In Zeiten mobiler Mitarbeiter und virtueller Teams spielt Filesharing eine zentrale Rolle. Gerade international agierende Unternehmen sind darauf angewiesen, dass Informationen zu jeder Zeit zirkulieren. Das Problem: Falls Mitarbeitern keine Lösung für den sicheren Datentransfer zu Verfügung steht, greifen sie auch auf gängige kostenlose Angebote wie Dropbox zurück. Aus Sicht der IT-Abteilung ist dies ein Schreckensszenario. Schließlich entspricht das Sicherheitsniveau dieser Tools nicht den Standards, die für sensible Firmen- und Kundendaten angebracht wären.

Einen sicheren Filesharing-Service permanent aufrechtzuerhalten und auch den Austausch sehr großer Dateien zu ermöglichen, kann für die IT-Infrastruktur allerdings zu einer echten Herausforderung werden. Diese Erfahrung machte auch das österreichische Unternehmen AVL, ein Spezialist für Antriebssysteme.

Anforderung: 70 GB große Dateien sicher teilen

Mit mehr als 6650 Mitarbeitern in 45 Ländern ist AVL das größte, private Unternehmen für die Entwicklung, die Simulation und das Prüfen von Antriebssystemen. Neben den internen Anwendern benötigen auch rund 3000 externe Projektmitarbeiter permanent sicheren Zugang zu aktuellen Informationen aus der Entwicklung. Zu den Design- und Prüfprozessen bei AVL gehört unter anderem der Einsatz von Motorsimulatoren, die Modelle und Videodateien in einer Größenordnung von 60 bis 70 GB generieren. Das ist ein Umfang, den die meisten Online-Content-Management-Systeme nicht unterstützen können.

Als weitere Herausforderung erwies sich, dass sich die bei AVL gespeicherten Datenmengen alle zwei bis drei Jahre verdoppeln. Es war also entscheidend, eine Plattform zu finden, die sowohl das gemeinsame Nutzen riesiger Mengen von Content, als auch sehr große Dateien bewältigen kann.

Sharepoint basiertes Extranet stößt an seine Grenzen

Um Daten sicher mit Kunden, Partnern und Lieferanten austauschen zu können, hatte AVL zuvor ein auf Sharepoint basierendes Extranet erstellt. Dies hatte jedoch ein Dateigrößenlimit von zwei GB. Zudem hielt die zugrunde liegende Komplexität das IT-Team von AVL davon ab, den Benutzern Optionen für die Selbstverwaltung anzubieten. Das wiederum führte zu wochenlangen Verzögerungen bei der Bearbeitung von Projekten.

Als schließlich eine der AVL-Niederlassungen mit dem Einsatz von Box begann, intensivierte das Unternehmen seine Suche nach einer sicheren Private-Cloud-Alternative, die Security- und Compliance-Risiken reduzieren könnte. "Wir entschieden, dass wir Experten für den sicheren Datenaustausch zwischen verschiedenen Speicherorten finden mussten", so Thomas Fischer, Spezialist für die IT-Infrastruktur-Analyse und bei AVL für das User Management und den externen Datenzugriff verantwortlich, im Gespräch mit der COMPUTERWOCHE: "Überall dort, wo wir hinschauten, tauchte Accellion als Antwort auf."

Private Cloud-Lösung gibt AVL Kontrolle über die Geschäftsdaten

Nach Darstellung von Fischer erfüllte die Lösung von Accellion die Kriterien von AVL sowohl in Bezug auf Mobilität wie auch auf Sicherheit. Zudem ließ sie sich mit bestehenden Microsoft-Applikationen wie Sharepoint und Outlook integrieren. Mitarbeiter können beispielsweise nicht nur über ihre mobilen Endgeräte auf Inhalte zugreifen, sondern auch über eine Mobile App auf jedem Device Office-Dokumente in einem abgesicherten Daten-Container bearbeiten. Aus Sicherheitsgründen stellten die IT-Verantwortlichen zudem die Bedingung, dass die Lösung den Einsatz von LDAP-Zugriff und Microsoft Active Directory authentifizieren sollte. So ist es möglich, für äußerst kritische Projekte eine optionale 2-Faktor-Authentifizierung zu implementieren.

Auch sonst AVL auf Nummer Sicher und schloss eine Public Cloud-Lösung von vornherein aus. Die Verantwortlichen entschieden sich stattdessen für eine Inhouse-Private-Cloud-Implementierung. Dabei stehen die wichtigsten Server bei AVL in Österreich. Außerdem sind weitere Server in Tokio sowie in Plymouth, Michigan, installiert. Zwischen diesen drei Standorten werden sämtliche Daten automatisch repliziert.

Wie IT-Mann Fischer berichtete, war die Accellion-Lösung bereits in der Pilotphase ein Erfolg. Die Testanwender mussten sogar abgehalten werden, weitere User hinzuzufügen, noch bevor die Lösung überhaupt vollständig implementiert war, erinnert er sich. Nach dem Rollout an alle AVL-Mitarbeiter sei Accellion dort innerhalb weniger Wochen zum festen Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe geworden.

Die Mitarbeiter hatten sich zudem einen Weg gewünscht, über Mobiltelefone und ohne VPN auf Inhalte zugreifen zu können. Mit der Accellion App ist dies möglich und die Benutzer begannen rasch, diese Applikationen zu nutzen, um mit internen und externen Partnern zusammenzuarbeiten.

"Accellion macht alles, was wir brauchen und trägt unser Geschäftsmodell und unsere Workflow-Prozesse perfekt", resümiert Fischer.