"Virtuelle Arbeitsräume bündeln eine Vielzahl von Tools unter einem Dach, die früher alle separat administriert und verwaltet werden mussten. Sie erleichtern die Kommunikation zwischen Kunde und Berater, da sie sich auf beliebigen mobilen Endgeräten nutzen lassen", erklärt Fritz Greitsch, Leiter MS Competence Group bei der DV-RATIO SMC GmbH.

Mehr Transparenz für Unternehmen

Unternehmen profitieren dabei von der Transparenz. Virtuelle Arbeitsräume laden erstens dazu ein, Informationen strukturiert abzulegen, was die Recherche enorm vereinfacht. Zweitens ist jederzeit ein Einblick in den Projektfortschritt möglich, da relevante Informationen zentral abgelegt sind. Drittens sorgen Kommunikationsmittel von Chat über Forum bis Videokonferenz dafür, dass offene Fragen zeitnah thematisiert und dokumentiert werden. Viertens erlaubt die Zuweisung von Aufgaben ein übersichtliches Projektcontrolling. "Der Aufwand, Daten in ein Portal einzupflegen und aktuell zu halten, lohnt sich", so Kai Begelinger, Leiter Competence Center Managementberatung bei DV-RATIO.

Weniger reisen für Berater?

In virtuellen Arbeitsräumen können Berater an Projekten mitarbeiten, ohne Tag für Tag beim Kunden zu sein. Für Beratungen spielt sicher auch die Ersparnis von Spesen eine Rolle. Viel wichtiger ist es für Consultants, dass sie sich dadurch einige Reisetage ersparen können - wenn der Kunde zustimmt. Dass dieser mit virtuellen Beratern oft auch nicht einverstanden ist, ist ein Vertrauensproblem: Bislang waren in Rechnung gestellte Tagessätze für Consultants mit der Anwesenheit der Berater im Unternehmen gleichzusetzen und daher einfach überprüfbar. Schwieriger gestaltet sich die Lage, wenn die Berater nicht vor Ort arbeiten. "Kunden, die selbst auf flexible Arbeitsmodelle und Vertrauensarbeitszeit setzen, tun sich hier leichter", kommentiert Greitsch.

Im Gegenzug fordern Arbeitsformen wie Home Office vom Berater aber auch ein gewisses Maß an Selbstorganisation. Allerdings können trotz aller technischen Möglichkeiten virtuelle Arbeitsräume den persönlichen Kontakt nicht vollständig ersetzen. In der Praxis haben sich daher Modelle mit fixen Präsenzphasen an ausgewählten Wochentagen bewährt.

Akzeptanz des Anwenders

Der Erfolg von Kommunikations- und Kollaborationsplattformen steht und fällt mit der Akzeptanz durch die Anwender. "Jüngere Ansprechpartner auf Kundenseite sind vielfach mit Facebook & Co. aufgewachsen. Sie fördern und fordern die Einführung solcher Plattformen auch im Business-Umfeld. Dagegen beobachten wir bei älteren Anwendern zuweilen eine gewisse Zurückhaltung", räumt Greitsch ein.

Das Aufgabenfeld des IT-Beraters erweitert sich entsprechend. Er sollte dem Kunden verdeutlichen, dass die neuen Kommunikationskanäle notwendig sind. Bauen Anwender eine parallele Infrastruktur auf und versenden Dokumente weiter über Mail an ausgewählte Empfänger, anstatt sie zentral auf der Plattform abzulegen, ist Fingerspitzengefühl gefragt. Dazu Greitsch: "Eine gemeinsame Vertrauensbasis ist unabdingbar." Um eine solche zu schaffen, empfiehlt Greitsch eine Kick-Off-Veranstaltung, in der das Portal vorgestellt wird und die wichtigsten Funktionen geschult werden.

Simone Leyser, HR-Managerin bei DV Ratio, nennt noch ein weiteres Argument, warum Unternehmen von virtuellen Arbeitsräumen profitieren könnten: "Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf spielt heute im Recruitment eine viel größere Rolle als vor Jahren. Home Office-Tage oder flexible Arbeitszeitmodelle werden als variable Bestandteile in Verhandlungen neben klassischen Extras wie Firmenwagen oder Fortbildungen zunehmend thematisiert. Unternehmen, die die neuen Formen der Kommunikation und Kollaboration aktiv leben, sind für Fach- und Führungskräfte attraktiv."

Klare Regeln für Erreichbarkeit

Damit Work-Life-Balance und Familienfreundlichkeit auch in der Praxis funktionieren, ist ein klares Regelwerk erforderlich. Die ständige Verfügbarkeit von Informationen auf Plattformen wie SharePoint weckt auf Kundenseite oft die Erwartung, dass auch die Berater stets verfügbar sind. Da es insbesondere im Home Office keine klare räumliche Trennung zwischen Arbeit und Privatleben gibt, sind Absprachen über Arbeitszeiten und Erreichbarkeit unabdingbar. Der Projektleiter muss hier die erforderlichen Soft Skills in Kunden- und Mitarbeiterführung mitbringen, um zwischen allen Beteiligten zu vermitteln.