Aufbewahrungspflichten heute und morgen

Thorsten Brand ist Senior-Berater beim Beratungshaus Zöller & Partner aus Sulzbach/Taunus.
Der steuerrelevante Schriftverkehr im Unternehmen unterliegt gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die bei Dokumenten-Management- und E-Mail-Systemen zu berücksichtigen sind.

Hier lesen Sie …

  • welche Aufbewahrungsfristen für welche Schriftstücke einzuhalten sind;

  • wie Unternehmen mit E-Mails verfahren müssen;

  • dass die gesetzlichen Anforderungen viele Fragen aufwerfen, die bis dato nicht eindeutig beantwortet worden sind;

  • was an "Compliance"-Richtlinien auf Firmen zukommt.

Wurden früher Papierdokumente am Posteingang und -ausgang in Ordnern abgelegt, hat mittlerweile die elektronische Archivierung Einzug gehalten. Scanner erfassen die Eingangspost, erkennen den Adressaten und leiten sie weiter. Ausgangsdokumente werden automatisiert aus den kaufmännischen Anwendungen übernommen.

Die Geschäftswelt wird zunehmend digital. Unternehmen erzeugen und empfangen heutzutage aufbewahrungspflichtige Dokumente, Daten und Unterlagen nicht mehr nur in den klassischen kaufmännischen Anwendungssystemen inklusive Nebensystemen wie Reisekostenabrechnung, Fahrtenbuch, Zahlungsverkehr etc., sondern zunehmend auch in Microsoft Office, File-Servern, Mail-Systemen und Websites. Oft ist den Firmen nicht bekannt, dass auch für diese Systeme Aufbewahrungspflichten gelten, die sie bisher ganz selbstverständlich bei den klassischen kaufmännischen Anwendungen angewendet haben.

Die Anzahl der Systeme und Dokumentenformate steigt und damit das Problem der Reproduktionsfähigkeit bei mittel- und längerfristigen Aufbewahrungszeiträumen, wie sie im Handels- und Steuerrecht üblich sind (sechs bis zehn Jahre). Die in der Tabelle "Informationsträger im Firmenumfeld" veranschaulichte Liste an Daten, Unterlagen und Dokumenten ist sicher nicht vollständig, enthält aber typische Informationsträger in einem Unternehmen.