In nahezu jedem Unternehmensbereich setzt sich die Analyse der vorhandenen Daten durch. Ob Geschäftsführung und Controlling oder Abteilungen wie Vertrieb und Marketing, sie alle werten seit einigen Jahren verstärkt ihre Daten aus. Und die HR-Abteilung? Sie hinkt in der Regel hinterher. Eine Studie von Bitkom und LinkedIn bringt ans Licht, dass lediglich jedes zehnte der befragten Unternehmen Big Data im Personalwesen einsetzt. Vor allem im Recruiting zeigt sich großer Nachholbedarf. Nur bei rund einem Drittel der Befragten werden interne Daten, beispielsweise zu genutzten Rekrutierungskanälen, digital gesammelt und IT-gestützt analysiert.

Predicitive Analytics rund ums Personal

Dabei ließen sich so viele Erkenntnisse gewinnen: Zum Beispiel zu Personalressourcen und Gehaltskosten, dem Arbeitsaufkommen und damit auch dem künftigen Personalbedarf. Diesen Weg der Datenauswertung haben die Personaler bei der SNCF, dem französischen Pendant zur Deutschen Bahn, gewählt. Frankreichs staatliche Bahngesellschaft nutzt Business Intelligence, um wichtige Daten intern besser sichtbar zu machen und auch Datensilos aus verschiedenen Bereichen zu verknüpfen. So entwickelte SNCF eine Anwendung, mit der sich Fehlzeiten der Mitarbeiter in einer interaktiven Karte analysieren und visualisieren lassen und somit Engpässe erheblich besser vorhergesagt werden können. Weitere Anwendungen vergleichen die Bevölkerungsdichte mit Personalressourcen und Gehaltskosten. Hervé Genty, der das Projekt bei der SNCF betreute, sieht die Vorteile von Business Intelligence nicht nur beim Erfassen des Ist-Zustandes: "Diese Art von Analyse ermöglicht echte Predicitive Analytics rund um unser Personal." Wenn man die Dichte bestimmter Altersgruppen pro Region betrachte, so Genty, könne man leicht vorhersagen, wann es an der Zeit für Schulungen oder Recruiting sei.

Mit Datenanalyse dem Fachkräftemangel trotzen

Auch Elisabeth Volkmar kennt als Verantwortliche für HR beim Softwareanbieter Qlik die aktuellen Herausforderungen im HR-Bereich sowie die Berührungsängste mit dem vermeintlich sehr technischen Thema: "Im Gespräch mit anderen Personalverantwortlichen höre ich oft das Argument, dass es nicht genügend Big-Data-Spezialisten im Unternehmen gibt. Zwar besteht ein Initialaufwand, um Dashboards zu bauen, die technische Umsetzung nimmt aber den geringsten Anteil ein." Unbegründet ist ihrer Meinung nach die Befürchtung, dass Personaler Programmierkenntnisse benötigen und zum verlängerten Arm des Controllings würden. Business Intelligence nehme Arbeit ab und verschaffte mehr Einblicke in Prozesse - und nicht umgekehrt.

Volkmar nutzt sogenannte Dashboards vor allem für verwaltende Aufgaben, etwa zur Visualisierung der wichtigsten Kennzahlen. Sie sieht die Vorteile darin, dass sich mit gezielten Analysen Prozesse und das Berichtswesen zentralisieren und straffen lassen. Mit anderen Worten: Der Zeitaufwand für administrativen Aufwand sinkt. So ergeben sich letzten Endes auch mehr Zeit für andere Themen und Potenziale für Kosteneinsparungen, beispielsweise durch gezieltere Recruiting-Kampagnen oder besser abgestimmte Zyklen für die Weiterbildung von Mitarbeitern.

Doch auch strategischere Themen wie Fachkräftemangel lassen sich zahlengestützt systematischer angehen. Denn durch Datenanalyse ergeben sich tiefere Einblicke in Fragestellungen wie:

• Wie viele Kandidaten bewerben sich auf welche Stelle?

• Welche Recruiting-Form war am erfolgreichsten?

• Wie lange dauert der Recruiting-Prozess für das Unternehmen, aber auch für den Bewerber?

Durch diese Antworten lässt sich der Erfolg von Rekrutierungsmaßnahmen schneller und genauer evaluieren und auch dem Management besser verdeutlichen.

Stolpersteine auf dem Weg zu HR-Analytics

Überlegt eine HR-Abteilung, Datenanalyse verstärkt oder neu einzusetzen, dann gilt es zunächst, den Bedarf und die strategischen Ziele zu analysieren. Dabei ist im Vorfeld zu klären, ob es beispielsweise darum geht, verwaltende Tätigkeiten zu unterstützen sowie Prozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Oder soll der Schwerpunkt auf strategischen Themen liegen, wie zum Beispiel die Identifizierung hochqualifizierter Mitarbeiter und das Ziel, diese langfristig an das Unternehmen zu binden? Hierbei sollte das Management eingebunden werden, um gemeinsam Initiativen zu priorisieren und die Ziele der Personalabteilung mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Anschließend geht es dann an die Evaluation der Daten. Hier kann die Beratung mit gegebenenfalls externen Experten helfen, Wechselwirkungen und Zusammenhänge beim Aufbau der Datenlandschaft zu erkennen und auch Qualität und Schwachstellen zu erfassen. Wichtig ist auch die Einbindung des Betriebsrates, um datenschutzrechtliche Bedingungen zu beachten.

Wenn die Personalabteilung ihre Rolle als strategischer Geschäftsbereich unterstreichen und aktiv die Unternehmens-Performance beeinflussen will, benötigt sie Analysen für einen umfassenden Rückblick, Einblick und letztendlich auch Weitblick. Um sich als Partner der Chefetage zu positionieren, ist es unerlässlich, Erfolge mit konkreten Zahlen belegen und gleichzeitig flexibel und schnell auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren zu können. Nur so können die Mitarbeiter - das Herz des Unternehmens - optimal betreut und das Interesse für Bewerber bestmöglich geweckt werden. (pg)