Wie Personaler von moderner IT profitieren

BI und Analytics in der HR-Abteilung

Mandy Goram leitet den Bereich Business Ingelligence in einem mittelständischen pharmazeutischen Unternehmen. Ihr Schwerpunkt liegt in der strategischen und operativen Weiterentwicklung der BI-Landschaft, um die angebundenen Unternehmensbereiche optimal mit Informationen zu versorgen.
Seit 2008 ist sie als Autorin tätig und schreibt über strategische und technische Themen aus der IT sowie über wissenschaftliche Ansätze, die einen strategischen Nutzen für Unternehmen generieren können.
Mithilfe von Business Intelligence (BI) und Analytics können Personalabteilungen die strategischen und operativen Entscheidungen unterstützen, ganz im Sinne der klassischen BI-Anwendungsgebiete.

Neben der reinen Erhebung des Ist-Zustandes als zeitpunktbezogene und vergangenheitsbasierte Auswertung und Datenerhebung sind vor allem Prognosemodelle und Trendentwicklungen zunehmend interessanter und wichtiger für die Personalmitarbeiter. Diese Tendenzen sind auch in anderen Unternehmensbereichen außerhalb der Controlling-Abteilung zu erkennen. Prognosen und bereichs-spezifische Kennzahlen werden verstärkt zur operativen Steuerung genutzt. Im Personalbereich können dadurch Potenziale bei Mitarbeitern erkannt werden, die durch entsprechende Maßnahmen zum Unternehmenserfolg beitragen. Auch seitens der Mitarbeiter entstehen Vorteile, etwa durch die Verbesserung der Arbeitsplatzbedingungen, die aufgrund von Analyseergebnissen entstehen.

Mithilfe von Business Intelligence (BI) und Analytics können Personalabteilungen die strategischen und operativen Entscheidungen unterstützen.
Mithilfe von Business Intelligence (BI) und Analytics können Personalabteilungen die strategischen und operativen Entscheidungen unterstützen.
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Durch den Einsatz von Data Mining kann die operative und strategische Planung unterstützt werden, um beispielsweise in der Personalbeschaffung geeignete Mitarbeiter zu finden. Zudem kann der Einsatz von Online Analytical Processing (OLAP) wie auch von Reporting bei operativen Entscheidungen helfen.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die Verarbeitung und Auswertung von Mitarbeiterdaten unterliegen grundsätzlich dem Datenschutz. Das gilt für die Erhebung und Speicherung in den Personalmanagementsystemen sowie in den nachgelagerten Systemen zur Auswertung von Daten.

Es gibt vielfältige rechtliche Anforderungen, die bei der Verwendung von Personalmanagementsystemen von zentraler Bedeutung sind. Für die Auswertung im Rahmen von Business Intelligence sind die Regelungen "zum Datenschutz, zur Mitbestimmung, zur Gleichbehandlung, [und] zur Datenübermittlung (…)" zu berücksichtigen.

Digital Leader aufgepasst! - Foto: IDG

Digital Leader aufgepasst!

Zur Identifikation von datenschutzrelevanten Verarbeitungsprozessen und möglichen Verstößen durch die Erhebung bestimmter Kennzahlen und Erstellung von Auswertungen ist der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens hinzuzuziehen. Zudem ist der Betriebsrat über das Vorhaben der Mitarbeiterdatenauswertung gesondert zu informieren. Die bereits genehmigte Verwendung von Personalmanagementsystemen rechtfertigt nicht automatisch die Auswertung und Analyse der Daten. Die Auswertungen sollten sich auf ein Minimum an benötigten Daten beschränken. Eine pauschale Vorhaltung der Daten ist zu vermeiden, da hierdurch die zweckbedingte Auswertung in Frage gestellt wird. Das Vorhalten würde dazu führen, dass alle möglichen Auswertungen durchgeführt werden könnten, ohne die Möglichkeit zu haben, die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu überwachen. Zum Zweck von Data Mining, sollten Mitarbeiterdaten zudem anonymisiert oder pseudonymisiert werden, um Rückschlüsse auf einzelne Personen zu verhindern oder zu erschweren.

Der Datenschutzbeauftragte kümmert sich im Prozess um die Datensicherheit.
Der Datenschutzbeauftragte kümmert sich im Prozess um die Datensicherheit.
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Die ermittelten Regeln können zur Ableitung von Maßnahmen genutzt werden. Die automatische Anwendung auf einzelne Mitarbeiter ist zu vermeiden, da hier ein Verstoß gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) vorliegen kann. Das AGG spielt insbesondere im Rahmen der Personalbeschaffung eine wichtige Rolle.

Rahmenbedingungen für den Einsatz von BI im Personalwesen

Um die Zuständigkeiten beim Einsatz von BI zwischen den Abteilungen abzugrenzen muss zunächst auf organisatorischer Ebene festgelegt werden, für welche Aufgaben eine Abteilung zuständig ist. Hierbei gilt es auch zu prüfen, ob die persönliche und fachliche Eignung der Personen ausreichend ist, um speziell im Bereich der Mitarbeiterdatenauswertung tätig zu sein. Die persönliche Eignung schließt den vertraulichen und gewissenhaften Umgang mit Daten ein. Zudem mangelt es im Unternehmen am analytischen und technischen Know-how. Die fachliche Eignung schließt das Erlernen von und die Einarbeitung in Berichtswerkzeuge mit ein. Eignet sich ein Mitarbeiter nicht für diese Tätigkeiten, müssen alternative Lösungen zur Umsetzung von Berichten gefunden werden. Auf Wunsch kann das auch über einen externen Dienstleister geschehen.

Der Einsatz von Self Service BI sollte ebenfalls geprüft werden. Dadurch kann innerhalb der Personalabteilung autonomer agiert werden. Seitens der IT-Abteilung ist eine Entlastung das Ziel. Bei der Auswahl und Einführung einer Self Service BI Lösung sollten die Key-User der Personalabteilung beteiligt sein. Für die Bereitstellung der technischen Infrastruktur ist die IT zuständig. Die wesentlichen Aufgaben der IT-Abteilung zur Unterstützung der Etablierung von BI im Unternehmen zeigt Abbildung 1.

Abb. 1 Beitrag der IT zum Erfolg von Business Intelligence
Abb. 1 Beitrag der IT zum Erfolg von Business Intelligence
Foto: Mandy Goram

Durch die Anbindung der Personalmanagementsysteme an ein zentrales Data Warehouse (DWH) werden vergangenheitsbezogene Auswertung auch nach Austausch der Personalmanagement Software möglich und sind unabhängig von den bereitgestellten Funktionen der eingesetzten Personalsoftware. Die Mitarbeiter sind unabhängig von Auswertungsfunktionen und Modulerweiterungen. Die zentrale Speicherung ermöglicht die Verbindung mit zusätzlichen internen und externen Datenquellen. Andere Fachabteilungen wie das Controlling können ohne zusätzlichen Aufwand durch die Personalabteilung Berichte zu ihrem Bereich aufrufen.

Durch die Anbindung der Personalmanagementsysteme an ein zentrales Data Warehouse (DWH) werden vergangenheitsbezogene Auswertung auch nach Austausch der Personalmanagement Software möglich.
Durch die Anbindung der Personalmanagementsysteme an ein zentrales Data Warehouse (DWH) werden vergangenheitsbezogene Auswertung auch nach Austausch der Personalmanagement Software möglich.
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Mit der Nutzung eines DWH ist die Schaffung einer zentralen und einheitlichen Berichtsplattform möglich. Diese verfügt über ein einheitliches Berechtigungskonzept und kann effizienter verwaltet werden. Im Unternehmen entsteht eine einheitliche Informationsbereitstellung.

Herausforderungen beim Einsatz von BI im Personalwesen

Die größte Herausforderung bei der Verwendung von internen DWH Systemen ist der Datenschutz. Sowohl bei der Entwicklung als auch im Betrieb der Personalsystem-Anbindung müssen Mechanismen und Prozesse zur Einhaltung der Bestimmungen getroffen und überwacht werden. Das ist insoweit schwierig, als das die Systeme im gleichen Verbund wie Produktions- und Finanzdaten integriert sind, um eben auch eine Verknüpfung und Analyse in einem erweiterten Kontext zu ermöglichen.

Durch den Einsatz einer geeigneten BI-System-Lösung ist es möglich, die Zugriffsrechte granular zu erteilen und zu steuern. Diese müssen jedoch bei organisatorischen und personellen Änderungen umgehend angepasst werden, um den Datenschutz nicht zu gefährden. Hier müssen Prozesse entwickelt und etabliert werden, die eine Änderung unmittelbar bekannt geben. Einen möglichen Prozess zeigt die Abbildung 2.

Abb. 2 Prozessbeschreibung „Änderungsverlangen Zugriffsrechte“
Abb. 2 Prozessbeschreibung „Änderungsverlangen Zugriffsrechte“
Foto: Mandy Goram

Der Einsatz von Business Intelligence Werkzeugen ist in KMUs außerhalb der Controlling-Abteilungen noch wenig verbreitet. Der Wunsch ebenfalls Analysen mit professionellen Analyse Werkzeugen durchzuführen und einheitliche, standardisierte Berichtsformate zu nutzen, wird immer stärker geäußert. Es darf jedoch nicht unterschätzt werden, welche Komplexität und Zusammenhänge verstanden werden müssen, um effizient mit diesen Werkzeugen zu arbeiten.

Die Einführung von BI-Werkzeugen in einem Unternehmensbereich fordert ein gewisses Verständnis von Datenmodellen und eine Affinität hinsichtlich der Datenauswertung durch die Fachanwender. Durch den Einsatz einfacher Self Service BI Werkzeuge verspricht man sich eine problemlose Integration von BI in das Unternehmen. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass Datenanalysen und Berichtserstellung nicht ohne Erfahrung möglich sind. Bereits die Verknüpfung und Auswertung von zwei Datenquellen kann Schwierigkeiten bereiten. Es ist immer wieder festzustellen, dass sich die Anwender überschätzen beziehungsweise die Komplexität und das notwendige Verständnis unterschätzen. Dennoch ist es wichtig einen Self Service Ansatz über die BI Strategie zu verfolgen, um den Fachbereichen eine autonomere Datenauswertung mit einheitlichen Daten und Berichtsvorlagen zu ermöglichen. Eine Auswertung erfolgt ohnehin innerhalb der Abteilungen, dazu werden Text-, Präsentations- und Tabellenkalkulationsprogramme genutzt. Durch die Einführung von Self Service kann aus Sicht der IT auch das Ziel verfolgt werden, Berichte über eine einheitliche Plattform zur Verfügung zu stellen.

Ziele beim Einsatz von Business Intelligence im Personalwesen

Für die operative und strategische Planung werden regelmäßige Auswertungen mittels Reporting benötigt. In der Regel handelt es sich um Berichte mit Auswertungszeiträumen nach Monat, Quartal, Halbjahr und Jahr sowie entsprechende Vorjahresvergleiche. Eine allgemeine Anforderung ist die Datenerhebung und Auswertung für das Personalcontrolling. Es werden die Bereiche Personalstruktur, -kostenplanung, -beschaffung, -einsatz, -erhaltung und -entwicklung abgedeckt. Auch die Auswertung des betrieblichen Vorschlagswesen und dem Gesundheitsmanagement ist möglich.

Bereitstellung einheitlicher HR-Kennzahlen im Unternehmen

Eine wesentliche Anforderung ist die verbindliche Festlegung einheitlicher Definitionen bei Kennzahlen aus dem Personalmanagement. Es ist üblich, dass die Daten in verschiedenen Abteilungen und durch unterschiedliche Führungskräfte erhoben werden, die meist keine einheitliche Datenbasis und Kennzahldefinition verwenden. In diesem Zusammenhang ist es auch ein Ziel, eine zentrale Anlaufstelle für den Datenabruf zur Verfügung zu stellen, sodass für berechtigte Personen ein unmittelbarer Zugriff auf die Daten ermöglicht wird. Durch die Bereitstellung von Berichten sollen die Führungskräfte des Unternehmens ihren Bereich eigenständiger analysieren und auf negative Trends reagieren.

Vom reinen Personalcontrolling zur Prognostizierung

Sind die essentiellen Daten im Personalcontrolling durch BI-gestützte Systeme verfügbar, wird als weiterer Entwicklungsschritt die Prognostizierung und Mustererkennung interessant. Die Personalabteilung kann dadurch zusätzliche Erkenntnisse über die Zusammensetzung der Mitarbeiterstrukturen und der gelebten Unternehmenskultur sowie der Bewerberauswahl gewinnen. Dies ist jedoch der deutlich aufwändigere Ansatz und aus Sicht der Kosten-Nutzen-Analyse mit großen Unsicherheiten verbunden. Insbesondere dadurch, dass es in der Personalabteilung keine ausgebildeten Analysten gibt, die mit BI und Analytics Anwendungen näher vertraut sind und Erfahrung in der Datenanalyse haben. Hier sind vor allem intuitivere BI Werkzeuge gefragt, die wenige Vorkenntnisse in der Analyse voraussetzen. Der Nachteil dieser Systeme besteht darin, dass keine ausreichenden Zugriffsschutz-Funktionen, die besonders im Personalbereich aufgrund des Mitarbeiterdatenschutzes notwendig sind, vorhanden sind. Für Ad-hoc-Berichte ist der Einsatz sehr sinnvoll. Für die Verwaltung und Zusammenführung mehrerer Datenquellen fehlen Funktionen der Automatisierung und Protokollierung sowie der Zugriffsschutz.

Der Einsatz von Business Intelligence oder Analytics zur Mitarbeiterdatenauswertung stellt die Beteiligten aus der Personalabteilung und der IT vor die Herausforderung rechtliche Bestimmungen einzuhalten. Es muss bereits bei der Planung darauf geachtet werden, die Auswertung im Sinne des Datenschutzes umzusetzen.

Der Aufwand zur Erstellung und Umsetzung von Berechtigungs- und Zugriffskonzepten ist hoch. Während der Testphase müssen alle möglichen Kombinationen geprüft werden, um einen ungewollten und unberechtigten Zugriff auf sensible Daten zu vermeiden. Die Projektlaufzeit sollte daher nicht zu knapp bemessen werden, um ausreichend Zeit für die Testphase zur Verfügung stellen zu können.

Nichtsdestotrotz sind die Vorteile keinesfalls zu verkennen. Diese liegen besonders in der Zeitersparnis und Entlastung der Personalabteilung, da Berichte nicht zu jedem Berichtszeitraum manuell zusammengestellt werden müssen. Über eine zentrale Berichtsplattform können Informationen an berechtigte Mitarbeiter gezielt weitergeben werden. Das unterstützt den Informationsfluss im Unternehmen. Zudem sind die vielfältigen Möglichkeiten von Analytics zu beachten, auch wenn der Datenschutz die Verwendung schwierig gestaltet. Welche Anforderungen in dessen Sinne umgesetzt werden können, ist zu prüfen, um die Potenziale zur Mitarbeiterentwicklung, der Arbeitsplatzgestaltung und Mitarbeiterzufriedenheit auszuschöpfen.