Produkte nach der zwischenzeitlich erfolgten Übernahme durch den Anbieter Business Objects gestalte. Auf technischer Ebene zeigt sich Dörner mit dem Zusammenspiel der drei Werkzeuge jedoch sehr zufrieden. Die Lösung, die derzeit primär für die Darstellung der Vertriebsergebnisse eingesetzt wird, soll mittelfristig auf weitere Teilbereiche wie die Produktion und das Personalwesen ausgerollt werden.
Der nächste große Schritt, der Amanns IT-Abteilung ins Haus steht, ist der für Juli dieses Jahres geplante Release-Wechsel von R/3 3.1i auf 4.6c. Den direkten Sprung auf R/3 Enterprise vermeidet das Unternehmen bewusst. "Wir wollen nicht immer gleich auf die Neuheiten setzen - sollen sich doch andere die blauen Flecken holen", begründet Dörner die Abwartehaltung. Auch der Umstieg auf 4.6c erfolge nicht etwa aufgrund einer funktionalen Überlegenheit gegenüber der Vorgängerversion, sondern weil die SAP ihre Wartungsverträge für 3.1i demnächst kündige, so der IT-Leiter. Für 4.6c hingegen fühlten sich die Walldorfer noch bis Anfang 2006 verantwortlich.
Offen für Open Source
Aus Kostengründen zieht Amann künftig den verstärkten Einsatz von Linux in Erwägung. Zur Anwendung kommt das Open-Source-Betriebssystem bereits im Internet/Intranet-Bereich, wo der Nähgarnproduzent das Routing über Linux-Maschinen betreibt, um - im Zusammenspiel mit Proxy-Servern - den Datendurchsatz zu erhöhen, sowie bei der ebenfalls quelloffenen Content-Management-Software "Zope", die für das Intranet des Mittelständlers auf Web-Servern unter Linux eingesetzt wird. Darüber hinaus will Amann in seinem von HP-Hardware (PA-Risc-Systeme auf Basis von HP-UX) dominierten SAP-Umfeld in Kürze erste Applikations-Server auf Basis des Open-Source-Betriebssystems einsetzen.
Eine weitere Priorität auf Dörners To-do-Liste stellt die Straffung der IT-internen Prozesse dar. "Vieles läuft noch so, wie es über die Jahre gewachsen ist", beschreibt der IT-Chef die Ursache für die noch nicht ganz optimalen Abläufe. Künftig werde für das gleiche Aufgabenvolumen ein kleineres IT-Team zur Verfügung stehen. Deshalb sei es an der Zeit, sich über die eigene Prozessabwicklung stärker Gedanken zu machen. Dörner setzt diesbezüglich auf das Itil-Modell (Itil = IT Infrastructure Library), das sich mittlerweile als Best-Practice-Ansatz zur Strukturierung aller IT-Betriebsprozesse etabliert hat.
Angesichts der eingeschränkten finanziellen Bewegungsfreiheit genießt die konsequente Standardisierung für den IT-Chef weiterhin absolute Priorität. "Wenn man es geschickt anstellt, muss das dennoch keine Zwangsjacke bedeuten", weiß Dörner. Darüber hinaus gilt es für Amanns DV-Verantwortlichen heute mehr denn je, mit Bedacht an die Projektauswahl heranzugehen. "Man muss genau überlegen, welche Vorhaben sinnvoll sind - nicht nur angesichts des begrenzten Budgetrahmens, sondern auch wegen der schrumpfenden IT-Mannschaft, die die Projekte ja umsetzen muss."
Der IT-Etat
Abgesehen von einer primär mit der Jahr-2000-Umstellung verbundenen Investitionsspitze sind Amanns projektbezogene IT-Ausgaben in den vergangenen fünf Jahren stetig zurückgegangen. Betrugen die Investitionen 1998 noch umgerechnet 2,7 Millionen Euro, lagen sie im vergangenen Jahr bereits unter einer Million. Dieser Trend wird sich nach Angaben von IT-Chef Hubert Dörner fortsetzen.
Anders verhält es sich mit den IT-Gesamtkosten des Mittelständlers. Sie sind innerhalb des selben Zeitraums von 2,5 Millionen Euro auf rund 3,5 Millionen Euro gestiegen. Diese Diskrepanz lässt sich erklären: "Man muss berücksichtigen, dass die IT-Landschaft bei Amann in ihrer heutigen Form vor fünf Jahren noch nicht existierte", so Dörner. Seither habe sich nicht nur die Anzahl der zu betreuenden Arbeitsplätze nahezu verdoppelt, auch im Server- und Anwendungsbereich sei vieles hinzugekommen, was es früher nicht gab. In diesem Zusammenhang verweist der IT-Leiter auch auf die hohen Kommunikationskosten, die mit der Anbindung zahlreicher in- und ausländischer Standorte an das zentrale Rechenzentrum in Bönnigheim einhergehen.
2003 allerdings werden die IT-bezogenen Aufwendungen laut Dörner etwa 7,5 Prozent unter Vorjahresniveau liegen. Das liege nicht zuletzt am mittlerweile ausgeprägten firmeninternen Know-how, das die Inanspruchnahme externer Unterstützung weitgehend überflüssig mache.
Die Amann Group
Gegründet 1854, hat sich das Traditionsunternehmen Amann mittlerweile zur global operierenden Unternehmensgruppe entwickelt. Vom Hauptsitz im schwäbischen Bönnigheim werden alle weltweiten Aktivitäten des Spezialisten für Näh- und Stickfäden gesteuert. Neben insgesamt 320 Fachkräften in der Unternehmenszentrale sowie dem Vertriebs- und Logistikzentrum Erligheim beschäftigt der Mittelständler in Deutschland weitere 495 Mitarbeiter in den Produktionsstätten Dietenheim bei Ulm und Augsburg. Weltweit zeichnet die Amann Group für rund 2200 Mitarbeiter verantwortlich. Die großen Tochter- und Beteiligungsgesellschaften befinden sich in Irland, Tschechien, Spanien, Frankreich, Großbritannien, Marokko und Hongkong. Vertrieben werden Amann-Produkte in mehr als 90 Ländern der Welt.
Steckbrief
Ziel: Neuausrichtung der Unternehmens-IT durch weitgehende Standardisierung - unter anderem mit Hilfe der Einführung von SAP R/3 und durch den Aufbau einer Terminal-Server-Umgebung.
Unternehmen: Nähgarnproduzent/Mittelständler.
Herausforderung: Heterogene Ausgangssysteme im In- und Ausland.
Zeitrahmen: Von 1998 bis 2002.
Ergebnis: reduzierte Kosten, gestraffte IT-Infrastruktur.
Basis: SAP R/3; Citrix Metaframe, Windows 2000.
Realisierung: Mit Hilfe externer Dienstleister, in weiten Teilen auch in Eigenregie.
Nächster Schritt: Migration auf R/3 4.6C im Juli 2003.