Tools zur Informationssuche auf dem Desktop ersparen den Anwendern aufwändiges Kramen in Dateien und Ordnern. Deshalb erfreuen sie sich wachsender Beliebtheit. Mittlerweile bieten fast alle Anbieter von Internet-Suchmaschinen solche Werkzeuge zum kostenlosen Download an. Deshalb werden die elektronischen Spürhunde häufig an der IT-Abteilung vorbei auf den Arbeitsplatzrechnern installiert.

Was auf den ersten Blick die Produktivität der Mitarbeiter erhöht, hat bei näherem Hinschauen ein paar unerwünschte Nebenwirkungen: "Eine ungesteuerte Verbreitung der Tools kann riskant sein, weil Suchprogramme die komplexen Zugriffs- und Sicherheitsregeln in Unternehmen teilweise nicht ausreichend berücksichtigen," warnt Joachim Quantz, Senior Analyst beim Berliner Marktforschungsunternehmen Berlecon Research. Seien die Tools falsch eingestellt, würden unter Umständen vertrauliche Dokumente indiziert, beispielsweise verschlüsselt übertragene Web-Seiten.

Pauschales Verbot ist zwecklos

Ein pauschales Verbot der Desktop-Suchen lasse sich aber kaum durchsetzen, weiß Quantz. Mehr Erfolg verspreche die Aufklärung der Mitarbeiter über die Risiken - verbunden mit klaren Richtlinien zum Einsatz der Tools.

Auf mittlere Sicht sollten die Unternehmen, so die Berlecon-Empfehlung, einheitliche Lösungen auf Abteilungs- oder Unternehmensebene anstreben. Eine dedizierte Strategie für den Einsatz der Tools helfe, deren Vorteile mit überschaubarem Risiko zu nutzen.

Hilfestellung bei der Entwicklung einer adäquaten Strategie wollen die Berliner mit einer gerade veröffentlichten Kurzstudie geben. Sie trägt den Titel: "Desktop-Suche im Unternehmen - Chance oder Problem?" und ist unter www.berlecon.de/desktopsearch bestellbar - zum Preis von 240 Euro für die Einplatz- und 490 Euro für die Unternehmenslizenz. (qua)