Laut Einschätzung der Sourcing-Berater von TPI muss gut ein Drittel aller Outsourcing-Verträge während der Vertragslaufzeit erheblich nachverhandelt werden. Jedes zweite Unternehmen entscheidet sich nach Ende der Vertragslaufzeit für eine Neuausschreibung. Laut TPI könnten Unternehmen den Mehraufwand an Kosten und Zeit spürbar senken. „Ein gewisses Maß an Nachjustierungen laufender Verträge beziehungsweise an Provider-Wechseln ist ganz normal, doch in der Realität verbrennen die Unternehmen unserer Beobachtung nach damit einen erheblichen Anteil ihrer Outsourcing-Budgets", sagt Bernd Schäfer, Partner und Managing Director bei TPI Deutschland. "A&O bleiben die sorgsame Auswahl des Outsourcing-Partners, eine vorausschauende Vertragsgestaltung und die richtige Vorbereitung der Kundenorganisation auf die späteren Veränderungen."

Definition und Abgrenzung der Unternehmensbereiche und -prozesse, die ausgelagert werden sollen, Erstellung eines Pflichtenheftes für den Service-Provider, Benennung der Ziele, die sich das Unternehmen vom Outsourcing erhofft – vor einer Beauftragung eines externen Partners gilt es für ein Unternehmen, zunächst eine Reihe interner Aufgabenstellungen zu bewältigen. „Diese Mühe ist unvermeidbar", betont Bernd Schäfer, „denn erst auf den Zuschnitt des ganz individuellen Profils hin können der passende Provider sinnvoll ausgewählt und der entsprechende Rahmenvertrag formuliert werden." Ein guter Preis und ein klangvoller Provider-Name sollten nicht ausschließlich in die Entscheidungsfindung einfließen. TPI hat eine Checkliste zur Auswahl des passenden Service-Providers entwickelt: