"Bei Uneinigkeit zwischen EDV und Fachabteilungen über den Lösungsweg ,Zentralisierung/Dezentralisierung' kann eine erhebliche Klimaverschlechterung im Verhältnis zwischen diesen beiden Abteilungen eintreten." Diese Aussage von Bernd J. Holtbrügge, Leiter der Datenverarbeitung und Organisation der PIV Werner Reimer KG, Bad Homburg, bestätigen auch die anderen drei von uns befragten EDV-Chefs. Ihrer Meinung nach ist das vielpropagierte "Distributed Processing" derzeit Störfaktor Nr. 1 im - immer noch angeknacksten - Verhältnis EDV/Fachabteilung. hö
Bernd J. Holtbrügge, Leiter der Organisation und Datenverarbeitung, PlV-Antrieb, Werner Reimers KG, Bad Homburg
Die EDV ist ein Dienstleistungsbetrieb, dessen Kunden die Fachabteilungen sind. Die langfristig angelegte Kundenpflege ist daher eine wesentliche Führungsaufgabe des Leiters der Organisation und Datenverarbeitung. Sie orientiert sich an den Zielsetzungen des Unternehmens und den darauf abzustimmenden Aufgaben der Fachabteilungen. Hierbei ist das Miteinander und das Verständnis füreinander von ausschlaggebender Bedeutung, um langfristig stabile Konzepte zu realisieren.
Da die Fachabteilungen bezüglich der zentralen EDV-Leistungen (Programmierung, Maschinenzeit) miteinander konkurrieren, entstehen Konflikte. Diese müssen gemeinschaftlich mit allen beteiligten Fachabteilungen und Zusammenwirken mit der Geschäftsleitung gelöst werden. Die daraus resultierenden Vereinbarungen regeln in verbindlicher Weise den Umfang und die Reihenfolge der EDV-Projekte. Dabei wird in der Regel das Verhältnis EDV und Fachabteilung erheblich strapaziert.
Bei Uneinigkeiten zwischen EDV und Fachabteilungen über den Lösungsweg (beispielsweise Zentralisierung/Dezentralisierung, Insellösungen) kann jedoch eine erhebliche Klimaverschlechterung im Verhältnis zwischen diesen beiden Abteilungen eintreten. Sie kann aber weitgehend vermieden werden wenn die EDV dazu bereit ist, ihren Standpunkt ernsthaft zu überprüfen und partnerschaftlich mit der Fachabteilung zu diskutieren.
Bisher ist es der EDV immer gelungen, den Konflikt zu objektiveren.
Dabei hat sich das Verhältnis zwischen EDV und Fachabteilung positiv ohne abrupte Veränderungen durch die folgenden Maßnahmen entwickelt:
1. In jeder Hauptabteilung gibt es in EDV-Fragen geschulte Organisatoren, die in Zusammenarbeit mit der EDV verantwortlich sind für Problemdefinition, Problemfindung und Implementation. Sie sind zusammen mit der EDV bis heute von der Richtigkeit der zentralen Lösung überzeugt. Sie haben sie mitbestimmt und mit verantwortet.
2. EDV-Aufgabenprioritäten werden oft schon zwischen den EDV-Organisatoren ausgehandelt und sind daher kein Konfliktstoff mehr zwischen EDV und Fachabteilung.
3. Beschleunigung der Problemlösungen durch Fremdsoftware.
4. Verbesserung der Antwortzeiten durch Bildschirm und Einrichtung einer dritten (operatorlosen) Schicht.
Die zahlreichen Bildschirmanwendungen haben die Datenverarbeitung transparenter gemacht und Verständnis für die Probleme der EDV gefördert. Durch den Wunsch nach Insellösungen sollte sich die Fachabteilung nicht den Weg einer integrierten Verarbeitung verbauen.
Rudi Werner, Leiter der Datenverarbeitung, Rheinhütte AG, Wiesbaden
Wichtig für ein gutes Zusammenarbeiten zwischen Fachabteilung und Datenverarbeitung sind vor allem nachweisbare Erfolge bei der Projektdurchführung und ein Konzept hinzu, das in enger Zusammenarbeit von beiden Bereichen erarbeitet wurde. Voraussetzung hierbei ist das gegenseitige Verständnis der Problemstellung. Denn nicht immer ist es nur die Fachabteilung, die Probleme hat. Oft gibt es gerade im Fachbereich Mitarbeiter, die sehr gute Ideen in ein Projekt einbringen können, so daß für den Fachbereich oft auf relativ einfache Weise eine Lösung erarbeitet werden kann.
Voraussetzung für ein gutes Verständnis ist jedoch meiner Ansicht nach, daß im Unternehmen das Konzept der integrierten Lösungen beibehalten wird.
Denn bei der Realisierung einer Lösung für einen Fachbereich fallen zumeist wichtige und interessante Daten für mehrere andere Abteilungen ab, die dort wiederum so manche Arbeit erleichtern und rationeller gestalten können.
Der enorme technologische Fortschritt im Bereich der Datenverarbeitung hat in den letzten Jahren dazu geführt, daß der Kontakt EDV - Fachabteilung wesentlich verbessert wurde.
Das Heiligtum EDV wurde transparent und endlich als das anerkannt, was es eigentlich sein soll: Ein Dienstleistungsbereich, von dem die Fachabteilung profitieren kann. Derzeit sehe ich jedoch wieder einen enormen Störfaktor auftauchen, der dieses mühsam aufgebaute gute Verhältnis wieder zerrütten kann: Immer mehr werden in der letzten Zeit Konzepte für Insellösungen innerhalb eines Unternehmens propagiert. Diese "verteilte Intelligenz" im eigenen Haus - ich spreche hierbei nicht von Außenstellen und Zweigniederlassungen - kann ganz erhebliche Probleme schaffen.
Ich selbst mußte mich bereits mit diesen Problemen auseinandersetzen, als ich 1969 hier im Unternehmen die EDV-Leitung übernahm Es hat lange gedauert, bis allen Beteiligten klargemacht werden konnte, daß eine "Insellösungspolitik" nicht zu wirtschaftlichen Lösungen führen kann. Denn kein Bereich mit einem solchen eigenen Rechner war in der Lage, über seinen "Raum" hinauszugehen. Je mehr Insellösungen realisiert werden desto unzufriedener werden die jeweiligen Bereiche: Es entsteht an allen Ecken und Enden ein enormer Datenerfassungsaufwand, weil nicht mehr auf eine zentrale Datenbank zurückgegriffen werden kann. Und letztlich muß wieder mehr Personal in die Fachbereiche, da dem Bedarf nach immer mehr Informationen nur durch geschulte EDV-Mitarbeiter nachgekommen werden kann.
Daran denken aber viele Fachbereiche am Anfang nicht. Gerade nachdem das Verhältnis - und auch das Verständnis - zur Datenverarbeitung so gut geworden ist, glauben viele Bereichsleiter, daß sie mit dem erworbenem EDV-Know-how leichter, schneller und billiger eine eigene kleine EDV-Anlage betreiben können. Sie unterliegen dem Irrtum, so die gleiche Leistung zu erhalten, die zentrale EDV bis dahin geliefert hat.
Das Verhältnis EDV - Geschäftsleitung hat sich in den letzten Jahren ebenfalls grundlegend geändert: In unserem Fall ist der langjährige Geschäftsführer aus Altersgründen ausgeschieden. Die neue Generation steht im allgemeinen der EDV wesentlich kritischer gegenüber, als das früher der Fall war - aber auch positiver, weil ihr der Stellenwert der EDV und damit der Nutzen für das gesamte Unternehmen sehr wohl bekannt ist.
Auch trägt heute weder die EDV noch die Geschäftsführung alleine die Verantwortung für die Realisierung bestimmter Projekte. Entscheidungen werden gemeinsam getroffen, in dafür bestimmten Arbeitskreisen - mit der Fachabteilung, mit der Geschäftsleitung und mit der EDV-Leitung.
Adolf Plank, Leiter der Datenverarbeitung, Stahlgruber, Otto Gruber GmbH & Co., München
Wir können in unserem Unternehmen keine Veränderung des Verhältnisses EDV - Fachabteilung" in den letzten Jahren verzeichnen - weder im positiven noch im negativen Sinn. Der Grund hierfür ist wahrscheinlich daß seit dem Einsatz der Datenverarbeitung in unsere Haus die Fachabteilung immer hinzugezogen und niemals ausgeklammert wurde. Wir haben derzeit 80 Bildschirme installiert, über die einzelnem Fachabteilungen online mit Cmputerleistung versorgt werden. Heute und auch in Zukunft werden die Fachabteilungen bei jedem für ihren Bereich neu zu konzipierenden Projekt aktiv mitarbeiten. Nicht an den softwaretechnischen Belangen, sondern am gesamten Aufbau.
Nachdem die Fachabteilungen nie das Gefühl haben mußten, "von der EDV quasi überrumpelt oder übergangen worden zu sein", gab es bei uns auch nie Verständigungsschwierigkeiten. Und damit die Verständigung klappt, haben wir als Vermittler zwischen den beiden Abteilungen die Organisationsgruppe angesiedelt. Hier wird das per EDV zu lösende Fachbteilungsproblem analysiert. Danach schaltet sich einer unsere Leute ein, um dieses Projekt dahingehend zu prüfen, ob es durchführbar ist wie lange die Realisierung in An Spruch nehmen wird und welche Kosten dabei entstehen werden Diese Kalkulation geht dann an die Fachabteilung zurück, die entwe der Einspruch erhebt oder ihr O.K. gibt.
Wenn die EDV glaubt. diese Probleme per Software gelöst zu haben, erhält die Fachabteilung erst einmal Testergebnisse, um das Programm dahingehend zu kontrollieren, ob die zur Verfügung stehenden Informationen allen Anforderungen gerecht werden. Erst dann geht das Programm in die Produktion .
Direkten Kontakt mit der EDV hat der Bereich Rechnungswesen Diese Abteilung hat sich für den Ankauf eines fertigen Software-Produktes entschieden und bei der Auswahl die Geschäftsleitung und EDV-Abteilung hinzugezogen. Wir - die EDV - haben unsere Maschinen zur Verfügung gestellt, damit die unterschiedlichen, auf dem Markt befindlichen Standard-Softwarepakete getestet werden konnten.
Bis heute ist durch diese Vorgehensweise noch keine Fachabteilung mit dem Wunsch nach mehr Eigenständigkeit an uns herangetreten. Eine derartige Forderung kann bedeuten, daß das Verhältnis dieser beiden Bereiche zueinander wirklich gestört ist.