Projektbeschreibung: Für ein Unternehmen mit mehreren internationalen Landesgesellschaften und Standorten sollte das Erstellen von Verträgen für neue Mitarbeiter auf einer komfortablen und bereits vertrauten Benutzeroberfläche automatisiert werden. Im Sinne einer hohen Prozesstransparenz galt es, eine einfache Überwachung sowie ein hierarchisches und durchgängiges Berechtigungskonzept umzusetzen. Das Ziel der Prozessautomatisierung im Bewerbermanagement war es, Durchlaufzeiten zu reduzieren und damit Absagen hochwertiger Kandidaten aufgrund zu langer Reaktionszeiten vorzubeugen. Dazu sollten klare Verantwortlichkeiten und eine hohe Transparenz im gesamten Prozessverlauf geschaffen werden. Eine Steigerung der Datenqualität wurde ebenso wie die Senkung manueller Bearbeitungsaufwände angestrebt.
Urheber/Partner: Campana & Schott, Frankfurt am Main
Eingesetzte Technik: Microsoft Office SharePoint Server und Microsoft Office
Aufwand:
Prozess- und IT-Assessment inklusive Bewertung der Ist-Situation und Ableitung von Verbesserungspotenzialen;
Definition und Abstimmung der Soll-Prozesse, Zuordnung der Prozesse zu IT-Systemen;
detaillierte Prozessmodellierung und Ausarbeitung eines fachlichen und technischen Lösungskonzepts.
Nutzen und Ergebnis:
Mittels des eingeführten Systems wurden kürzere Prozessdurchlaufzeiten erreicht: Aktivitäten werden rollenspezifisch zugewiesen und verfolgt, wodurch Überschreitungen vereinbarter Reaktionszeiten sichtbar werden. Die vollständige Prozesstransparenz erhöhte die Prozessqualität: Ein Überblick über den gesamten Bewerber-Pool wurde, untergliedert nach den einzelnen Prozessphasen, automatisch verfügbar. KPIs des Prozesses sind jetzt ausweisbar.
Die Kosten des Bewerbungs-Managements sind erheblich gesunken: Manuelle Bearbeitungsaufwände entfallen, es wurden eine bedarfsgerechte Informationsversorgung, eine vertraute Bedienung sowie eine hohe Benutzerergonomie erreicht.