Manche Anwenderstorys passen einfach perfekt in den Wettbewerb von Best in Cloud, bei dem es auch - aber nicht nur - um Business-Vorteile oder besonders innovative Cloud-Ansätze geht. Auch die Geschichte des Projekts oder die besondere Ausgangssituation beim Kunden spielt eine wichtige Rolle. So auch beim Projekt "Aus alt mach neu: weclapp begleitet Audio Trade auf seinem Weg in die Cloud", bei dem der Kunde ATR durch Weclapp von einem sehr, sehr alten Warenwirtschaftssystem auf eine moderne, Cloud-basierte SaaS-ERP migriert wurde.

Projekt-Steckbrief

• Finalist: Weclapp GmbH

• Referenzkunde: ATR - Audio Trade GmbH

• Kategorie: Software as a Service (SaaS), Public-Cloud-Projekt

• Projekttitel: Aus alt mach neu: weclapp begleitet Audio Trade auf seinem Weg in die Cloud

• Eingesetzte Produkte: ERP Handel + ERP Dienstleister + Supportpaket

• Zeitraum des Projekts: Sept. 2014 bis März 2015

• Projekt-Phase: Run

• Größe des Projektteams: 10 Personen

• Zusammenfassung: Der Rollout eines SaaS-ERP ist beileibe keine Seltenheit in diesen Tagen. Wird aber ein knapp 30 Jahre altes DOS-Warenwirtschaftssystem abgelöst, wird aus dem Projekt etwas Besonderes. Durch den Einsatz der Weclapp-ERP kann der Händler für Hifi-Produkte künftig auf eine moderne, skalierbare und kosteneffiziente Lösung zurückgreifen.

Das Einsatzszenario

Seit etwa 30 Jahren war das Warenwirtschaftssystem bei ATR, einem Hifi- und Heimkino-Händler aus Mühlheim/ Ruhr, im Einsatz - es stammt damit noch aus der Prä-DOS-Ära. Nicht nur, dass die Lösung in die Jahre gekommen war; auch mit Blick auf die Zukunft bot das Alt-System kaum mehr Aussicht auf Expansion und Skalierung - von der mangelnden Windows-Unterstützung nicht zu reden.

Außerdem stieß man seitens ATRs zunehmend auf Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Ersatzteilen für die ebenfalls in die Jahre gekommene Hardware. Also beschloss man von Seiten der Geschäftsführung der ATR die Einführung einer neuen ERP-Lösung mit integrierter Warenwirtschaft. Die Wahl fiel nach einer Recherche auf die SaaS-Pakete Cloud ERP Handel und Cloud ERP Dienstleistung von Weclapp.

Die Cloud-Lösung

Für die Weclapp-Lösungen sprachen in erster Linie das einfache und übersichtliche UI und die Bedienbarkeit. Die Weclapp-Software basiert auf einer Enterprise-Java-Architektur, die durch den Einsatz fortschrittlicher Web-Technologien auf vielen HTML-Browser-basierten Endgeräten betrieben werden kann. Die Kundenanfragen werden zur besseren Lastverteilung an verschiedene interne Server von Weclapp weitergeleitet, während die Daten in einer zentralen Datenbank mit individuellem Kundenbezug gespeichert werden. Die Adaption der neuen Lösung bei den Mitarbeitern der ATR konnte Weclapp durch die Einrichtung eines parallelen Betriebs der alten neben der neuen Lösung für einen kurzen Testzeitraum erreichen. Inzwischen - das berichtet Weclapp - konnten schon nach wenigen Monaten der Nutzung des Cloud-ERP erste Erfolge bei der Vereinfachung von Workflows und eine gestiegene Transparenz verzeichnet werden.

Zudem konnte der Kundennutzen durch zwei für ATR sehr wichtige kundenspezifische Anpassungen gesteigert werden: Zum einen lässt sich nun im Gegensatz zum Standard-Release der Weclapp-Cloud-ERP die besondere Preisstruktur des Kunden abbilden, zum anderen konnte eine weit zurückreichende Artikelhistorie eingebaut werden. Der Export der Stammdaten aus dem 30 Jahre alten System stellte für das Projektteam eine große Herausforderung da. Um die Daten erfolgreich aus dem alten System zu holen, musste ein externer Entwickler engagiert werden, der die Daten verwertbar zur Verfügung stellen konnte (via Extract-Transform-Load-Prozess). Die Sicherheit der Kundendaten wird dadurch erreicht, dass die Daten ausschließlich in deutschen Datacentern vorgehalten werden und der Betrieb durch ISO27001 zertifiziert ist.

Der Business-Nutzen

Kurz gesagt: Das Weclapp-ERP optimiert für den Händler Arbeitsabläufe, spart Zeit und durch das SaaS-Modell auch Geld. Durch die Einführung der Cloud-ERP stellt sich ATR zudem IT-seitig modern und skalierbar auf - und überspringt nebenher 30 Jahre IT-Geschichte.