Das papierbasierte Verfahren war in vielerlei Hinsicht unbefriedigend: Die Mitarbeiter wurden mit Informationen überhäuft, die für ihre Aufgaben nicht relevant waren und mussten sich die für ihre Aufgabe wichtigen Kennzahlen erst mühsam aus den Papierstapeln herauszusuchen. Bei Sonderauswertungen mussten sie zunächst eine Anfrage bei den Kollegen aus der IT-Abteilung stellen und dann bis zu fünf Tage auf den gewünschten Report warten. Ein schnelles Reagieren auf aktuelle Ereignisse war damit praktisch unmöglich
„Wir haben nach einer Lösung gesucht, mit der das Top-Management, die Führungskräfte im Außendienst und die Vertriebsmitarbeiter im Innendienst quasi auf Knopfdruck genau die Kennzahlen abrufen können, die sie für ihre Aufgaben benötigen – ohne den Umweg über die IT-Abteilung“, sagt Roland Schäfer, Hauptabteilungsleiter Außendienst Verwaltung der Stuttgarter Lebensversicherung a.G. Dabei war ihm das ausgefeilte Berechtigungskonzept, das jeden Mitarbeiter mit „maßgeschneiderten“ Informationen beliefert, besonders wichtig.
Die Basis der neuen Lösung bildet der SAS Enterprise BI Server. Er wird mit Daten aus der selbstentwickelten operativen Anwendungen und der Mainframe-DB2-Datenbank der Versicherung geladen - etwa 6,5 Gigabyte. „Zur Zeit werden die Daten monatlich erneuert, aber wir werden das in den nächsten Wochen auf eine tägliche Aktualisierung umstellen“, sagt Schäfer. Der Zugriff auf das Informationssystem erfolgt Web-basiert über ein personalisiertes Online-Portal. Die Integration des BI-Servers in die Open-Source-Landschaft mit dem Betriebssystem Linux und dem Web-Browser Mozilla (Firefox) verlief reibungslos.
Das Controlling-System liefert jetzt ein kohärentes und übersichtliches Gesamtbild aller vertriebsrelevanter Aspekte. Vielfältige Möglichkeiten der Informationsaufbereitung und –verteilung erfüllen die unterschiedlichen Informationsbedürfnisse der Anwender und bieten Reporting- und Analysefunktionalitäten jeder Komplexität. Ein ausgefeiltes Metadatenmanagement stellt sicher, dass die Mitarbeiter des Unternehmens mit nur einer Definition der Daten, der Ablage, des Inhalts und der Business-Regeln arbeiten. Das schafft die Basis für eine konsistente Vertriebssteuerung – von detaillierten Umsatzzahlen über das Stornoverhalten der Kunden und die Abschluss- und Betreuungskosten bis hin zur Historie einzelner Vertragsportfolios oder risikobezogenen Informationen. „Wir haben jetzt eine einheitlich Sicht auf die Daten und so detaillierte Auswertungsmöglichkeiten, wie wir uns das vorher kaum vorstellen konnten“, schwärmt Hauptabteilungsleiter Schäfer.
Und zwar, ohne die Dienste der IT-Abteilung in Anspruch zu nehmen: Nach einer ein- bis zweitägigen Schulung können die etwa 150 Mitarbeiter, die das System nutzen, jetzt alle Auswertungen selbst machen. „Alle Beteiligten, vom Sachbearbeiter bis zum Vorstand, können jetzt auch komplexe Anfragen durchführen“, freut sich Schäfer. Die Resonanz auf das BI-Systems ist hervorragend „Wir haben von allen Seiten dickes Lob bekommen, weil dieses Instrument so leistungsfähig und einfach zu bedienen ist.“
Der größte Aufwand steckte in der Abbildung der hierarchischen Vertriebsstruktur der Versicherung: Denn vom den unabhängigen Vermittlern, über den die Stuttgarter ihre Versicherungsprodukte vertreiben, über die Sachbearbeiter, die für einzelne Sparten oder Regionen zuständig sind, bis zu den Führungskräften im Vertrieb und zum Vorstand hat jetzt jeder Beteiligte Zugriff auf genau die Daten seines Verantwortungsbereichs. Selbst die unabhängigen Vermittler haben per Extranet und VPN-Verschlüsselung Zugang zu den Daten des Vertriebssystems. „Das System bringt schon ein Berechtigungskonzept mit; darauf aufbauend haben wir exakt das Baumdiagramm unserer Vertriebsstruktur nachgebildet. Nach dem Einloggen erhält zum Beispiel der für München zuständige Kollege automatisch alle Daten aus dieser Region; der Vertriebsvorstand dagegen bekommt ein Gesamtbild, quasi aus der Vogelperspektive“, erläutert Roland Schäfer.
So profitiert zum einen der Vorstand bei seinen strategischen Entscheidungen von den aktuellen Informationen, zum anderen nutzen die Führungskräfte und Vertriebsmitarbeiter im Außen- und Innendienst die Informationen, um sich ein Bild von der Leistungsfähigkeit der unabhängigen Vermittler zu verschaffen. „Wir können jetzt ohne jeden Zeitverlust erkennen, wo es Handlungsbedarf gibt“, so Roland Schäfer. Der strategische Nutzen - mehr Wissen über die Vertriebsleistungen, fundiertere Entscheidungen, verkürzte Reaktionszeiten – liegt auf der Hand, lässt sich aber nur schwer in Heller und Pfennig umrechnen. Dennoch kann Schäfer auch konkrete Zahlen nennen: „Allein dadurch, dass wir die Reports nicht mehr drucken und verteilen müssen, sparen wir pro Jahr rund 10.000 Euro ein“, sagt er.
Der Hauptabteilungsleiter zieht ein rundum positives Resümee. Dabei sind die Möglichkeiten des Systems noch lange nicht ausgeschöpft und es verwundert nicht, dass die Stuttgarter schon Erweiterungen planen: Neben der täglichen Daten-Aktualisierung, die demnächst aktiv wird, soll das System auch auf Deckungsbeitragsrechnungen sowie Aufgaben in der Produktentwicklung und auf die Haftpflicht und Unfallversicherung ausgeweitet werden.
Die Stuttgarter Lebensversicherung a.G. ist Teil der Stuttgarter Versicherungsgruppe. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen rund 780 Mitarbeiter. Im Vertrieb kooperiert die Unternehmensgruppe mit einer Vielzahl von unabhängigen Vermittlern als Geschäftspartnern. Der Versicherungsbestand lag 2005 bei etwa 17 Milliarden Euro.