SAP oder Microsoft – sonst nichts

Bionorica digitalisiert die Mitarbeitergespräche

Karin Quack arbeitet als freie Autorin und Editorial Consultant vor allem zu IT-strategische und Innovations-Themen. Zuvor war sie viele Jahre lang in leitender redaktioneller Position bei der COMPUTERWOCHE tätig.
Die alljährlichen Personalgespräche sind für viele Führungskräfte ein notwendiges Übel - nicht weil sie sich drücken wollten, sondern weil sie viel Papierkram bewältigen müssen. Der auf pflanzliche Wirkstoffe spezialisierte Heilmittelhersteller Bionorica hat diesen Prozess digitalisiert und so die Konzentration auf das Wesentliche erleichtert.

Zweimal im Jahr setzen sich bei Bionorica in der Oberpfalz die Führungskräfte mit ihren direkt unterstellten Mitarbeitern zu einem strukturierten Mitarbeitergespräch zusammen. Es gilt zu klären: Stimmt die Stellenbeschreibung noch mit der Tätigkeit überein? Inwieweit wurden die zum Jahresbeginn vereinbarten Ziele erreicht? Und welche Ziele sind für das kommende Jahr sinnvoll?

Bislang bedeuteten sowohl diese Personal- und Zielvereinbarungsgespräche als auch die Stellenbeschreibungen vor allem für den HR-Bereich eine Menge Arbeit. Für insgesamt 1500 Mitarbeiter, davon 900 am Standort Deutschland (Neumarkt/Oberpfalz und Außendienst), waren individuell vorausgefüllte Formulare zu erstellen, zu verschicken und wieder einzusammeln, so berichtet Personalchefin Andrea Schels. Verwaltet wurden diese Formulare mit einer Excel-Anwendung.

Die Führungskräfte empfanden die Ablage in Papierform, das Nachhalten und Wiederauffinden der Informationen zum jeweiligen Mitarbeiter und die sichere Aufbewahrung der Dokumente als zu aufwendig, ergänzt IT-Leiter Christian Kunzelmann. Das galt vor allem für Führungskräfte ohne eigenes Büro.

CIO Christian Kunzelmann: "Eine solche Individualanwendung ist aufwendig zu testen, weil erst einmal alles durchgespielt werden muss."
CIO Christian Kunzelmann: "Eine solche Individualanwendung ist aufwendig zu testen, weil erst einmal alles durchgespielt werden muss."
Foto: Bionorica SE

Projektsteckbrief

  • Branche: Pharma.

  • Projektkategorie: Digitalisierung von Stellenbeschreibung und Zielvereinbarungen.

  • Kernprodukte: Sharepoint, org.manager (SAP-Add-on von Ingentis), Nintex Forms, Nintex Workflow.

  • Aufwand: Kernteam aus zwei internen und einem externen Mitarbeiter, bis zu zehn Projektbeteiligte.

  • Ansprechpartner: Christian Kunzelmann, CIO, Bionorica.

SAP oder Microsoft - sonst nichts

Vor knapp zwei Jahren reichte der HR-Bereich bei der IT eine User Requirement Specification ein, also eine detaillierte Anforderung für die Digitalisierung zweier Prozesse: zum einen den der Stellenbeschreibungen, zum anderen den der Mitarbeiter- und Zielvereinbarungsgespräche. Die Idee: Alle Informationen, die einen Mitarbeiter betreffen, sollten an einem zentralen Ort gespeichert werden - zum automatischen Erzeugen der jeweils benötigten Formulare und zur Verwendung im Mitarbeitergespräch.

Etwa ein halbes Jahr dauerte es, bis die IT "mit der Realisierung richtig loslegte", so IT-Leiter Kunzelmann. Im Einklang mit der IT-Strategie ("So wenige Systeme wie möglich") war zuvor überprüft worden, ob sich eine solche Lösung eher im SAP- oder im Microsoft-Umfeld realisieren ließ. Für Letzteres sprach vor allem eine Forderung des Fachbereichs: Die Formulare sollten exakt so aussehen, wie die Führungskräfte und Mitarbeiter sie kannten.

SAP-Software muss bei Bionorica wie bei den meisten anderen Unternehmen möglichst nahe am Standard bleiben, weil sonst die Vorteile der Standardsoftware hinfällig würden. Für individuelle Entwicklungen eignet sich laut Kunzelmann ohnehin eine Sharepoint-Umgebung besser. Um die Formulare zu erzeugen und den Workflow nachzubilden, kamen die darauf aufsetzenden Softwareprodukte Nintex Forms und Nintex Workflow zum Einsatz. Die notwendige Verbindung zu SAP wird über das Add-on-Produkt "org.manager" von Ingentis hergestellt. Damit ist die Aufbauorganisation des Unternehmens SAP-konform abbildbar. Die Software ist mit einer Schnittstelle zum Active Directory ausgestattet, so dass sich die Berechtigungen automatisch vergeben lassen. Schließlich gehen die Informationen aus den Personalgesprächen nur den Mitarbeiter, seinen Vorgesetzten und die HR etwas an.

Kurzfristig habe er auch mit dem Team diskutiert, die Dokumente in die digitale Personalakte im SAP-System zurückzuspielen, sagt Kunzelmann. Aber davon habe der HR-Bereich keinen "Mehrwert", und die IT bekomme es mit einer doppelten Datenhaltung zu tun, die per se fehleranfällig sei. Deshalb habe man sich dann doch für eine Sharepoint-Lösung ohne weitere Schnittstellen entschieden.

Inhalt dieses Artikels

 

Giszmo

Unsinn, das betrifft alle 850 Mitarbeiter in Deutschland, davon 135 ADM.

Doron Moritz

Wie werden die digitale ausgefüllte Formulare durch die beteiligte Personen (Mitarbeitender & Vorgesetzte) unterzeichnet?

Volker Tristram

Danke für die Erläuterung! Ich hätte betonen sollen, daß ich die Umstellung des Papierkriegs auf IT Formulare und -prozeduren natürlich gut finde. Das gilt sicher besonders in dem Fall einer dezentralen Organisation. Nur nimmt es den Vorgesetzten nicht die Arbeit/Verpflichtung ab, sich Gedanken über die Leistung seiner/ ihrer MA zu machen. Ist das nicht auch sowieso seine/ihre Hauptaufgabe? Angesichts der Tatsache, daß Vorgesetzte heute doch nicht mehr gleichzeitig "oberste Fachleute" sein können?! MA-Auswahl, -Eignungsprüfung, -Auswahl, -Motivation,... das sind doch heute - im Zeitalter der Fachspezialisten - die Hauptaufgaben.

Eike-Claas Engelbrecht

Personalgespräche, Zielvereinbarungen inklusive Org.-Management wird auch als Gesamtlösung von rexx systems angeboten.

Stan Cooper

richtig, das Ganze ist nur Spielerei, ....allerdings dreht es sich in diesem Fall hauptsächlich um Aussendienstmitarbeiter, die nicht lokal, sondern verteilt sind im ges. Bundesraum

Volker Tristram

Ich wundere mich... Macht bei den MA-Gesprächen das Formularwesen so viel aus am Gesamtaufwand?! Ich hätte gedacht ( und weiß aus der Vergangenheit ), daß die Inhalte, z. B. die Zielformulierung, die Zielbeurteilung, die Kommentare,... die meiste Arbeit ausmachen. Wenn ich als Vorgesetzter einmal im Kopf habe, wie ich die Einzelleistung eines MA beurteile ( z. B. ), dann ist die Niederschrift doch nur den schnelle Endpunkt.
Sicher wird durch die Digitalisierung der Formulare ( die ich gut finde, als solche! ) der Widerstand der Manager gegen diese Gespräche und deren Vorbereitung nicht geringer! Daran sollte man arbeiten, durch Schulung und top-mgmt-Vorbild ( z. B. )!

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