Eines der bedeutendsten Probleme auch im Mittelstand ist die fehlende Optimierung der Beschaffungsprozesse im Vorfeld, bemerkt Ralph Markert Managing Partner beim Beratungshaus Gerd Kerkhoff Consulting GmbH aus Düsseldorf. In solchen Fällen setze das E-Procurement-System auf bestehende, oftmals ineffiziente Strukturen auf; die potenziellen Effekte des elektronischen Einkaufs ließen sich nicht in vollem Umfang ausschöpfen. Ein weiteres entscheidendes Problem sei die kritische Masse der angebundenen Lieferanten. Hiervon hänge in hohem Maße die Akzeptanz der Mitarbeiter im bestellenden Unternehmen ab.
Hier biete sich die Lieferantenintegration durch einen entsprechenden Anbieter an. Vor der Auswahl einer Bestellsoftware muss dem Anwender klar sein, ob er nur C-Güter wie Bürobedarf oder auch A- und B-Artikel elektronisch beschaffen möchte. Für einen Automobilhersteller zählen zu C-Gütern beispielsweise nicht produktrelevante Waren wie etwa Bürobedarf oder Fußmatten. Unter B-Artikeln fielen Autoradios oder Software zur Steuerung der Produktionsanlagen, während zur Warengruppe A die Karosserie sowie Motoren gehören. Nach den Erfahrungen von Markert beginnen Firmen oft mit einem E-Procurement-System für C-Teile. "Der C-Güter-Bereich ist schnell integrierbar und beinhaltet ein geringeres Risiko, da es sich um standardisierbare und unkritische Produkte handelt."
C-Güter als Einstieg
Gleichwohl möchten Mittelständler auch A- und B-Güter elektronisch beziehen, weshalb Firmen bei der Auswahl einer Software auf die Erweiterbarkeit in diese Richtung achten. Für eine Fülle von Waren wie etwa DIN-Teile oder Büroartikel gibt es bereits fertige Kataloge auf Marktplätzen beziehungsweise von Kataloganbietern.
Mitunter stellen heute Großhändler oder Lieferanten ihren Kunden E-Procurement-Lösungen zur Verfügung. Die einkaufenden Unternehmen unterzeichnen einen Rahmenvertrag. Je nach Bestellvolumen fällt die Nutzungsgebühr dann nicht mehr ins Gewicht. Seit kurzem hat die E-Procurement-Plattform "E-Mundi" des IT-Händlers PP2000 Business Integration AG aus Stuttgart ihre Pforten geöffnet. E-Business ist für das Unternehmen kein Neuland, denn die Schwaben sind als Lieferant auf dem Marktplatz der Automobilindustrie "Covisint" vertreten. Nun bieten sie ihren Kunden mit E-Mundi auf Basis der Software "Openshop Procurement" des Herstellers Openshop Internet Software GmbH aus Neu-Ulm eine gehostete Online-Bestellsoftware an. Einkäufer ordern dort über einen Mandantenzugang Computersysteme und Software, wobei
sie für einzelne Mitarbeiter Bestelllimits festlegen. Die E-Procurement-Software wurde über Microsofts XML-Server "Biztalk"-Server an das ERP-System des mittlerweile zur Microsoft-Tochter Great Plains gehörenden Herstellers Apertum angebunden. Das Biztalk-System leitet die Bestellorders der Online-Kunden an die Warenwirtschaft weiter. Zudem bindet die XML-Software das rund 21.000 Artikel umfassende Katalogsystem des Distributors Ingram Macrotron an. Es ist darüber hinaus geplant, auch die ERP-Software der PP2000-Kunden an das E-Procurement-System anzubinden. Sobald der Kunde etwas bestellt, erzeugt die E-Procurement-Software eine XML-Nachricht, die das SAP-R/3-System des Kunden dazu veranlasst, eine Bedarfsanforderung zu erzeugen.
Gebühr ist Verhandlungssache
Ob die einkaufenden Firmen für die Nutzung von E-Mundi eine einmalige Freischaltgebühr zahlen müssen, hängt nach Angaben von Carsten Kalka, E-Business-Verantwortlicher bei PP2000, vom ausgehandelten Rahmenvertrag ab.
Um die Anbindung von SAP R/3 an eine E-Procurement-Software ging es auch bei der Südzucker AG. Die Firma Rala Industrie und Handwerk aus Ludwigshafen, Lieferant von technischen Artikeln aus Gummi und Kunststoff, baute einen Online-Shop für die Firma Südzucker aus Mannheim. Mit dem Tool "Medapro" des Softwareanbieters ITB aus Duisburg bereitete Rala die Artikeldaten auf und verknüpfte den Katalog mit der Software "Webshoppro" des Herstellers. Dieses Shop-Programm lässt sich über die Schnittstelle Open Catalog Interface (OCI) mit der ERP-Software von SAP verbinden.