Vorgangsbearbeitungssysteme sind das Bindeglied zwischen den Online-Dienstleistungen einer Behörde und ihren internen Prozessen. Solche Lösungen - mit denen die Berater in erster Linie Produkte für das Workflow- und Dokumenten-Management meinen - sorgen dafür, dass Behörden die elektronischen Informationen und Dokumente aus dem Kontakt mit Bürgern oder der Wirtschaft nicht nur verarbeiten, sondern auch in Vorgängen vollständig nachvollziehbar ablegen können. Solche Systeme sind daher notwendig, um den Anforderungen eines E-Governments nachkommen zu können. Doch ihre Einführung kommt laut Bearingpoint nur langsam voran. Laut Studie, für die 75 Behörden befragt wurden, befinden sich fast zwei Drittel (62 Prozent) von ihnen noch in der Planungsphase. Erst rund ein Viertel (26 Prozent) hat mit der praktischen Einführung begonnen und nur zwölf Prozent haben solche Systeme bereits im Einsatz.

Auch wenn es laut der Berater zu langsam geht, ist in Behörden aber zumindest klar, dass sie Vorgangsbearbeitungssystemen brauchen, um ihre Dienste schneller und effizienter anbieten zu können. Von entsprechenden Lösungen erhoffen sich 86 Prozent der Befragten verbesserte organisatorische Abläufe, 68 Prozent auch ein Mittel, um die Informationsflut unter Kontrolle. Zudem erwarten fast alle Studienteilnehmer (95 Prozent), dass sich eine bessere Datenqualität und schnellere Suchoptionen schaffen lassen. Bei 68 Prozent der Behörden, die bereits entsprechende Lösungen im Einsatz haben, erfüllten sich diese Hoffnungen tatsächlich.

Anregungen und Hilfe für ihre Projekte holen sich viele Behörden bei den staatlichen E-Government-Initiativen wie "Bund Online" oder "Deutschland Online". Deren Prozesse mit Vorlagen, Tipps und Tools sind für 47 Prozent der Studienteilnehmer entscheidende Impulsgeber ihrer Projekte (siehe auch "Bund Online: Schily sieht Erfolge"). Zudem ziehen 88 Prozent externe Berater hinzu, die vor allem bei der Konzeption und der technischen Umsetzung helfen. Doch hier sieht Bearingponit das größte Hindernis auf dem weiteren Weg hin zum E-Government: 85 Prozent der Behörden schätzen ihre Budgets als zu knapp ein, um sich umfangreiche externe Beratung leisten zu können. (as)