Nachdem es bereits Word, Excel und PowerPoint für das iPhone und iPad als Apps gab, schloss Microsoft Anfang 2015 mit dem Outlook für iOS die noch fehlende Lücke. Zuvor mussten sich iOS-Anwender mit den Mail-Apps OWA für iPhone und OWA für iPad zufrieden geben, die aber nur für Office-365-Abonennten nutzbar sind. Die Universal-App Outlook für iOS (geeignet für iPhone, iPad und Apple Watch) hat diese Einschränkung nicht mehr. Outlook funktioniert mit Microsoft Exchange, Office 365, Outlook.com, iCloud, Gmail und Yahoo Mail.

Outlook für iOS basiert auf der App von Acompli, die Microsoft Ende 2014 zugekauft hatte. Außerdem integrierte Microsoft in einem Design-Update im Herbst 2015 wesentliche Teile der zuvor übernommenen Kalender-App Sunrise und stellte die beliebte Anwendung selbst ein.

Neben der Unterstützung diverser Accounts vereint Outlook für iOS wie von den Desktop-Versionen gewohnt E-Mail, Kalender und Kontakte in einem Programm. Die Einrichtung der App beim ersten Start ist sehr einfach. Wie beim Anlegen eines neuen Accounts unter iOS direkt werden nun in der Outlook-App die Daten eingegeben. Selbstverständlich lässt sich die Outlook-App parallel zu den Apple-Apps Mail und Kalender betreiben.

Outlook zeigt wichtige Mails gesondert an

Auf dem iPad und dem iPhone 6/6s/7 Plus (in der vertikalen Ansicht) zeigt sich Outlook nach dem Start in der gewohnten zweigeteilten Darstellung. Links ist der Eingang der Nachrichten; hier werden standardmäßig alle Konten abgebildet. Einzelne Konten oder Ordner lassen sich per Fingertipp bei Bedarf schnell auswählen. Rechts zeigt Outlook den Inhalt der ausgewählten Mail an. Auffällig bei Outlook sind direkt über dem linken Posteingang die Schaltflächen Relevant, Sonstige und Filter.

Ist Relevant gewählt, so zeigt Outlook nur die wichtigen E-Mails im Posteingang an. Die übrigen Nachrichten finden sich unter Sonstige. Im Test landeten hier primär dann Newsletter und Nachrichten mit Kaufangeboten oder auch sehr Produkt-lastige Pressemeldungen. Wer die Unterteilung in Relevant und Sonstige nicht will, kann das Feature in den Einstellungen der App auch deaktivieren.

E-Mails, die man nicht gleich bearbeitet, geraten gerne schnell in Vergessenheit. Dem will Microsoft mit dem Feature Planen entgegenwirken. Mittels eines Wisches nach rechts kann man sich Nachrichten zu einem späteren Zeitpunkt erneut im Posteingang anzeigen lassen. Vordefiniert stehen Später heute, Heute Abend, Morgen, Dieses Wochenende oder Nächste Woche zur Auswahl. Alternativ kann man auch noch eine Uhrzeit für die Wiedervorlage auswählen.

Die Wischgesten nach links und rechts auf eine Mail können vom Anwender auch konfiguriert werden. Es gibt die Optionen Löschen, Archivieren, Markieren gelesen, Verschieben, Kennzeichnen, Planen sowie Lesen & Archivieren.

QuickFilter für schnelles Finden

Wird oben im Posteingang auf das Feature Filter erstmals getippt, blendet Outlook die Optionen Ungelesen, Mit Flagge und Anlagen ein. Wählt man nun beispielsweise Ungelesen, zeigt Outlook alle entsprechenden Mails an. Filter merkt sich diese Einstellung, die sich aber jederzeit umkonfigurieren lässt.

Anhänge bequem verwalten

Wer viel mit Anhängen arbeitet, den erfreut bei Outlook für iOS die in der unteren Navigationsleiste wählbare Funktion Dateien. Hier zeigt die App von allen E-Mail-Accounts die Anhänge gleich in einer Vorschau an; beispielsweise Bilder, Dokumente, PDFs.

Bei jedem Anhang gibt es die Optionen Speichern und E-Mail (neue Mail mit dem Anhang öffnet sich). Beim Speichern kann der Anhang in einem Cloud-Dienst abgelegt werden. Hier unterstützt Outlook die Dienste OneDrive, Dropbox und Google Drive. Außerdem können Dateien in der App natürlich über die Apple-interne Funktion weitergeleitet oder abgespeichert werden.

Outlook mit Kalender-Integration

Sehr praktisch ist die Möglichkeit, beim Schreiben einer E-Mail gleich die verfügbaren Zeiten für ein anzuberaumendes Meeting mitzuschicken. Hierfür tippt man rechts oben direkt über der Tastatur auf das "+" Symbol und es kommt ein Fenster mit Verfügbarkeit senden. Beim Tipp darauf öffnet sich der Kalender von Outlook und es lassen sich per Finger mehrere freie Zeitslots auswählen. Diese werden dann übersichtlich in die E-Mail eingefügt.

Die Integration des Kalenders in der Outlook-App ist so gesehen natürlich ein Vorteil im Vergleich zu den getrennten Apple-Apps Mail und Kalender. Beim Schreiben einer Mail kann auch gleich eine Outlook-Einladung eingefügt werden. Hierzu tippt man in der Mail ebenfalls auf das "+" Symbol oberhalb der Tastatur und wählt dann Einladung senden. Hierauf öffnet sich dann der Kalender und das Ereignis lässt sich erstellen. Auf diese Weise kann man auch beim Schreiben einer E-Mail schnell mal so in den Kalender von Outlook schauen.

Im Abschnitt Kalender (erreichbar über die untere Navigationsleiste) gibt es die wählbaren Darstellungen Terminplan, Tag und Woche. Bei Terminplan zeigt Outlook unter einer einfachen Monatsansicht (Tage mit Terminen sind mit einem Punkt markiert) alle Ereignisse chronologisch untereinander an. In der iPhone-Variante gibt es aus Platzgründen die Darstellungen Agenda, Tag und 3 Tage. Die Agenda entspricht dabei im Prinzip dem Terminplan mit seiner chronologischen Liste, allerdings werden mangels Platz in der einfachen Übersicht nur zwei Wochen dargestellt.

Schöner planen dank Sunrise-Symbolen

Nett und bei einem vollen Terminplan auch praktisch sind die neuen Symbole, die Microsoft von Sunrise übernommen und in die Kalenderfunktion von Outlook für iOS integriert hat. Verwendet man bei Kalendereinträgen Begriffe wie Fitness, Reise, Urlaub oder Business, fügt das Programm automatisch in der Terminplan/Agenda-Ansicht (mehr oder weniger) passende Symbole ein, also etwa eine Hantel, einen Koffer, eine Palme oder ein Hemd mit Krawatte.

Schneller Zugriff auf verwendete Kontakte

Ebenfalls in der unteren Hauptnavigation von Outlook findet sich der Punkt Personen. Hier listet die App alle Kontakte auf, mit denen sich der Anwender innerhalb Outlooks zuletzt unterhalten hat. Tippt man eine Person an, so zeigt die App in vier Reitern Info, E-Mail, Termine und Dateien spezifische Informationen zu dem Kontakt an. So erhält man unter Info Details wie Büro-Telefonnummer und Zimmernummer. Unter E-Mails werden logischerweise chronologisch alle E-Mails mit dem Kontakt angezeigt. Das Gleiche gilt für Termine und Dateien dieser Person. Zusätzlich kann unter der Ansicht Personen gleich eine neue E-Mail an den entsprechenden Kontakt geöffnet werden. Auf dem iPhone lassen sich entsprechend Anrufe an die angegebene Telefonnummer initiieren.

Fazit: Eine gute Alternative

Microsoft ist mit Outlook für iOS eine einfach bedienbare App gelungen. Gut gefallen die Funktion zum Versenden freier Terminslots sowie die Möglichkeit, sich Mails zu einem späteren Zeitpunkt wieder anzeigen zu lassen. Vermisst werden dagegen die verschiedenen Postfächer, mit denen man sonst auf dem Rechner oder in der nativen Mail-App von Apple arbeitet.

Die Kalender-Integration bietet gerade mit den Terminslots und dem Versenden von Meetings Vorteile. Erfreulich ist, dass sich die App in der Bedienung und den Features auf dem iPhone und iPad nicht unterscheiden. Alles in allem ist Outlook für iOS damit unterwegs eine gute Alternative zu den Standard-Apps von Apple, die zudem kostenlos angeboten wird.