Sehen und gesehen werden geht heutzutage nicht mehr unbedingt mit einem erhoehten Benzinverbrauch einher. Mimik und Gestik bleiben nicht auf der Strecke, aber statt der Humanzellen ueberwinden digitale Impulse geografische Distanz. Die Hilton-Hotels haben die Technik des Video-Conferencing fuer sich adaptiert und bieten sie gleichzeitig ihren Kunden als Service an.

Von Horst-Joachim Hoffmann*

Der Gedanke, Video-Conferencing (VC) einzufuehren, kam dem Hilton- Management in Muenchen vor mehr als einem Jahr, als man ueber eine Ausweitung der angebotenen Dienste nachdachte. Unter dem Slogan "Meeting 2000" bieten mehrere Hotels der Kette einen Tagungsservice, zu dem auch das Bereitstellen der Technik fuer Videokonferenzen gehoert.

Doch es sind nicht nur die Gaeste, die die Technik nutzen. Auch die mittlere und obere Leitungsebene der Hilton-Hotels macht bei ihren woechentlichen Meetings Gebrauch davon. Die Palette der hausinternen Videokonferenz-Schaltungen reicht von Jubilaeumsgruessen von Hotel zu Hotel ueber Budgetbesprechungen bis hin zur Planung gemeinsamer Strategien und der Auswahl zu beschaffender Ausruestung.

"Noch gibt es bei den Erstkunden leichte Beruehrungsaengste und eine gewisse Skepsis vor der technischen Sicherheit der Uebertragung", meint Michaela Strobl, IS-Managerin und DV-Leiterin des Muenchen Park Hilton. Nach den ersten Minuten der Zuschaltung aber kaeme manchmal fast kindliche Begeisterung auf.

"Wir weisen unsere Gaeste auf die Einsatzbreite der Konferenztechnik mit Video hin", erklaert Anette Zierer-Ludwig. Die Moeglichkeiten fuer Meetings, Praesentationen und sogar Pressekonferenzen oder Seminare werden nach Einschaetzung der Regionaldirektorin PR und Marketing-Services vielfach noch nicht erkannt. Dennoch spueren die Hotel-Managerinnen seit Mitte dieses Jahres, dass das Wissen um diese Art der Kommunikation und die Akzeptanz deutlich zunehmen.

Dienstreisen sindseltener geworden

"Wir haben festgestellt, dass unsere Meetings ueber Video- Conferencing im Laufe der Zeit immer effizienter werden", so PR- Managerin Zierer-Ludwig aus der hauseigenen Erfahrung mit der Technik. Man sehe sich oefter und arbeite deshalb zielgerichteter. "Kleinkram wird ueber diesen Kanal schneller erledigt, und zu den seltener gewordenen Meetings mit Anreise stehen nur noch wirklich wichtige gemeinsame Probleme zur Bearbeitung an."

Hilton arbeitet im VC-Bereich mit bis zu drei Euro-ISDN- Basisanschluessen, entsprechend sechs Amtsleitungen. Daran angeschlossen ist ein Sony Trinicom 2000. Gesteuert wird die Videokonferenz ueber eine grafische Benutzeroberflaeche mit einem Pad aehnlich einer Mausbedienung. Das System sei sehr bedienerfreundlich. "Selbst ein Manager, der sich mit dieser Technik ueberhaupt nicht auskennt, kann recht schnell damit umgehen", betont DV-Spezialistin Strobl.

Es sei vorteilhaft, moeglichst mehrere Leitungen fuer eine Verbindung zu nutzen, so Strobl, da das Bild sonst abgehackt wirke. Eine wichtige Funktion sei auch der Lip-Synchroniser, der fuer eine Uebereinstimmung zwischen Lippenbewegung und Ton sorgt: Bei vielen Teilnehmern schaltet sich diese Feinabstimmung automatisch aus. Und wenn gezoomt wird, ist die Uebertragung des Tons schneller als die des Bilds. Das System aber haelt automatisch ueber die Kamerasteuerung den Ton zurueck, bis das zeitsynchrone Bild uebertragen ist. Ohne diese Mittel kaemen bei den Konferenzteilnehmern bereits nach wenigen Minuten Konzentrationsschwierigkeiten und Verwirrung auf.

Der Aufbau der Verbindung zum gewuenschten Partner laeuft fuer alle Leitungen ueber automatische Anwahl aus dem Nummernverzeichnis des Systems oder per manuelle Direkteingabe. Steht das Partnersystem auf Stand-by und wird angewaehlt, so klingelt es wie ein Telefon und zeigt das Bild des Bueros.

Die DV-Leiterin hat allerdings zum Stand-by-Betrieb eine Warnung parat: "Ein unaufgeraeumtes Buero kann dann schon peinlich wirken - und per Zoom hat der anrufende Partner die Moeglichkeit, Flipcharts oder unguenstig gelegene Papiere ueber die zugeschaltete Kamera zu lesen."

Die naemlich steuert jeweils die Gegenseite. Zur Kontrolle des eigenen ausgehenden Bilds ist es daher waehrend einer Konferenz moeglich, im Bildschirm ein Fenster zur Rueckkopplung aufzumachen.

Obwohl sich die Kosten einer Videokonferenz nur aus den Verbindungsgebuehren zusammensetzen, ist Zeit-Management angesagt, wenn man Unterbrechungen in einer Diskussion vermeiden will.

Ein Beispiel: Es ist bei der Sony-Anlage moeglich, im Vorfeld bis zu 30 Bilder oder Grafiken nach JPEG-Standard zu speichern und dann in die aktuelle Uebertragung einzublenden. Gleichwohl haben sich die Verantwortlichen der Hilton-Hotels fuer den internen Gebrauch darauf verstaendigt, Dokumente und Daten vor jeder Konferenz ueber cc:Mail zu versenden.

"Diese Vorgehensweise bewaehrt sich insbesondere bei sogenannten Multi-point-Konferenzen", so Strobl. Bei diesen Konferenzen schalten sich die acht ausgeruesteten Hilton-Hotels im deutschsprachigen Raum zusammen. Allein das Verteilen der Unterlagen wuerde in einem solchen Fall zuviel Zeit vergeuden. Die theoretisch moegliche Anbindung an das hauseigene PC-basierte und internationale DV-Netz wird derzeit nicht realisiert, da sich daraus noch kein zusaetzlicher Nutzen ergibt.

"Im Videokonferenzbereich sind Moderation und Disziplin besonders bei Multi-point-Verbindungen notwendig", erklaert Managerin Zierer- Ludwig. Das Bild schalte sonst dauernd zwischen den gerade sprechenden Partnern hin und her - der globale Voice-Zap verwirrt. Aber es geschehe schon mal, dass eine Videokonferenz zu einem Schwaetzchen ausartet, weiss DV-Spezialistin Strobl zu berichten. Die VC-Anlage bietet allerdings auch die Moeglichkeit, die Tonuebertragung bei internen Beratungen einer Seite voruebergehend auszuschalten.

Leichte Probleme ergeben sich immer noch wegen der verschiedenen ISDN-Uebertragungsraten zwischen den USA mit teils 56 Kbit/s und Deutschland mit 64 Kbit/s. So schaltete Strobl einmal eine Verbindung, bevor die Manager den Raum betreten hatten. Daraufhin meldete sich aus Houston der gewuenschte Gespraechspartner, nur war er in dem Raum nicht zu sehen. Des Tarnkappen-Raetsels Loesung: Durch die unterschiedlichen Uebertragungsraten war das Bild kurzfristig "eingefroren", der dann begonnene Dialog lief jedoch einwandfrei.

"Mit keinem anderen System so wenig Probleme"

Das Einbinden von Grossbildleinwaenden oder Hilfsmitteln fuer Praesentationen wie Zeichentablett, Scanner oder Printer und Monitor sowie auch ein Aufzeichnungsgeraet bereitet laut Strobl keine Probleme. Dies laesst sich ueber gelaeufige Standard- Schnittstellen wie R232C, RS232C oder Centronics verwirklichen. Auch einige unmittelbare Anwendungen wie Grafik sind per Klick und Schreibstift im Online-Dialogverfahren moeglich.

"Mit keinem anderen System habe ich so wenig Probleme gehabt wie mit der Videokonferenzanlage", sagt die DV-Managerin nach einem Jahr fast durchweg positiver Erfahrung mit dieser Kommunikationstechnik. "Ich brauche nicht einmal vorzutesten, und auch die Leitungsverbindungen stehen stabil."

Die Kostenseitegenau analysieren

"Dennoch haben wir mit Sony einen Wartungsvertrag, falls einmal technische Probleme anfallen oder wir speziell gewuenschtes Zusatzgeraet benoetigen", erklaert PR-Frau Zierer-Ludwig. So fuehrt Sony in Koeln grundsaetzlich ein Videokonferenzgeraet im Stand-by- Modus in einem Buero, das laufend besetzt ist. Hier lassen sich Testschaltungen aktivieren oder Rat einholen.

Zudem ist die Kostenseite genau zu analysieren. Bei Basisinvestitionen um 30000 Mark sind Auslastung, bisherige Reisekosten und Inhalte der Meetings (wegen der Zusatzgeraete) sowie auch die Moeglichkeiten zur Aufnahme einer Verbindung mit dem Partner zu pruefen.

Ein Auswahlproblem ergibt sich laut Strobl durch den rasanten technischen Fortschritt. "Es kann durchaus sinnvoll sein, auch einmal einen Schritt zurueckzugehen und sich nicht ueberzutechnisieren." An erster Stelle komme es auf die Stabilitaet des Systems und seine Benutzungssicherheit an.

*Horst-Joachim Hoffmann ist freier Fachjournalist in Muenchen.