Eine erste Groberhebung der Arbeitsgemeinschaft "Leiter Lohn- und Gehaltsabrechnung" in der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V., Düsseldorf, zur Frage nach dem Kostenaufwand je monatlich erstellter Endgeltabrechnung pro Arbeitnehmer zeigt, daß die Unternehmen heute zwischen zehn und 40 Mark aufwenden müssen, bis der Mitarbeiter sein Nettogehalt auf dem Konto hat.

In Relation zu dem Gesamt-Bruttolohn- und Gehaltsaufwand des einzelnen Unternehmens mag dieser Verwaltungskostenfaktor zwar auf den ersten Blick nicht besonders ins Auge springen, in direktem Vergleich zu dem durchschnittlichen Bruttoeinkommen eines tariflichen Arbeitnehmers gesetzt, gewinnen diese Administrationskosten für die Kostenverantwortlichen erheblich an Bedeutung und werfen die Frage nach Ursachen, Wirkung, vertretbarem Aufwand und Einsparungsmöglichkeiten auf.

Die Untersuchung der verursachenden Kostenfaktoren **, nämlich DV-Kosten, Materialkosten, Personalkosten und Gemeinkosten gibt den allgemeinen Eindruck wieder wonach die Kostenschwerpunkte bei den Personalkosten und den Kosten der Datenverarbeitung liegen, ohne die aber eine funktionierende Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht mehr denkbar und durchführbar ist.

Besonderes Augenmerk verdienen die Kosten der Datenverarbeitung die im Bereich der Bereitstellung von Anwendungssoftware und -wartung/-pflege überproportional gestiegen sind und in der Vergangenheit nur über den Hardwarekostenverfall teilweise kompensiert wurden.

Systemablösung notwendig

Als klassische Aufgabenstellung für die Anwendungssoftware gilt der Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung, an dem sich durchweg alle EDV-Generationen geübt und mehr oder weniger praktikable und sichere DV-gestützte Systemlösungen im Laufe der vergangenen Jahre zum Einsatz gebracht haben.

Laufende Neuregelungen, Änderungs- und Anpassungszwänge wachsende Datenmengen und Aufgabenstellungen haben eine Komplexität in den Abrechnungsprozessen bewirkt, die dazu geführt hat, daß die heute in Einsatz befindlichen Abrechnungssysteme teilweise nicht mehr den Anforderungen gewachsen oder auch "totgepflegt" sind. Hieraus resultieren steigender Wartungsaufwand, zunehmende Fehleranfälligkeit und erhöhter Pflege- und Kontrollaufwand bei der DV- und den Fachabteilungen: somit Kosten die als "Fingerzeige" für das Management auf die Notwendigkeit einer Systemablösung hinweisen.

Bei allen länger im Einsatz befindlichen Abrechnungssystemen stellt sich früher oder später für das Management die Frage nach Ablösung Neukonzeption, Optimierung und Einsatz von Individual- oder Standardsoftwarelösungen, die künftige Neuerungen abdecken und Änderungsaufwand verkraften können damit ein längerfristiger Systemeinsatz gewährleistet ist.

Individual-Softwarelösungen treten gegenüber Standard-Softwarelösungen immer mehr in den Hintergrund, da sie sehr kostenaufwendig sind. Betriebliche Engpässe, wie geringe Personalkapazität für Neuentwicklungen, Schwierigkeiten bei der Beschaffung von qualifizierten DV-Fachkräften, zu geringes DV-Budget und Terminzwänge ebnen außerdem den Standard-Softwarelösungen von vornherein den Weg.

Auch Überlegungen im Hinblick auf die größere Komplexität der Systeme, das nicht unerhebliche Entwicklungsrisiko und den ständigen Wartungsaufwand führen zur Auseinandersetzung mit der Alternative Standardsoftware, die langfristig die preiswerteste sein dürfte, wenn die richtige Wahl getroffen wurde.

Aber auch bei den am Markt angebotenen Standard-Softwarepaketen ist nicht alles "Gold was glänzt", da einige ihre Bezeichnung nur bedingt verdienen und manches schlicht eine "aufgebohrte Individuallösung" ist. Angeboten werden zur Zeit für Großrechner rund 40 und für Kleinrechner nochmal 60 "Standard-Abrechnungspakete" wovon der überwiegende Teil herstellergebunden ist. Der Ankauf einer Standard-Softwarelösung muß präzise geplant und nach festen Regeln ablaufen, damit er nicht "zum Sprung ins kalte Wasser" wird.

Von der Vorgehensweise her, sollte die Projektierung in Phasen aufgeteilt werden und zwar in der ersten Phase:

- Präzisierung der Aufgabenstellung und Erstellen eines Pflichtenheftes im Zusammenwirken von DV- und Fachabteilung als Anforderungsprofil gegenüber Softwareanbietern.

- Dies stellt eine logische Durchdringung der Aufgabenstellung und eindeutige Definitionen und klare Strukturierung der für die Lösung erforderlichen Daten, des Ablaufs und der logischen Verknüpfung sicher, kennzeichnet zu normierende Schnittstellen und stellt die Weichen für eine übersichtliche und aufgabengerechte Dokumentation.

- Hierzu gehören die Erhebung eines genauen Mengengerüstes, der Struktur der Datensätze, Art der Speicherung, Sortierung und zur Verknüpfung von Daten.

- Dies bedeutet für die Fachabteilung weiterhin, Spezifikationen zu erstellen und in das Pflichtenheft einzubringen. Die Verfahrenserfordernisse lassen sich am besten herausarbeiten, wenn Angaben über Operationen, Rechenregeln, Dateiinhalte, Listenbilder oder Bildmasken, Sortierfolgen, Protokolle etc. gemacht werden.

- Die sechste Phase, die "Testphase", erfordert erheblichen Einsatz, da hier mit Hilfe ausgeklügelter Teststrategien die Fehlermöglichkeiten und der zukünftige Einsatz simuliert werden. Testarbeiten und Piloteinsatz dienen der Qualitätssicherung der Software im praktischen Anwendungsbetrieb.

- Die abschließende siebte Phase dient der Einführung und dem Einsatz des Softwarepaketes, wozu die praktische Einweisung und Schulung von Fachabteilungen gehören.

Nicht zu verkennen ist aus Anwendersicht, daß bei Einsatz und Wartung von Anwendungssoftware eine breite Basis an Erfahrungsträgern für die Fehlerbehandlung, Anpassung und Weiterentwicklung zur Verfügung stehen, was ein mitentscheidendes Kriterium für den Einsatz von Standardsoftware ist, zumal die Wartungskosten kalkulierbar sind und die eigene Personalkapazität kaum belasten.

Viel Zufall im Spiel

In verstärktem Umfang wenden sich die Unternehmen an den leider unübersichtlichen Softwaremarkt, wobei viel Zufall im Spiel ist, um die für ihre Zwecke richtige Standard-Softwarelösung herauszufiltern.

Die ARGE Lohn- und Gehaltsabrechnung will hier den Unternehmen helfen und erhebt zu diesem Zweck eine Marktübersicht mit Angebotstransparenz, anhand eines "Fragenkataloges zur Vorselektion von Standardsoftware- und RZ-Angeboten für die DV-gestützte Lohn- und Gehaltsabrechnung".

Die Marktübersicht wird im Jahrbuch Lohn- und Gehaltsabrechnung" veröffentlicht, das der Datakontext-Verlag, 5000 Köln 40, verlegt.

* Bernd Hentschel, ARGE Lohn- und Gehaltsabrechnung, c/o Ford-Werke AG, Emdener Straße, 5000 Köln 60, Tel.: 0221/7 10 32 34.

** vgl. Hentschel, Die Kosten von Gesetzgebung und Gesetzesvollzug, Personalwirtschaft 1/82 S. 21 ff.