Der Trend zum Outsourcing von IT-Leistungen ist ungebrochen. Viele Unternehmen fragen sich jedoch im Lauf des Betriebs, ob sie ihrem Dienstleister nicht zu viel bezahlen. Nicht selten ist die Unsicherheit auf beiden Seiten groß: Jeder fühlt sich irgendwie übervorteilt, ohne diese subjektive Einschätzung belegen zu können. Vor diesem Hintergrund hat es sich inzwischen eingebürgert, Outsourcing-Verträge einem regelmäßigen Vertrags-Review zu unterziehen. "Die Unternehmenswelt und die Welt der IT ändern sich viel zu rasch, um auf Jahre festgeschrieben zu werden", meint Veronika Simons, als Vorstand der Delta Lloyd Deutschland AG auch für IT verantwortlich. "Alle zwei Jahre sollte man einen Outsourcing-Vertrag überprüfen."

Gleitklauseln sind Usus

Dabei kommen alle Leistungen und Preise auf den Tisch. Zudem wird nach weiteren Einsparungsmöglichkeiten geforscht. Lohnend ist es beispielsweise, zu analysieren, ob die zum Start des Auslagerungsprojekts vereinbarte Qualität tatsächlich benötigt wird. Nicht immer ist etwa eine 24-stündige Verfügbarkeit von Einzelleistungen notwendig. Einer genauen Betrachtung sollte man auch die Prozesse unterziehen: Entsprechen sie noch den Anforderungen der täglichen Praxis, oder wurden sie zu komplex entworfen? Bremsen sie vielleicht sogar die eigentliche Geschäftstätigkeit? Eine typische Frage ist auch die nach den vereinbarten Messgrößen: Sind sie nach wie vor adäquat? Bekanntlich leisten heute kleine Server genauso viel wie vor zwei Jahren große und teure Boliden.

Heute wird kaum noch ein Outsourcing-Vertrag ohne Gleitklauseln ausgehandelt. Sie verpflichten den Betreiber dazu, seine Preise der Marktentwicklung anzupassen. Häufig einigen sich Unternehmen und Outsourcing-Dienstleister dabei auf einen Benchmarking-Anbieter als neutralen Mittler, der in regelmäßigen Abständen anhand von Vergleichsgruppen aus seiner Datenbank die aktuellen Marktpreise für alle Einzelleistungen ermittelt. Wenn der Preis außerhalb eines bestimmten Korridors liegt, muss der Dienstleister ihn anpassen - nach unten oder gegebenenfalls auch nach oben.

Prozesse auf dem Prüfstand

Doch mit einem schlichten Marktpreisvergleich ist es zumeist nicht getan. Erfahrene IT-Verantwortliche wissen das: "Wir wollten vor allem herausfinden, ob die Prozesse stimmen, wir die Services und entsprechenden Schnittstellen ins Unternehmen richtig definiert haben und das Ganze ausreichend flexibel und auch kontrollierbar ist", beschreibt Veronika Simons ihre Ziele beim Vertrags-Review.