Auch in der Gesetzgebung hat die Digitalisierung der Unterlagen Einzug gehalten. Bestes Beispiel ist die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und entsprechende Paragrafen des Umsatzsteuergesetzes bezüglich der elektronischen Rechnung sowie der Abgabe der elektronischen Umsatzsteuervoranmeldung (UstVA). Dazu kommen die elektronische Steuererklärung Elster und Paragraf 87a der Abgabenordnung (AO) zum elektronischen Datenaustausch mit der Finanzverwaltung.

Vielfältig wie die IT-Systeme sind auch die Regularien, etwa die besonderen Aufbewahrungsvorschriften für elektronisch signierte Dokumente, die Anforderungen für Edifact-Daten sowie die Vorgaben der AO/GDPdU bei ausgelagerten, maschinell auswertbaren Daten. Dies sind Beispiele für Vorschriften, die ohne rechtlichen und informationstechnischen Sachverstand kaum eingehalten werden können.

Aktueller Fokus: steuerrelevante Daten

Durch die Änderung der Abgabenordnung wurde den deutschen Finanzbehörden erstmalig ausdrücklich das Recht eingeräumt, im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen direkt auf die Unternehmens-DV und deren Datenbestände zuzugreifen.

Konkret bedeutet dies, dass die Bereitstellung von bisher überwiegend auf Papier oder Mikrofiche vorgehaltenen Unterlagen mit steuerrelevanten Informationen grundsätzlich nicht mehr ausreicht. Vielmehr sollen Unternehmen originär digital entstandene Daten auch in originär digitaler Form vorhalten (siehe Tabelle "Steuerrelevante Daten").