DIE KOSTEN für Druck und Versand von geschäftlichen Briefen jeglicher Art werden in den wenigsten mittelständischen Firmen erfasst oder gar einer Vollkostenrechnung unterworfen. Die Portokosten sind einfach zu erheben, die Produktionskosten für Arbeitszeit, Geräteabschreibungen oder Verbrauchsmaterial bleiben aber meist im Dunkeln. Sie sind mit 40 bis 60 Prozent der Portokosten höher, als man denkt, bei hohem manuellem Anteil übersteigen sie die Versandkosten sogar. Daneben werden oft aus Unwissenheit oder Bequemlichkeit Portorabatte der Deutschen Post AG nicht genutzt, die bei hohem Sendungsvolumen bis über 20 Prozent ausmachen können.
Rabatte nutzen
In diesem Umfeld hat sich eine Reihe von Firmen spezialisiert, die über das nötige Know-how und vor allem über die notwendige Hardware-Ausstattung verfügen, um kostengünstige Alternativen zu bieten. Gemessen werden diese Firmen etwa am jährlichen Sendungsvolumen, also kuvertierten Briefen. Kleine und mittlere Anbieter, wie beispielsweise Lettershop Müller in Homberg mit über einer Million Sendungen pro Jahr oder RZSchulte in Aßlar mit über 30 Millionen Sendungen pro Jahr, bieten ihre Dienstleistungen auch kleineren Abnehmern an. Wer Größeres zu bewältigen hat, ist etwa bei TSystems Druck- und Dokumentenmanagement in Weingarten am Bodensee mit über 100 Millionen Sendungen pro Jahr oder bei der PrintCom, einer Tochter der Deutschen Post, mit knapp unter einer Milliarde Sendungen pro Jahr an über zehn Standorten gut aufgehoben. Auch die Georg Kohl GmbH + Co. gehört mit 150 Millionen Sendungen pro Jahr zu den großen Anbietern
in diesem Bereich.
Unterschiedliche Preismodelle
Wie so oft sollte auch hier der Lieferant zum Problem passen. Zwar gilt als Faustregel: Kleinere Volumen (einige Hundert pro Tag oder einige Tausend pro Monat) sind bei kleineren Anbietern gut platziert, größere Volumen bei größeren Anbietern. Aber diese Regel hat viele Ausnahmen, weil immer mehr Druckrechenzentren großer Unternehmen auf den freien Markt drängen und weil es sehr unterschiedliche Preismodelle gibt. Manche Anbieter berechnen Pauschalpreise je Sendung (15 Cent), andere berechnen nach Blättern (acht Cent) und Kuverts (vier Cent). Wieder andere Anbieter nehmen hohe Job-Pauschalen, also je Einzeldruckauftrag (20 bis 100 Euro) und wiederum geringeren verbrauchsabhängigen Preisen.
Was nun sind die Kriterien für eine wirtschaftliche Vergabe des Druckens und Kuvertierens? Es gibt zwei klassische Szenarien: zum einen immer wiederkehrende Druckläufe, wie die monatliche Rechnungsstellung, zum anderen einzelne Spitzen, wie etwa eine Mailing-Aktion an Neukunden. Im ersten Fall führen fest vereinbarte Abläufe fast immer zu einem höheren Niveau der Dienstleistung (Service-Level) mit transparenten und niedrigeren Preisen. Im zweiten Fall wird ein Dienstleister, der große Volumina bewältigt, immer bessere Preise als eine Eigenproduktion bieten. Im Umkehrschluss können täglich gleichförmige Druckvolumen mit einer hohen Anforderung an Flexibilität das Drucken im eigenen Haus natürlich wirtschaftlicher machen.
Wer die Druckaufbereitung selbst übernehmen möchte, etwa weil hohe Flexibilität in der Brieferstellung gefordert ist, muss die fertig formatierten Daten an den Druckdienstleister übertragen. Die Erzeugung von PCL-Dateien (von Hewlett-Packard und vielen anderen Herstellern) kann aus einer Win- Word-Serienbriefdatei leicht erfolgen. Die Großdrucker verstehen diesen Datenstrom meist aber nicht.
Abläufe fest vereinbaren
Als Übergabeformat kann PDF vereinbart werden, das von den meisten Druckrechenzentren konvertiert werden kann. Eine andere Form der Datenübergabe ist die Bereitstellung der Rohdaten. Dabei übernimmt der Dienstleister die Formatierung der Schriftstücke nach den Vorgaben des Kunden mit speziellen Programmen. So kann er kostensparende DVFrankierung oder Steuerungs- Codes für Kuvertierstraßen leichter einbringen. (uk)
* Harald Grumser ist Geschäftsführer der Compart Systemhaus GmbH in Böblingen.