Dokumente, E-Mails und Transaktionen

Auf Excel und Word wollen CRM- und ERP-Nutzer nicht verzichten

Daniela Hoffmann ist freie IT-Fachjournalistin in Berlin.
Unternehmen wollen Daten und Funktionen aus ERP- und CRM-Systemen in den Office-Anwendungen nutzbar machen und umgekehrt. Manche stricken hierzu eigene Lösungen.

Nötig wie das tägliche Brot - so lässt sich das Verhältnis von IT-Mannschaften zum Thema Office-Integration wohl am treffendsten beschreiben. In den Verbindungen zwischen ERP, CRM und Office steckt durchaus auch Arbeit. Zwar liefern die Anbieter durchgängig Schnittstellen mit, Maßgeschneidertes ist jedoch nur über Customizing und Makro-Entwicklung möglich - und nicht selten mit langwierigen Basteleien verbunden. Und doch scheint insbesondere Microsoft Excel notwendig wie die Luft zum Atmen. "Wir nutzen Excel, um die Daten anfassen zu können, das ist der einzige Weg", sagt Gerhard Jahn, Controller & Leiter Informationscenter bei der Sonax GmbH & Co. KG.

Beim Autopflegemittel-Anbieter Sonax aus der 450 Mitarbeiter starken Unternehmensgruppe Hoffmann wird der Excel-Knopf oft gedrückt. Die Mitarbeiter können aus dem ERP-System Semiramis von SoftM in Beschaffung, Vertrieb und anderen Bereichen einfach Informationen in Excel ausgeben oder sich in kompakter Form im Portal anzeigen lassen. Das Unternehmen aus Neuburg an der Donau erstellt Lieferantenerklärungen, Prüfzeugnisse oder Serienbriefe mit Daten aus dem ERP-System in Microsoft Word. Die Makros dafür schreibt die IT-Abteilung in Pearl Script oder Visual Basic. Von den Kunden kommen Aufträge im Excel-Format, die ins ERP einfließen. Auf Wunsch werden Informationen über Lagerbestände, Rechnungsauflistungen oder Auftragsaufstellungen im Word- oder Excel-Format an den Kunden geschickt.

Das menschliche Gehirn spricht Excel

Im Hintergrund werden die Daten nächtens aus dem ERP-System geholt, im Staging-Bereich (sozusagen im Treppenhaus) zwischengelagert und dann an das Data Warehouse, Data Marts und Vertriebsinformationssystem verteilt. BI (Business Intelligence) ist für die Neuburger, die ein Olap-Werkzeug (Online Analytical Processing) des Spezialisten Cognos nutzen, wichtig. Gerade hier sieht Jahn den Excel-Bezug als unverzichtbar. "Obwohl wir uns Informationen in mehr als hundert Dimensionen darstellen lassen können, denken Menschen eben in Zeilen und Spalten. Die Zahlenwelt lässt sich mit Excel und den zwei bis drei Dimensionen der Pivot-Tabellen noch am ehesten erschließen", sagt Jahn, der mittlerweile den Versuch, Excel abzulösen, nach eigenem Bekunden aufgegeben hat. Aus dem BI-Werkzeug heraus lassen sich per Excel-Knopf einzelne Dimensionen im Office-Stil darstellen - und so leichter begreifen. Auch als Transportmedium beim Massendatenimport für das ERP-System leistete Excel gute Dienste. Die alten Stammdaten kamen als Flatfiles in Excel an, wurden dort von den Mitarbeitern kontrolliert und verbessert, anschließend als CSV-Datei abgespeichert und als Import in Semiramis übernommen. Eine weitere Verbindung besteht zum Archivierungssystem ELO. In Outlook können Mails per Knopfdruck ins Archiv übergeben werden.