Dem Schuster werden die schlechtesten Schuhe und den DV-Planern die schlechtesten DV-Pläne nachgesagt. Zu Unrecht natürlich, zumindest was die Zunft der Programme-Macher angeht. Kann doch jeder, oder fast jeder, EDV-Mensch auf seine Planungs- und Realisierungs-Dokumentation verweisen. Aber Undank ist nun einmal der Welt Lohn: Warum machen sie oft so unzufriedene und ungläubige Gesichter, diese EDV-Fremden aus Fachabteilungen, Revision oder Datenschutz? Haben wir noch nicht genug Datenfluß- und Programmablaufpläne vorgelegt; haben wir etwa die Data-Division nicht schön genug kommentiert?
Der System-Macher sollte "böse" Miene zum "guten" Spiel machen, sonst bleibt er System-Planer. Und so sucht man in der Zunft immer wieder nach Möglichkeiten, die vorzulegenden Pläne, die zu realisierenden Lösungen noch besser, einfacher und verständlicher darzustellen.
Ein wichtiges Darstellungshilfsmittel, die Datentabellentechnik, wird noch immer sehr wenig genutzt. Dabei bietet ihre Anwendung bei vielen Abstimm- und Dokumentationsaufgaben wesentliche Hilfe, wie diese AVE-Tabelle (AVE = Ausgabe, Verarbeitung, Eingabe), die als Unterlage für ein Gespräch zwischen Datenschutzbeauftragten und DV-Organisator zusammengestellt wurde:
Mit Hilfe dieser AVE-Tabelle konnte in wenigen Stunden ein Problem gelöst werden, an dem vorher tagelang herumdiskutiert worden war.
Der Datenschutzbeauftragte fordert:
- Die nach Stufe 2 klassifizierten Daten dürfen nur den nach Schlüssel A und B klassifizierten Personen zugängig sein.
- Die nach Stufe 3 klassifizierten Daten dürfen nur den nach Schlüssel A klassifizierten Personen zugängig sein.
Der DV-Organisator wünscht:
- Die nach Stufe 1 klassifizierten Daten sollen ohne Schwierigkeiten allen in der Datenverarbeitung Beschäftigten zugängig sein, damit allgemeine Routinearbeiten (Drucken von Adreßaufklebern für Rundschreiben etc.) nicht unnötig behindert werden.
Das installierte Datenverarbeitungssystem bietet keine ausreichende Möglichkeit, einzelne Felder innerhalb der Dateien mittels eines Klassifikationsschlüssels zu sperren. Der Datenschutz kann nur dadurch sichergestellt werden, daß die schutzbedürftigen Daten in gesonderten Dateien gespeichert werden.
Als Berechnungsergebnis einigt man sich auf eine Neugliederung der vorgesehenen Eingabedateien:
E1 = Allgemeine Personaldatei (alle nicht schutzbedürftigen Daten)
E2 = Vertrauliche Personaldatei (alle nach Stufe 2 klassifizierten Daten)
E3 = Datei für besonders schutzbedürftige Personaldaten (alle nach Stufe 3 klassifizierten Daten)
Das Ergebnis wird in einer zweiten korrigierten AVE-Tabelle festgehalten. Außerdem stellt die DV-Organisation eine EVA-Tabelle (EVA = Eingabe, Verarbeitung, Ausgabe) zusammen, die den Datenfluß aller der Programme detailliert wiedergibt, in denen Personaldaten verarbeitet werden, und die deshalb für den Datenschutzbeauftragten von besonderem Interesse sind.
Die bisherigen positiven Erfahrungen mit den genannten Darstellungs-Hilfsmitteln berechtigen zu der Empfehlung, der Datentabellentechnik etwas mehr Aufmerksamkeit zu schenken.
* Dr. Claus Jordan ist freier Mitarbeiter des Integrata Trainingszentrums in Tübingen, an dem er vom 23. bis 25. Januar 1978 auch das Seminar "Datentabellen technik" halten wird.