Eine Studie der Information Services Group (ISG) belegt, dass mittelständische Unternehmen steigenden Bedarf am Outsourcing von IT-Systemen und Geschäftsprozessen haben. Sie versprechen sich davon insbesondere Kostensenkungen, geschäftliche Flexibilität sowie die Möglichkeit, den Fokus auf Kernkompetenzen zu richten. Dabei können Neueinsteiger von den Best-Practice-Erfahrungen langjähriger Sourcing-Kunden profitieren, indem sie zum Beispiel direkt zu neueren Techniken wechseln und Fehler vermeiden, die andere Betriebe in der Vergangenheit gemacht haben.

Einer Erhebung von ISG Research zufolge sind Sourcing-Maßnahmen in den 500 größten globalen Unternehmen der Forbes G2000-Liste schon verankert. Mehr als zwei Drittel dieser Companies fällten erste Outsourcing-Entscheidungen bereits vor 2008 (siehe Grafik). In Unternehmen auf den Plätzen 501 bis 2000 ist Outsourcing weniger vertreten, auch wenn 109 Repräsentanten dieser Kategorie schon zwischen 2009 und 2011 entsprechende Vereinbarungen trafen.]

Wichtige Kriterien für Sourcing-Einsteiger

Es gibt für Unternehmen viele Gründe, Outsourcing zu betreiben und natürlich ebenso zahlreiche unterschiedliche Bereiche, die ausgelagert werden können. Diese reichen von der Gehaltsabrechnung über IT- und Geschäftsprozesse bis hin zur Beschaffung, Logistik und Vertriebsunterstützung. Zusätzlich werden Cloud-Strategien implementiert, um Wachstum oder die IT-Reichweite auf andere Regionen auszudehnen.

In vielen Fällen stehen die geschäftlichen Basisfaktoren im Vordergrund wie zum Beispiel die Kostenreduzierung, Entlastung von strategiefremden Funktionen, die Option des Unternehmens, sich auf Kernkompetenzen zu fokussieren und die Nutzung einer fortschrittlicheren Technologie. Eine Vielzahl mittelständischer Unternehmen wollen mit der Entscheidung für Outsourcing zugleich weniger flexible, größere Mitstreiter überholen, indem sie den strategischeren Ansatz zum "Capability Sourcing" wählen.

Ausgangspunkt ist stets der Fokus auf die grundsätzliche Strategie sowie eine Einbeziehung der betreffenden Abteilungen. Nur so kann eine Sourcing-Strategie wirksam formuliert, genau verstanden und klar zwischen Kunde und Provider kommuniziert werden. Sind die grundlegenden Ziele definiert, sollten folgende Aspekte bei der Implementierung besonders beachtet werden:

• Die bestehende Umgebung,

• die Schaffung einer Win-Win-Situation für beide Partner,

• die Beherrschung des "internen Managements",

• adäquate Mittel,

• Kontinuität sowie

• die Förderung von Innovation.

To-do-Liste für Multi-Sourcing-Projekte

Unternehmen, die mit Outsourcing bereits erfolgreich Basisprojekte bestritten haben, wollen oft Multi-Sourcing-Modelle, Governance-Mechanismen und Prozessoptimierung in ihre Umgebungen integrieren. Um solche anspruchsvolle Pläne umzusetzen, müssen sie folgende Punkte berücksichtigen:

• Das Management mehrerer Verträge sowie Outsourcing-Beziehungen,

• Kooperationsmechanismen zwischen den verschiedenen Providern für nahtlose End-to-End-Prozesse,

• Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen in der geschäftlichen Umgebung sowie

• Die Prüfung von Optionen für Vertragserneuerungen oder Neuausschreibungen.

Mit Outsourcing Wachstum sichern

Die Chance, durch E-Commerce, mobile Techniken und erweiterte Kundenbedienung Wachstum zu generieren oder zu sicheren, ist für viele Unternehmen ein wesentlicher Grund für IT-Outsourcing. Ein entsprechender Provider hat in der Regel das Know-how, über die Grenzen einer vorhandenen Umgebung hinauszublicken und einen Plan für eine geeignete operative Umgebung zu entwickeln. Jede IT-Maßnahme, die grundlegende Veränderungen forciert, erfordert die relevante fachliche Qualifikationen für Projekt-Management und Governance, eben jene Fähigkeiten, die Outsourcing-Provider einbringen können.

Über 50 Prozent der IT-Projekte scheitern

Untersuchungen zeigen, dass über 50 Prozent der IT-Projekte in Unternehmen schiefgehen. In den meisten Fällen beruht dieses Scheitern nicht auf technischen Mängeln oder Fehleinschätzungen, sondern auf ineffektiven Praktiken bei Projektauswahl, dem Projekt-Management sowie der Projektüberwachung.

Cloud-Vorteile durch SaaS

Cloud-basierte Services stellen für mittelständische Unternehmen wohl den wichtigsten Trend bei neuen Techniken dar. Mit Software-as-a-Service (SaaS) werden Investitionen in Server und Entwickler zur Unterstützung und Erweiterung der Unternehmensapplikationen für Unternehmen hinfällig, da diese Kosten auf den SaaS-Anbieter getragen werden. Folglich sinken die Kosten für Betrieb und Support der Software signifikant. Dies erlaubt kleineren Unternehmen, erstklassige Business-Software zu nutzen, die traditionell nur großen Unternehmen offen stand.

Chancen durch Business-Process-Outsourcing

Business Process Outsourcing (BPO) mittels Cloud kombiniert extern organisierte Services mit Cloud-basiereden Applikationen als Hybrid-Angebot. Dieser Ansatz ermöglicht Unternehmen, Ressourcen bei Bedarf vom Provider zu beziehen. So nutzt der Kunde die Flexibilität des Cloud-Modells, um den Spitzenbedarf an Systemverfügbarkeit dynamisch zu erfüllen, ohne in IT-Ressourcen vor Ort investieren zu müssen. Der Provider managt außerdem die Business-Services mit diesem Verfahren.

Beschaffungskosten senken

Abhängig vom Industriesektor. der Warenart und den Services, kann die Beschaffungsfunktion ganze 20 bis 60 Prozent der gesamten Betriebskosten ausmachen. So fand ISG heraus, dass Unternehmen, die umfassende Beschaffungsstrategien und Best Practices implementieren, bei den externen Kosten Optimierungen von durchschnittlich vier Prozent erzielen, wobei die erfolgreichsten Strategien diesen Wert noch übertreffen.

Wahl des Providers

Die zunehmende Spezialisierung der Service Provider bietet Kunden die Chance, einen Provider zu finden, der speziell für ihre geschäftlichen Anforderungen qualifiziert ist.

Schlüsselfaktoren im Sourcing

Wo immer sich ein Unternehmen in seinem Sourcing-Engagement auch befindet, sind folgende Faktoren für den Erfolg unerlässlich:

• Die Kenntnis der Marktstandards, die dem Kunden aufzeigt, wie das Kosten- und Qualitätsspektrum für bestehende Services ist, welche Möglichkeiten der Verbesserung vorhanden sind, und ob eine vorgeschlagene Lösung wirtschaftlich machbar ist.

• Die Verhandlungsexpertise, die zur Definition der Anforderungen, der Evaluierung der Vorschläge und der Ausarbeitung einer erfolgreichen Vereinbarung nötig ist.

• Das Einschätzungsvermögen über die Qualität eines Providers, die es dem Kunden ermöglicht, den besten Anbieter zu identifizieren. (pg)