Kollektoren messen IT-Leistung
Für die Auswahl eines Produkts gingen Ausschreibungsunterlagen mit einem detaillierten Pflichtenheft an vier Lösungsanbieter, von denen drei konkrete Angebote abgaben. Den Zuschlag erhielt das Softwareunternehmen Nicetec. Dessen Lösung "Netinsight" verfügt über Kollektoren, die Leistungen von Trägersystemen direkt messen können. Die technische Performance deckt die Anforderungen in Großprojekten hinreichend ab. Außerdem beinhaltet die Lösung ein grafisches Tool, mit dem sich Geschäftsregeln einfach und ohne externen Support abbilden lassen.
Nach der Produktentscheidung bildeten Experten von BASF IT Services und Nicetec gemeinsam ein Projektteam, das zunächst die aktuellen Stammdaten abglich. Dabei musste die Historisierung der Daten mit ihren entsprechenden Hierarchiestufen revisionssicher organisiert werden. Ein weiterer Meilenstein für die nutzungsabhängige Abrechnung war die exakte Erfassung der Systeme und Leistungen. Dafür mussten die Kollektorsysteme über spezifische Schnittstellen an die Trägersysteme angekoppelt und Vergleichswerte für die Qualitätssicherung erarbeitet werden.
In einem weiteren Schritt erfasste das Projektteam sämtliche Geschäftsregeln in den Service Delivery Units und implementierte sie im System. Diese Geschäftsregeln geben konkret vor, welcher Kostenstelle und in welchem Umfang eine gemessene Leistung zuzuordnen ist. Mit diesem Schritt ging das Spezialwissen von Mitarbeitern über Ausnahmefälle und Sonderregelungen in das Regelwerk ein - eine wichtige Voraussetzung, um die Abrechnungsprozesse mit einem deutlich höheren Automatisierungsgrad ablaufen lassen zu können.
Abrechnungssysteme integriert
Im letzten Schritt galt es, die vom SAP-System gemeldeten vertrags- und kostenrelevanten Informationen in das Regelwerk einzuarbeiten, zu fakturieren und gemeinsam mit den gemessenen Volumina und vorgegebenen Parametern an das SAP-Modul für die Rechnungserstellung weiterzugeben. Dabei durchläuft die Abrechnung eine festgelegte Abnahmeprozedur, die erfassten Datensätze werden den zuständigen Verantwortlichen auf der Kundenseite via Intranet-Portal zur Prüfung zugestellt.
Für die verantwortliche Projektleiterin Marion Gropp von BASF IT Services war die gute Zusammenarbeit im gemischten Projektteam eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg. Trotz des kurzen Zeitrahmens erreichte das Team das Ziel: die zentrale Accounting-Plattform konnte zum Jahresbeginn eingeführt werden.
Genauere Kostenprognose
Die Erwartungen an die zentrale Abrechnungsplattform haben sich laut IT-Director Falck erfüllt. Die Altsysteme sind abgelöst, wodurch sich unter anderem Einsparungen bei Pflege und Wartung erzielen ließen. Darüber hinaus bietet die neue Abrechnungsplattform die Option, aus den Daten des Vertrags-Managements und der Leistungsabnahme Prognosen zu erstellen und somit Abweichungen vom Soll-Zustand vorhersagen. So kann frühzeitig gegengesteuert werden, wenn Budgetüberschreitungen drohen.