Mit dem Thema ASP hat der Fernzugriff auf Programme in der jüngsten Zeit einen signifikanten Aufschwung genommen - zumindest in Diskussionen. Anhand der potenziellen Nutzer dieser Dienstleistungen lässt sich der noch junge Markt sinnvoll klassifizieren. Dabei reicht die Bandbreite vom Einzelanwender bis hin zu Unternehmen, die künftig fast ihre gesamten Geschäftsprozesse "aus der Steckdose" beziehen können.
Mit Desktop-Services oder Personal-Productivity bezeichnet man ASP-Funktionen am unteren Ende der Leistungsskala, die eine Person über ihren privaten oder Home-Office-Computer einsetzt. Einfache Dienste wie die Ablage und Verwaltung von persönlichen Daten auf sicheren Servern werden für viele Nutzer ein Einstieg in den ASP-Markt sein. Ein Service-Provider im Internet kann dafür sorgen, dass die Daten nicht verloren gehen, wie dies beispielsweise bei einem Crash der lokalen Festplatte der Fall sein könnte. Dateien, die man mit Freunden teilen möchte, oder Bilder, die nur für den persönlichen Gebrauch bestimmt sind, dürften bald die Festplatten der Server im Internet füllen.
Besonders nützlich ist es, wenn auf zentralen Servern Adressverzeichnisse verwaltet werden: E-Mail-Adressen, Telefonnummern und andere Eintragungen muss man nur einmal hinterlegen und sind dann vom Büro, von zu Hause und von unterwegs aus abrufbar. Außerdem konvertieren ASP-Anbieter solche Adressverzeichnisse in verschiedene Formate, damit etwa ein PC, ein Palmtop und ein WAP-Handy die Daten nutzen kann. Solche Desktop-Services sind für Mitarbeiter in großen Firmen ebenso von Nutzen wie für Kleinfirmen und private Konsumenten.
Auch Spezialprogramme gehören zur ASP-Kategorie Desktop-Services, beispielsweise Werkzeuge für technische Berechnungen, die ein Ingenieur nur selten benötigt, der dann aber auf aktuelle und spezialisierte Software angewiesen ist. Mit ASP verschwimmt also wieder einmal die Grenze zwischen Business-DV und privater Nutzung.
Die zweite ASP-Kategorie wird oft mit dem Begriff "Collaborative" bezeichnet. Der entfernte Betrieb von Software auf Servern im Netz ist eine Antwort auf die technische Herausforderungen im E-Business. Dort sollen Geschäftsprozesse firmenübergreifend durch die IT unterstützt werden. Statt die internen Systeme aufwändig miteinander zu verbinden, greifen alle Geschäftspartner auf die Applikations-Services im Internet beziehungsweise Extranet zu. Einkaufsdatenbanken (Procurement), Supply-Chain-Lösungen, gemeinsames Projektmanagement oder die Zusammenarbeit von Vertriebspartnern mit Tools für das Customer-Relationship-Management sind Anwendungen, bei denen sich ein ASP-Betrieb als besonders hilfreich erweisen kann.
Aber auch einfache Kommunikationslösungen, der Austausch von E-Mails und Nachrichten und der gemeinsame Zugriff auf Dateien, also Unified Messaging und Groupware-Funktionen, dürften typische Domänen für ASP werden. Diese Services erfordern bereits deutlich mehr Aufwand für Sicherheit, Software-Design und für die Anbindung an bestehende Systeme als die Desktop-Services. Allerdings stellen sie den heute üblichen IT-Betrieb noch nicht völlig auf den Kopf, sondern ergänzen die bestehende Anwendungslandschaft.
Über manche solcher Lösungen entscheiden nicht IT-Manager, sondern dezentrale Fachbereiche. Dort dürften Einsatzentscheidungen schneller fallen. Daher wird sich diese ASP-Kategorie voraussichtlich als zweite Welle etablieren. Die ASP-Anbieter können diese Services sogar als Türöffner verwenden, um über die Fachabteilungen in die Firmen zu kommen.
Bis zum "ERP aus der Steckdose" dauert es nochUnternehmensweit genutzte Software, Branchenprogramme und kaufmännische Lösungen bilden die dritte und umfangreichste Nutzerkategorie. Zwar steht ein Begriff wie "ERP aus der Steckdose" oft mit ASP in Verbindung, doch dürfte es noch eine Weile dauern, bis sich eine derartige Nutzungsform etabliert hat. Die Anbieter müssen ihre Zuverlässigkeit unter Beweis stellen, die Anwendungen müssen weiter entwickelt werden, damit sie besser für diese Betriebsart geeignet sind, und die IT-Entscheider müssen sich schließlich mit den Vor- und Nachteilen intensiv auseinandersetzen.
Hier findet sich in der Regel ein wesentlicher Grund für den Vertragsabschluss mit einem ASP: Die Implementierung und der Betrieb von leistungsfähiger Software gestaltet sich immer aufwändiger und damit personalintensiver. Besonders kleinere Firmen und Organisationen mit verteilten Standorten profitieren daher von einem ASP-Angebot, weil sie oft nicht genügend eigenes IT-Personal zur Betreuung komplexer Softwareinstallationen haben. Der ASP-Betreiber kann hier mit seiner Erfahrung und mit zentralem Support helfen.
Die Pflege der Software, regelmäßige Updates und die Weiterentwicklung der Programme erfolgen durch den Betreiber gemeinsam für viele Anwender. Die dezentralen Nutzer erhalten die Updates also automatisch. Zentrale Systeme können mehr Sicherheit für die Daten und eine höhere Verfügbarkeit der Software bieten als einfache lokale Systeme. Voraussetzung ist allerdings ein entsprechend professioneller Betrieb mit aufwändigen Sicherheits- und Backup-Einrichtungen beim Provider. Im Rechenzentrum des Anwenders lässt sich dadurch ein Teil der Hardware einsparen.
Die vorrangigen Nutzer von ASP dürften demnach zunächst nicht die großen Organisationen sein. Konzerne arbeiten in den meisten Fällen bereits mit einem Outsourcer zusammen oder haben hohe Investitionen in die eigene IT-Infrastruktur und ins Personal getätigt. Sie benötigen weiterhin leistungsfähige Software, die in vielen Bereichen auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden muss. Ein ASP-Outsourcing dieser Softwarelösungen ist daher für solche Firmen zunächst nur mäßig interessant.
Kleinere und mittlere Firmen dagegen profitieren mehr, weil sie oft noch Nachholbedarf beim Softwareeinsatz haben und weniger gut mit Ressourcen und Personal ausgestattet sind. Unterstützung findet das ASP-Potenzial im Mittelstand durch einen neuen Typ von Anwendungen, der jetzt von Softwareherstellern und ihren Partnern propagiert wird: Systemhäuser erzeugen aus den mächtigen ERP-Programmen durch Customizing spezielle Branchenpakete. Die Software ist auf eine Branche voreingestellt, so dass aufwändige firmenspezifische Anpassungen entfallen - glaubt man den Marketing-Aussagen. Ob dies den Anwendern Vorteile bringt, hängt stark davon ab, wie gut die Systemhäuser die Anforderungen der Anwender im Branchen-Template getroffen haben.
Beim Customizing der Software zeigt das ASP-Modell einen weiteren Trend. Besonders in den USA gibt es erste Beispiele für Software, die man "Web-Customizable" nennt. Dabei handelt es sich um Programme mit der Möglichkeit, über Internet-Techniken direkt mit dem Web-Browser benutzerspezifische Konfigurationen, Geschäftsregeln, Masken und Datenformate einzustellen. Lösungen zum Personalmanagement eignen sich dafür beispielsweise recht gut und sind daher bei den ASP-Angeboten häufig zu finden.
Nicht nur das Customizing erfolgt über ein Extranet, auch die Mitarbeiter der Firma greifen direkt auf die Software zu und ändern zum Beispiel als "Self-Service-Funktion" ihre Kontonummer oder rufen ihr Zeitsaldo ab. Als Nutzer kommen auch hier wieder vorrangig die kleineren Firmen in Frage, bei denen Geschäftsprozesse nicht betriebsspezifisch, sondern nach allgemeinen Standards abgewickelt werden.
Application Service Providing wird besonders durch die Möglichkeit interessant, die Betriebskosten zu senken. Zunächst resultieren die Einsparungen aus einer Reduzierung der Total Cost of Ownership (TCO), weil die lokale Softwareinstallation und die Betreuung bei der Anwenderorganisation entfällt beziehungsweise sich vereinfacht. Ein ASP-Betreiber kann Updates und den Support in großem Stil für viele Anwender bündeln und damit die Kosten für den einzelnen verringern.
Allerdings sind die Effekte heute noch begrenzt, weil die existierenden Softwarearchitekturen noch nicht gut für den ASP-Betrieb geeignet sind. Oft gibt es für jeden Kunden noch einen reservierten Server mit eigener Datenbank und eigener Softwarelizenz. Heute verfügbare Programme sind meist nur bedingt mandantenfähig und noch nicht in dem Maße skalierbar, dass der Betrieb eines Systems für eine große Anzahl von Nutzern möglich wird. Mancher Softwarehersteller schmückt seine Marketing-Aussagen mit dem Begriff ASP, die tatsächlich geltenden Lizenzbestimmungen verhindern jedoch geradezu diese Betriebsart. Es dürfte noch ein oder zwei Jahre dauern, bis ein Teil dieser Aufgaben befriedigend gelöst ist. Dann werden deutliche Einsparungen möglich, Fachleute rechnen mit bis zu 40 Prozent geringeren Betriebskosten.
Sofort zeigt sich die bessere Planbarkeit und Übersicht bei den Kosten: Neben den Aufwendungen für die Datenkommunikation zahlt der Anwender häufig nur noch einen Betrag, der von der Anzahl der Nutzer oder den getätigten Transaktionen, beispielsweise Gehaltsabrechnungen, in vorher festgelegten Zeiteinheiten abhängt.
ASP beeinflusst auf Dauer die gesamte IT-PlanungDie ersten Applikations-Service-Provider in Deutschland haben inzwischen bemerkt, was dies für ihre Kostenmodelle bedeutet: Jedes Update, jede notwendige Hardwarereparatur, jedes zusätzliche System, jede Arbeitsstunde, die für Systemprobleme und Weiterbildung der Administratoren aufgewandt wird, muss im Preis einkalkuliert sein. ASP macht somit viele Kosten transparent, die beim Vergleich mit den internen Kosten traditioneller IT-Systeme gerne übersehen werden.
Wo und wie könnte nun ein Einstieg in die Nutzung von Application-Services erfolgen und worauf ist zu achten? Die derzeitigen ASP-Angebote sind noch jung, viele weitere kommen hinzu. Technik, Lösungen und Preise werden sich verändern. So können Anwender auf etablierte Outsourcing-Anbieter zurückgreifen, die auch schon aus dem klassischen Hosting-Geschäft Erfahrung und Einrichtungen mitbringen - wenngleich sich nur wenige von ihnen bisher ernsthaft mit ASP beschäftigt haben.
Die etablierten Anbieter sind aber leichter in der Lage, in detaillierten Service-Level-Agreements die Zusicherungen zu machen, die ein Anwender benötigt: Wie hoch die Verfügbarkeit der Services ist, welche Zusagen es zur Weiterentwicklung der Funktionen gibt, welche Leistungen beim Support angeboten werden und wie es um die Datensicherheit und den Datenschutz bestellt ist. Etablierte Anbieter verfügen darüber hinaus über Einrichtungen zur Leistungserfassung und zum Datenaustausch mit anderen Softwaresystemen. Ferner können die Anwender auf junge und innovative Serviceanbieter vertrauen. Sie müssen dann aber damit rechnen, dass sich die angebotenen Leistungen in Umfang, Preis und Funktionen ändern und dass die Anbieterlandschaft in Bewegung bleibt.
IT-Manager sollten nicht warten, bis von den Fachabteilungen Applikations-Services eingeführt werden und von dort aus um sich greifen. Als Einstieg könnten die IT-Abteilungen das ASP-Angebot sowie die technische Reife analysieren und mit den eigenen Einsatzfeldern vergleichen. Daraus erhalten sie auch Hinweise für ihre zukünftige IT-Strategie, denn ASP beeinflusst langfristig jede IT-Planung. Wer frühzeitig Betriebserfahrungen mit Services sammelt, kann Signale an seine Umgebung senden und mitreden.
Die einfachen Desktop- oder Groupware-Services bieten dazu einen Einstieg ohne hohe Kosten und Risiken. Mit einem eigenen Kostenmonitoring können sich die Verantwortlichen auf die neue Runde in der Diskussion um Kosten und Outsourcing vorbereiten. Noch wird ASP in Deutschland selten genutzt, doch es ist damit zu rechnen, dass in fünf Jahren Applikations-Services bei vielen Anwendungssituationen einen wesentlichen Anteil haben werden.
* Dieter Sinn ist Chef der Beratungsfirma Sinn-Consulting in München.
Einsparung durch ASPHeute:
- Die Installation und die Betreuung lokaler Anwendungssoftware auf den Clients wird einfacher oder entfällt ganz;
- Lokale Anwendungsserver entfallen zum Teil;
- Weniger lokales Personal wird für Updates, Software-Management und Systemadministration benötigt;
- Der ASP-Betreiber kann Synergieeffekte erzielen, indem er gleichartige Software für viele Anwender betreibt. Hotline und Support werden effizienter und preiswerter;
- Der ASP-Betreiber kann beim Customizing leichter Erfahrungen aus anderen Projekten einbringen.
In Zukunft:
- Viele Nutzerorganisationen arbeiten mit einem gemeinsamen Hard- und Softwaresystem beim Provider, das mandantenfähig und hoch skalierbar ist.
Zusatzkosten bei ASP:
- Datenübertragung
Abb.1: Applikations-Services
Einfache Desktop-Services werden für viele Nutzer der Einstieg in die ASP-Welt sein. Firmenübergreifende Dienste folgen, bis schließlich vor allem kleinere und mittlere Unternehmen ihre kaufmännische Software auslagern. Quelle: Sinn-Consulting
Abb.2: Angebot und Markt
Ein komplettes ASP-Modell: Der zentrale Betrieb von Software braucht das Zusammenspiel von Softwareentwicklern, IT-Dienstleistern und Infrastruktur-Anbietern. Quelle: Sinn-Consulting