KASSEL (pi) - 6300 Belege im Durchschnitt, an Spitzentagen bis zu 8500, - fallen in der Stadtsparkasse Kassel tagtäglich an, werden bearbeitet, verbucht und mit dem Leitwegvermerk versehen weitergegeben. Das Geldinstitut wird in diesem Jahr auf eine Bilanzsumme von rund 1,8 Milliarden Mark kommen. Das zunehmende Volumen in der Belegverarbeitung machte es notwendig, die dafür bestehende Organisation zu überdenken.
Für eine rationelle Bearbeitung eingegangener Belege wurden von der Betriebsorganisation exakte Zielvorstellungen ausgearbeitet. Diese Ziele sollten mit einem neu zu installierenden elektronischen System erreicht, wenn möglich sogar übertroffen werden.
Ein Test mit dem Belegcodier- und -sortiersystem NCR 7750 lief Anfang September 1979 an. Ab Januar 1980 wurden zwei gekaufte NCR-Systeme eingesetzt. Die Installation beider Systeme und die dadurch erforderlichen organisatorischen Veränderungen brachten - so die Kasseler- keine wesentlichen Probleme. Auch die Einarbeitung von drei Mitarbeiterinnen verlief nahtlos. Zwei Bedienungskräfte arbeiten ständig an den beiden Systemen. Eine weitere Kraft steht dann zur Verfügung, wenn Bedarf gegeben ist.
Erfahrungsaustausch
Die Stadtsparkasse Kassel stellt ihre Problemlösung auf dem Gebiet der Codierung und dem Sortieren von Belegen gerne als Erfahrungswert anderen Sparkassenorganisationen zur Verfügung. Das Angebot wird auch genutzt. "Viele Kollegen haben unsere Systeme studiert", sagt der Leiter des Betriebsbereiches, Günter Stamm.
Erfahrungen werden auch mit dem Hessischen Sparkassenverband ausgetauscht. "Denn", so Stamm, "eigentlich haben alle das gleiche Problem: Rationalisierung der Belegbearbeitung."
Die Organisationsform in der Belegbearbeitung sieht folgendermaßen aus: Die Ausgänge werden durch das System NCR 7750 codiert, indossiert und nach Leitwegen sortiert. Vorgeschaltet ist die Ausgangsbearbeitung der eigenen Belege mit Terminals oder Datenerfassunsgeräten. Das System separiert den Eilverkehr, codiert die Summenbelege, Gegenwerte und druckt die Ausgangsverzeichnisse.
Bei diesem Arbeitsablauf werden die Ausgänge zwangsweise mit den von der Datenerfassung gelieferten Vorprimanoten abgestimmt (Online-Abstimmung). Die Summen für die Sammelbuchungen auf den Verrechnungskonten liefert das System bei jedem Fachabschluß mit der Tagessummierung.
In einem Arbeitsgang druckt das System die Ursprungsprimanoten (Grundbuch) und die Vorprimanoten für die separate Erfassung der eigenen Belege. Zusätzlich werden die Ausgänge codiert, indossiert und nach Leitwegen sortiert.
Die bisher doppelten Arbeitsgänge, wie Bearbeiten der Belege mit Scheckabrechner, manuelle Kontrolle, Aufrechnung und Sortierung des Beleggutes oder Bearbeiten der codierpflichtigen Belege mit Codiermaschinen werden mit der NCR 7750 zusammengefaßt.
Die beiden Systeme, die bei der Stadtsparkasse Kassel arbeiten, sind mit zwölf Sortierflächen ausgelegt Nach Bearbeitung der Belege werden diese programmgesteuert in die Sortierfächer abgelegt. Das einzelne Fach wird durch die Eingabe des Leitweges auf der Tastatur angewählt Jedes Belegfach kann maximal 300 Belege aufnehmen. Eine Instruktionen zeige informiert die Bedienungskraft wenn ein Fach 250 Belege beinhaltet. u diese Weise können stündlich bis zu 5000 Belege sortiert werden.
Die Stadtsparkasse Kassel arbeitet mit folgender Sortierfächereinteilung:
eigene Konten/interne Belege, Bezirksverkehr, Abrechnungsstelle am Platze, Schnellverkehr, Fernverkehr, Postscheck, Landeszentralbank codierter Fernverkehr, Landeszentralbank alle übrigen Belege, Eilverkehr, Blitzgiro und elektronischer Zahlungsverkehr für individuelle Überweisungen (EZÜ), voll codierte Belege sowie Gegensummen. Als sehr vorteilhaft wird die durch das System gegebene eindeutige Fehlerstelleneingrenzung gewertet: "Die elektronische Belegcodierung und -sortierung brachte uns eindeutige organisatorische Vorteile und einen hohen Rationalisierungseffekt", stellt Stamm zusammenfassend fest.