Da die Baeko-Gruppe bereits seit einiger Zeit den Bestellverkehr mit der Baeko-Zentrale Nord auf Basis des Uebertragungsformats Sedas, dem EDI-Regelwerk der Konsumgueterindustrie abgewickelt hatte, war eine Realisierung des Nachrichtentyps "Orders" unter Edifact in kurzer Zeit moeglich. Im August 1995 installierte die Firma Seeburger Unternehmensberatung GmbH, Bretten, bei den Baeko-Filialen das EDI-System "Winelke".

Diese Loesung besteht aus zwei Bausteinen: dem Kommunikations- und dem Konvertierungssystem. Fuer die Kommunikation lassen sich unterschiedliche Protokolle einsetzen; sie kann Punkt zu Punkt oder ueber eine Mailbox erfolgen. Baeko entschied sich fuer die Mailbox-Loesung der Telebox.400, um die Anbindung der Kunden und Lieferanten ueber Edifact anbieten zu koennen.

Das Konvertierungssystem arbeitet im Zusammenspiel mit dem Kommunikationssystem. Es uebernimmt dabei die Aufgabe der Umsetzung beziehungsweise Erzeugung der Dateien nach Norm. Tabellengesteuert lassen sich individuelle Umsetzvorschriften aus den verschiedenen Edifact-Nachrichten in Inhouse-Strukturen erstellen und gezielt zur Umsetzung der Daten ansprechen.

Baeko hat gleich zu Beginn eine abgesprochene Umsetzvorschrift fuer den Nachrichtentyp "Orders" eingerichtet. Seit September 1995 empfaengt die Zentrale Nord den groessten Teil ihrer Auftraege im Edifact-Format, da die meisten der angeschlossenen Lokalgenossenschaften ebenfalls das Warenwirtschaftssystem "BaekoS" einsetzen. In diesem Teilbereich des Geschaeftsverkehrs hat das Unternehmen sein Ziel, die Qualitaet des Datenaustauschs innerhalb der Gruppe zu optimieren, erreicht.

Voraussetzung fuer einen reibungslosen Datenverkehr ist jedoch, dass die Artikelstammdaten in bezug auf die zu uebertragenden Informationen aufeinander abgestimmt sind. Da sich im Baecker- und Konditorenhandwerk die EAN (European Article Numeration) als Identifikationskriterium fuer einen Artikel noch nicht durchgesetzt hat, ist die Software so ausgerichtet, dass sich alternativ auch die lieferanteninternen Artikelnummern uebertragen lassen. Durch diese Option ist es vielen zusaetzlichen Lieferanten moeglich, am Edifact-Datenaustausch teilzunehmen. Eine spaetere Umstellung auf EAN ist problemlos.

Der Geschaeftsdatentransfer per Edifact befindet sich in Deutschland noch in den Anfaengen. Viele Firmen wickeln ihren Informationsaustausch ueber das Uebertragungsformat Sedas ab. Durch die zunehmende weltweite Vernetzung sind jedoch immer mehr Unternehmen gezwungen, sich von dem in der Vergangenheit bewaehrten Format zu trennen.

Seit Anfang 1996 arbeitet die Baeko-Zentrale Nord mit ihren Softwarepartnern an der Realisierung der zweiten Stufe ihres EDI- Konzepts, dem Nachrichtentyp Invoic. Man unterscheidet zwischen den zwei Rechnungsarten Lagerrechnung und Streckenrechnung.

Anhand einer EDI-Checkliste und den organisatorischen Anforderungen der Rechnungsarten wird gemeinsam die Inhouse- Schnittstelle erarbeitet. Spezielle Wuensche wie, dass bei den per Edifact uebertragenen Lagerrechnungen eine automatische Rechnungseingangskontrolle erfolgen soll, werden definiert und die Anforderungen hierzu festgelegt.

Fuer die automatische Rechnungseingangskontrolle ist es beispielsweise erforderlich, dass der Lieferant in seinem Datensatz Angaben ueber den Ursprung des Geschaeftsvorgangs, also ueber die Bestellung der Baeko macht. Rechnungen werden erst zur Regulierung freigegeben, wenn sich bei dieser Pruefung keine Differenzen in der Menge oder im Wert ergeben.

Tabellengesteuert werden die Inhouse-zu-Edifact-Schnittstellen im "Edwin", dem Werkzeug fuer den EDI-Designer hinterlegt. Anschliessend wird die Zuordnung, das heisst die Verknuepfungsregel der Quell- und Zielstrukturen, im Edwin unter "Zuordnungen" definiert. Eine Zuordnung ist notwendig, damit der Konverter die gewuenschte Formatkonvertierung durchfuehren kann. In der Zuordnung ist detailliert hinterlegt, welche Datensaetze und Datenfelder der Eingangsnachricht welchen entsprechenden Rubriken der Zielnachricht zugewiesen werden.

Die Erstellung individueller Tabellen fuehrt gezielt zu den gewuenschten Formaten, ohne dass sich die Inhouse-Anwendung mit den speziellen Edifact-Normierungen und Syntaxregeln auseinandersetzen muss. Somit passt sich das EDI-System an die internen Systembedingungen an, jeder Teilnehmer realisiert im Projekt seine Aufgabe - und das mit groesster Effizienz.

Ein erhebliches Rationalisierungspotential liegt in der Streckenrechnung. Grundlage hierfuer ist eine Warenbelieferung des Baeckers direkt durch den Lieferanten, mit dem er ueber die Baeko eine Regulierung vereinbart hat. Um eine eindeutige Identifikation und Zuordnung des Kunden zu gewaehrleisten, hat die Gruppe mit der Centrale fuer Coorganisation (CCG) in Koeln vereinbart, fuer alle bundesdeutschen Backbetriebe ILN-Nummern zu vergeben.

Fuer den Einzugsbereich der Baeko-Zentrale Nord sind diese Arbeiten bereits abgeschlossen. Unabdingbare Voraussetzung sowohl fuer die Baekos als auch die Lieferanten, die diesen Geschaeftsdatenbereich ueber Edifact abwickeln wollen, ist die praezise Pflege und Ergaenzung der Kundenstammdaten hinsichtlich dieser eindeutigen Kundenzuordnung.

Parallel zu der Realisierung des Nachrichtentyps Invoic wird bei der Baeko-Zentrale Nord der Typ Sales Data Report entwickelt, um mit Kunden und Lieferanten bestimmte Geschaeftsdaten auszutauschen. Weitere Nachrichtentypen werden im Laufe der Zeit folgen. Die Baeko-Zentrale Nord und die ihr angeschlossenen Genossenschaften sind sicher, mit dieser standardisierten, aber flexiblen Form des Austauschs und der Verarbeitung von Geschaeftsdaten fuer kuenftige Aufgaben gewappnet zu sein.

Unternehmensprofil: Die Baeko-Gruppe

Die Baeko-Zentrale Nord ist mit einem Umsatzvolumen von 830 Millionen Mark im vergangenen Jahr die zweitgroesste von insgesamt vier Landeszentralen in der Baeko-Gruppe. Das Einzugsgebiet der Zentrale Nord umfasst die Bundeslaender Schleswig-Holstein, Mecklenburg-Vorpommern, Berlin, Brandenburg, Hamburg, Bremen, Niedersachsen, Teile von Sachsen-Anhalt, Thueringen, Sachsen, Hessen und Nordrhein-Westfalen.

Ueber die angegliederten Lokalgenossenschaften werden rund 7000 Baeckereien und Konditoreien mit einem umfangreichen Sortiment betreut, das von Backrohstoffen, Verpackungsmaterialien, Handelswaren bis hin zu Backstubeneinrichtungen reicht.

Die Leistungen der Baeko-Zentrale Nord fuer das Baecker- und Konditorenhandwerk beschraenken sich nicht ausschliesslich auf den zentralen Einkauf, Lagerhaltung sowie Zentralregulierung. Zunehmend fungiert sie auch als Informationszentrale, in der die neuesten Informationen von aussen zusammenlaufen und an die angeschlossenen Genossenschaften sowie ihre Mitglieder weitergegeben werden.

Kurz & buendig

Nicht nur bei den ganz grossen Konzernen aus Industrie und Handel mit ihren weitreichenden internationalen Geschaeftsverbindungen sind Kommunikationsstandards ein zentraler Aspekt oekonomischen Handelns. Dass Edifact die Moeglichkeit bietet, recht flexibel unternehmenseigene Strukturen nachzubilden, macht das Regelwerk auch fuer Unternehmen interessant, deren DV und Kommunikationsverbindungen aus eher bescheideneren Ansaetzen entstanden und staendig im Umbruch sind. Das EDI-System laesst sich relativ leicht an die internen Systemvoraussetzungen anpassen. Es verlangt aber eine praezise Pflege und Aufmerksamkeit bei Aufbau und Erweiterung.

*Heinz Juergen Boesch ist DV-Leiter der Baeko-Zentrale Nord in Rellingen bei Hamburg.