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Xerox unterstützt seine Vertragspartner mit E-Recruiting

Bewerber kommen durchs Portal

14.11.2003
Im Wettbewerb um Mitarbeiter und gute Vertriebskanäle hat der IT-Hersteller Xerox ein neues Instrument installiert. Über ein Portal fahndet nicht nur der Hersteller, sondern auch seine Vertragspartner nach qualifiziertem Personal. Erste Erfahrungen beurteilen Initiatoren und Teilnehmer positiv. Von Konrad Buck*

Michael Noack, Chef des Xerox-Vertragspartners Schwarz auf Weiß e.K. aus Dresden, hat einen seiner neun Mitarbeiter über das E-Recruitment-Portal gefunden. "Die standardisierte Form erleichtert uns Auswahl, Identifikation und Ansprache der Bewerber. Die Kommunikation mit den Kandidaten wird dokumentiert, so dass wir alles nachverfolgen können. Damit sparen wir gegenüber dem traditionellen Verfahren in Schriftform mit Mappen und Postversand mindestens die Hälfte der Zeit."

Traditionelle Verfahren sind zu aufwändig

Zuvor hatte Noack seine Mitarbeiter über herkömmliche Stellenanzeigen oder Personalberater gefunden. Heute ist er an keinen Redaktionsschluss gebunden und kann den Text einer Ausschreibung ändern, wenn in der Zwischenzeit andere Qualifikationen erwartet werden. Einen neuen Angestellten über eine Personalagentur zu finden kostet mindestens 3000 Euro. Diese Kosten kann sich Noack, der bis Mitte 2004 noch drei Beschäftigte einstellen will, künftig sparen.

Auch andere Vertragspartner von Xerox haben Personalbedarf: Laut Schätzungen des IT-Herstellers suchen sie europaweit in den nächsten Monaten rund 2000 weitere Vertriebsmitarbeiter. Bei den rund 60 Firmen, die in Deutschland Xerox-Produkte vertreiben, sollen 200 neue Stellen entstehen.

Angesichts der geplanten Einstellungszahlen sind traditionelle Recruitment-Verfahren zu aufwändig, wie sich in der Vergangenheit gezeigt hat: Noch vor einem halben Jahr bekam das Unternehmen beziehungsweise seine Vertriebseinheiten zwar jede Menge Bewerbungen auf ausgeschriebene Stellen, aber ungefiltert und unstrukturiert, was einen hohen Bearbeitungsaufwand nach sich zog. Xerox hatte zwar eine Agentur mit der Abwicklung betraut, musste sich jedoch darauf verlassen, dass diese bei jedem Kandidaten richtig entschied.

Die Qualität der Bewerber ist gestiegen

"Wir hatten keinen Überblick, welcher Bewerber ausgewählt oder ob er korrekt behandelt wurde", erklärt Martina Mischitz, warum das Jobportal "Express yourself" entstand, für das sie bei Xerox zuständig ist.

Abhilfe sollte eine Internet-basierende Lösung bringen, die den gesamten Recruitment-Prozess abbildet und auch die nötige Transparenz für die Beteiligten schafft. Fündig wurde Xerox beim Hersteller Jobpartners, der eine auf Beas Plattform Weblogic und der Datenbank Oracle 9i beruhende E-Recruitment-Lösung anbietet und diese an die Anforderungen anpasste. Im November vergangenen Jahres ging das System in anderen europäischen Ländern in Betrieb, hierzulande erfolgte die Live-Schaltung im April 2003. Seitdem kommen Bewerber und Xerox-Vertragspartner unter www.xeroxchanneljobs.com zusammen.

Die Vertragspartner stellen vornehmlich Vertriebsmitarbeiter, aber auch Netz-, Software-, Integrations- und Farbspezialisten ein. Hierbei konkurriert Xerox mit anderen Herstellern um die besten Kandidaten. Allerdings wissen sich die Neusser mit ihrer E-Recruiting-Lösung auf der besseren Seite. Denn allein die Tatsache, dass jemand auf klassische Bewerbungsmappen verzichtet, Fragebögen im Web ausfüllt und Fotos oder Zeugnisse in elektronischer Form anhängt, bedeutet eine Vorauswahl. "So bewerben sich nur Leute, die schon mehr in die richtige Richtung denken", weiß Mischitz. "Außerdem erhalten wir deutlich weniger, dafür aber umso qualifiziertere Bewerbungen. Beides reduziert unseren Aufwand."

So waren zwischen April bis August dieses Jahres 542 Bewerbungen online eingegangen, wovon 61 Mitarbeiter eingestellt wurden. Mittlerweile nutzt mehr als jeder Zweite, der sich für einen Job bei Xerox oder den Vertragspartnern interessiert, das Jobportal. Ziel ist, dass das künftig fast alle Bewerber tun.

Auf offene Stellen aufmerksam werden die Interessenten vornehmlich über das Internet, also die Websites von Xerox und seiner Vertragspartner, sowie über Angebote bei einschlägigen Online-Jobbörsen wie Jobpilot oder Monster. Wer die URL eingibt oder auf den entsprechenden Link klickt, landet auf dem Portal "Express yourself".

Hier muss sich der Bewerber mit der üblichen Prozedur registrieren und wird zu den Erhebungsbögen für persönliche Angaben, frühesten Eintrittstermin, Berufspraxis, Gehaltsvorstellung und Fachwissen geleitet. Letzteren Bogen auszufüllen nimmt unter Umständen einige Zeit in Anspruch, weil Sprach-, Fach- und IT-Kenntnisse umfangreich beschrieben werden können. Anschließend kann der Bewerber sein eingegebenes Profil einsehen und zur Abrundung Lebenslauf, Zeugnisse oder Bewerbungsfoto laden.

Darauf landet das Profil beim Auftraggeber der Stellenbeschreibung. Der Bewerber kann über Benutzernamen und Passwort den Status seiner Bewerbung jederzeit verfolgen. Muss er allerdings nicht, denn nach Eingang beim Auftraggeber versendet das System automatisch eine Bestätigungs-Mail. "Es war uns wichtig, dass jeder spätestens 24 Stunden nach Versand seiner Unterlagen eine Eingangsbestätigung erhält. Es ist ärgerlich, wenn man eine aufwändig zusammengestellte Mappe abschickt und dann erst einmal tage- oder wochenlang gar nichts hört", sagt Mischitz.

Mappen werden elektronisch erfasst

Im Anschluss vergleicht das System die eingegebenen Skills mit den Anforderungen in der Ausschreibung. Dann liegt es im Ermessen des Personalverantwortlichen, ob er sich nur Personen mit einer Trefferquote ab 80 Prozent ansieht oder alle. Mit vorgefertigten, aber dennoch personalisierten Mails kann er direkt Absagen erteilen oder zu individuellen Gesprächen einladen. Bewerber, die den ausgeschriebenen Posten nicht bekommen haben, aber nah dran waren, können ihre Einträge entweder komplett löschen oder für einen wählbaren Zeitraum im System stehen lassen, um bei weiterem Bedarf erneut angesprochen zu werden. Bei Xerox werden mittlerweile auch alle Papierbewerbungen in das System übertragen. Die Vertragspartner dagegen bearbeiten die Offline-Bewerbungen parallel zum Online-Recruiting.

Das Jobportal "Express yourself" beendet seine Tätigkeit nicht, wenn aus dem Bewerber ein Mitarbeiter wird. Auch dies ist ein Novum bei Xerox, dass der frisch eingestellte Mitarbeiter auf der gleichen Oberfläche ein neues Passwort erhält und so das Weiterbildungsprogramm des Unternehmens nutzen kann.

Mit dieser Art des E-Recruiting will Xerox auch den Vertriebskanal stärken. Der Grund: der indirekte Kanal wird auch für Xerox immer wichtiger, zumal er europaweit bereits über 50 Prozent des Konzernumsatzes einbringt. (am)

*Konrad Buck ist freier Journalist in Düsseldorf.

Angeklickt

200 neue Mitarbeiter suchen die Vertragspartner des IT-Herstellers Xerox in Deutschland. Ein zentrales Jobportal im Internet soll helfen, die richtigen Bewerber schneller zu finden und das Einstellungsverfahren zu beschleunigen. Von der E-Recruting-Lösung verspricht sich Xerox mehr Transparenz, von der auch die Kandidaten profitieren. Sie bekommen ein schnelleres Feedback auf ihre Bewerbungen und können den Stand der Dinge im Netz nachverfolgen.