Der Verantwortliche für Weiterbildung steht vor vielen schwierigen Aufgaben. Schulungskonzepte müssen wirtschaftlich vertretbar sein, dazu gilt es, einen passenden Zeitrahmen zu finden und auch einzuhalten. Schließlich sollte er, so erläutern Brigitte Krcmar und Peter Bleidt *, die Weiterbildung auf die unterschiedlichen Voraussetzungen und Zielsetzungen der verschiedenen Anwendergruppen abstimmen.
Die Crux der Weiterbildung
Einen Großteil des Lebens verbringen deutsche Akademiker auf der Schulbank: Zu den 13 Jahren im Klassenzimmer kommen in der Regel noch fünf bis acht Jahre Studium. Der Einstieg in den Beruf bedeutet nochmals eine Lernphase, da hier viele zum ersten Mal mit der betrieblichen Praxis konfrontiert werden. Aber vor allem Informatiker können sich nicht einfach nach den ersten beruflichen Erfolgen auf ihren Lorbeeren ausruhen. Wer sich nicht ständig auf dem laufenden hält, für den ist seine Karriere bald zu Ende.
Diese Tatsache hat sich inzwischen auch bei den meisten Unternehmen herumgesprochen. Weiterbildung ist hier ein aktuelles wenn auch unbeliebtes - Thema, bei dem die Verantwortlichen für Weiterbildung vor einer Vielzahl von Problemen stehen. Wieviel Geld darf Weiterbildung kosten, beziehungsweise wieviel wird vom Unternehmen zur Verfügung gestellt? Wie läßt sich der tatsächliche Bildungsbedarf ermitteln? Weiß der Mitarbeiter selbst am besten, welches Wissen er sich aneignen muß, oder soll hier der Vorgesetzte entscheiden? Dieser ganze Fragenkomplex gewinnt noch an Brisanz, wenn man bedenkt, daß die Schulungen und die Nebenkosten, etwa Hotelpreise, rapide steigen.
Die Weiterbildungs-Verantwortlichen haben eine undankbare Aufgabe, da hier nur die Kosten, aber nicht der Wissenszuwachs in meßbaren Größen sichtbar werden. Daß aber das Sparen an der Qualifikation der Mitarbeiter kein Ausweg aus der Misere bildet, ist offensichtlich. Einen Lösungsansatz könnten hier die neuen Medien darstellen. Durch Computer Based Training kann der Lernwillige dezentral aktiv werden, und das Fernlernen spart auch Reisekosten ein. Größere Unternehmen wie Siemens und BMW haben bereits Lernzentren mit CBT-Arbeitsplätzen installiert, in denen sich die Mitarbeiter selbständig Wissen aneignen können, und zwar auch zu Themen, die sie nicht am Arbeitsplatz beschäftigen. Allerdings müssen sie in diesem Fall ihre Freizeit opfern, ein Angebot, das immer mehr nützen. hp
DV-Schulung
Die richtige Weiterbildungsstrategie zu finden ist nicht immer einfach. Aber die Mühe lohnt sich, denn von der Qualifizierung der Mitarbeiter hängt sehr viel ab.
Die Problemfelder innerhalb der Aus- und Weiterbildung auf dem DV-Sektor sind hinlänglich bekannt. Eine schlichte Aufzählung dürfte genügen, um sich die Probleme ins Gedächtnis zu rufen:
- DV-Randberufe nehmen seit Jahren permanent zu.
- Der Ausbildungsbedarf für Anwender steigt ständig, ebenso die Anzahl der betroffenen Anwender.
- Die Ausbildungsbudgets werden weiterhin restriktiv behandelt, um eine Kostenexplosion zu vermeiden.
- Aus- und Weiterbildung wird nach wie vor als Kostenträger und nicht als Investitionsbereich verstanden.
- Die Akzeptanz neuer Medien wie Computer Based Training (CBT) schreitet eher zögerlich voran.
- Eine solide Bildungsbedarfsermittlung unter Beteiligung aller Parteien findet selten statt.
- Schulung orientiert sich nach wie vor zu wenig an den Anforderungen des Arbeitsplatzes.
- Der Motivationsaspekt kommt immer noch zu kurz.
Ein anschauliches Beispiel zur Verdeutlichung dieser Probleme ist die SAP-Software. Um den optimalen Nutzen aus dem Einsatz von SAP-Software zu ziehen, müssen die betroffenen Mitarbeiter unbedingt angemessen geschult werden. Der ermittelte Bedarf kann beträchtlich sein und betrifft das Management, das Projektteam, die DV-Abteilung und alle Fachabteilungen, in denen SAP-Module zum Einsatz kommen.
Von besonderer Bedeutung in diesem Zusammenhang ist eine systematische Planung und Auswahl der Qualifizierungsmaßnahmen für die Anwender.
Abstimmung der Kurse auf die Zielgruppe
Hierfür gibt es mehrere Gründe: Erstens sind die Anwender bei den meisten SAP-Softwaremodulen die größte Gruppe. Zweitens wächst der Bedarf an Anwenderqualifizierung überproportional, wenn das Unternehmen zunehmend von den Integrationsmöglichkeiten der SAP-Software profitieren will. Drittens hängt die effektive Nutzung der Softwaremodule davon ab, ob die Anwender das System wirklich akzeptieren. Nur dann sind sie bereit, immer wieder neue Abläufe in ihre tägliche Arbeit zu integrieren.
Recht deutlich läßt sich diese Situation am Beispiel der SAP-RM-INST-Software schildern. Betroffen sind Stammdatenpfleger und der Benutzerservice, die Arbeitsvorbereiter sowie Meister, Betreiber der verschiedenen Anlagen und nicht zuletzt die Kostenstellenverantwortlichen und technischen Ingenieure. Die unterschiedlichen Zielgruppen müssen auch in der Schulung berücksichtigt werden. Es gibt Gruppen wie die technischen Ingenieure oder die Kostenstellen-Verantwortlichen, denen mit einem kurzen Seminar von etwa einem Tag ausreichend geholfen ist. Die Betreiber der Anlagen dagegen werden eine längere Schulung benötigen, allerdings immer noch weniger als die Meister und Arbeitsvorbereiter.
Was die Anpassung auf die verschiedenen Mitarbeitergruppen betrifft, bietet die Inhouse-Schulung durch ihre Flexibilität entscheidende Vorteile. So ist bei manchen SAP-Anwendergruppen mehr gewonnen, wenn weniger Inhalt vermittelt, dieser aber um so gründlicher trainiert wird. Sind die Schulungen individuell zugeschnitten, läßt sich die Länge des Praxisanteils je nach Teilnehmergruppe variieren.
Die Akzeptanz der User ist entscheidend
Für andere trägt es wesentlich zum Lernerfolg bei, wenn Berührungsängste mit der DV abgebaut werden, bevor Einzelheiten des SAP-Systems auf der Tagesordnung stehen. In diesem Fall sollte der eigentlichen SAP-Schulung eine kurze Zusatzschulung vorangestellt werden.
Parallel zur SAP-Einführung lassen sich die Schulungsphasen auch durch Training on the Job unterbrechen. Die späteren Schulungsteile beziehen dann die bisher gesammelten Erfahrungen der Teilnehmer mit ein. Sie nutzen darüber hinaus die Sicherheit, die die Teilnehmer mittlerweile im Umgang mit den Inhalten der Anfangsschulung erreicht haben. Häufig bietet sich mit einem gewissen Abstand von der Einführungsphase eine Nachschulung einzelner Mitarbeitergruppen an.
Bei Inhouse-Seminaren ist eine Anpassung an die Unternehmensumgebung jederzeit möglich. Ein typisches Beispiel: Bei der Durchführung eines SAP-Stücklisten-Seminars werden nur diejenigen Listen geschult, die das Unternehmen wirklich verwendet.
Auch die Einbeziehung bereits existierender Benutzerhandbücher verschaffen eine deutlich größere Nähe zum Arbeitsplatz des Anwenders.
Ein Beispiel für die Release-Freudigkeit gibt der weltweit größte Hersteller von PC-Standardsoftware: Microsoft. Das Softwarehaus von Bill Gates bringt annähernd zeitgleich neue Versionen von Windows 3.1, Word für Windows und Excel 4.0 heraus. Ohne Frage sind diese Produkte so vielversprechend, daß sich ein Update nicht nur für die Firma Microsoft lohnt. Gerade interessierte und versierte Anwender sind meist über jedes neue nützliche Feature dankbar, etwa die Kreuztabellen unter Excel 4.0.
Aber was bedeutet dies für Unternehmen, die einige hundert Anwender mit Updates versorgen müssen? Der Installationsaufwand des Benutzerservices soll an dieser Stelle nicht diskutiert werden, der Bedarf an Ausbildung ist jedoch offensichtlich. Die strategisch wichtigste Frage lautet: Wie läßt sich mit einem Minimum an Kosten eine Erhöhung des individuellen Effiziensgrades gewährleisten ?
Natürlich ist es zwingend erforderlich, daß der Benutzerservice, bevor er fachlich Support für ein Produkt leisten kann, erst einmal selbst das nötige Know-how erwirbt. Aufgrund der Bedeutung und der Größe der Zielgruppe sollte hier bei den Kosten für Schulung nicht gespart werden.
Wenn die Entscheidung zum unternehmensweiten Release-Wechsel gefallen ist und der Schulungsbedarf bei den Anwendern entsteht, drängt sich die Kostenfrage ganz entscheidend in den Vordergrund. Hinzu kommt, daß die Budgets für das neue Release und die daraus entstehenden Ausbildungskosten oft verknüpft sind, das heißt, je teurer die Update-Kosten, desto weniger bleibt für Ausbildung.
Ab und zu lohnen sich auch größere Gruppen
Da gerade bei Updates gilt, möglichst viele Anwender zu möglichst geringen Kosten in einem kurzen Zeitraum zu schulen, bietet sich bei der Ausbildung ein Vorgehen an, das von den gewohnten Formen abweicht. So besteht die Möglichkeit, die Gruppengröße von zehn bis zwölf Teilnehmern zu überschreiten und praktische Übungen am PC gänzlich wegzulassen. Konkret könnte eine Update-Schulung beispielsweise für Windows 3.1 so aussehen, daß ein Dozent am Flatscreen die relevanten neuen Features (Truetype, OLE, Dateimanager etc.) vor einer Gruppe von 20 bis 25 Teilnehmern an einem Tag demonstriert und auf Fragen der Anwender eingeht. Allein durch eine Verdoppelung der Gruppengröße würden sich die Kosten um 50 Prozent reduzieren, durch eine Beschränkung auf einen halben Tag um weitere 50 Prozent.
Bedarfsermittlung gehört zum Bildungsmanagement
Voraussetzung für diese Art der Schulung sind allerdings Bedarfsfestlegungen. Eine Gruppe von Power Usern wird sicherlich mehr Fragen über das neue Release stellen, als mit einer solchen Vorgehensweise befriedigt werden kann. Zwar macht diese Gruppe den kleineren Teil der Anwender aus, sie sollte trotzdem berücksichtigt werden.
Dasselbe gilt auch für anspruchsvollere Softwareprodukte, beispielsweise Excel 4.0. Es ließe sich ein ähnliches Vorgehen hinsichtlich der Gruppengröße und des Demonstrationscharakters denken, nur mit einem halben Tag wird es hier nicht getan sein (realistisch wären ein bis zwei Tage). Die Anforderungen an die fachliche Qualität des Referenten würden ebenfalls steigen. Es zeigt sich also, daß zur praktischen Umsetzung solcher Ansätze der Bildungsbedarf sehr genau ermittelt werden muß.
Auch wenn CBT bei Anwendern noch längst nicht die wünschenswerte Akzeptanz erreicht hat, so sind solche Programme doch nicht mehr wegzudenken und eigentlich überall verfügbar. Nehmen wir als konkretes Beispiel die Windows-Einführung für Computerlaien. Das Lernprogramm von Windows 3.1 ist durchaus in der Lage, den Anwendern einen vernünftigen Umgang mit der Maus und grundlegende Fenstertechniken zu vermitteln.
Die meisten gängigen Standardsoftware-Produkte werden mittlerweile mit derartigen Lernprogrammen ausgeliefert. Es ist vor allem eine organisatorische Frage, wie gewährleistet werden kann, daß die Seminarteilnehmer bereits vor dem Besuch des Seminars einzelne Lektionen durcharbeiten und die ersten, oft zeitintensiven Schritte bereits hinter sich gebracht haben. Die Erfahrung zeigt zwar, daß diese Methode kein Ersatz für ein Seminar sein kann, bei knappen Ausbildungsbudgets aber ist sie ein hilfreiches Instrument zur Reduzierung der Seminarlänge.
Methodenvielfalt bei der Weiterbildung
Die optimale Mischung der zahlreichen Qualifizierungs-
Möglichkeiten wird für jedes Unternehmen anders ausfallen. Die Bandbreite reicht dabei von moderierten Workshops über den gezielten Einsatz von CBT, das organisatorisch in das Schulungskonzept eingebettet ist, von zielgruppenorientiert verkürzten Anwenderseminaren bis hin zu Training on the Job.
Essentiell für einen effizienten Software-Einsatz ist eine optimale Zusammenstellung von unterschiedlichen, zielgruppenorientierten Bildungsmaßnahmen. Deshalb werden strukturierte Bildungsbedarfserhebung, und Bildungsberatung unter Beteiligung aller Parteien in den kommenden Jahren in den Vordergrund rücken. Der Anteil an qualifizierter Bildungsberatung, der wesentlich über die Ausarbeitung verschiedener Maßnahmen hinausgeht, steigt heute schon beständig an.
* Brigitte Krcmar und Peter Bleidt sind Product Manager bei der Integrata AG in Tübingen.