Ein elektronisches Archiv bewältigt sogar die Buchhaltung eines Konzerngiganten. Das zeigt das Beispiel Metro. Papierfrei, kostensparend und rationell erarbeitet die Metro-Gruppe pro Jahr rund zwölf Millionen Rechnungen. Das Geschäft mit Kaufhof, Praktiker, C+C, Extra, Tip und anderen Vertriebslinien wird zentral über die Metro-Gruppen-Rechnungsabwicklung GmbH (MGR) in Kehl gemanagt.
Lieferanten senden ihre Rechnungen nicht an die einzelnen Empfänger im Konzern, sondern gesammelt mit Übersichtsliste und Endsumme an den Dienstleister in Kehl. Alle Rechnungen werden zentral archiviert und indiziert (Lieferanten-, Kunden-, Lieferschein-, Rechnungs-, Paginiernummer). Neben den per EDI (Electronic Data Interchange) übertragenen Dokumenten landen auch die auf Papier eingereichten Rechnungen - via Scan - im elektronischen Archiv.
In Kehl schickt man die Daten der Eingangsrechnungen unmittelbar nach der Archivierung an die Rechenzentren der Vertriebslinien. Nur bei Differenzen zwischen Wareneingangsbeleg und Rechnung wird eine der über Deutschland verstreuten Rechnungsprüfungsstellen eingeschaltet. Deren Mitarbeiter vergleichen anhand von Images, die die MGR überträgt, Bestellung, Wareneingangsbelege und die Rechnung. Bei Unstimmigkeiten veranlassen sie Korrekturbuchungen.
Das System der Metro setzt sich im Kern aus drei Unix-Servern, mehreren Kodak-Scannern sowie zwei Jukeboxen zusammen, die jeweils 1237 Gigabyte auf CD speichern (nach dem Prinzip WORM: "Write Once Read Many"). Die MGR arbeitet mit Software von Filenet. Vorteile des Systems liegen in dem verminderten Aufwand für das Sortieren der Rechnungen und im einfachen Zugriff auf archivierte Dokumente. Die Rechnungsprüfer können sich zudem einen schnellen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand zu einem Vorgang verschaffen.
Was die Metro in großem Stil vorexerziert hat, erprobt Konkurrent Karstadt im kleinen Maßstab. Versuchsfeld ist die Kreditorenbuchhaltung der Karstadt-Hauptverwaltung in Essen, wo die Rechnungen der Lieferanten für den gesamten Konzern eingehen. Das Lieferanten-Bearbeitungs- und -Informations-System Libris läuft seit Februar 1997 im Clearing-Bereich, der sich mit Reklamationen beschäftigt. Heute arbeitet die Sachbearbeitung in diesem Sektor papierfrei. Die Mitarbeiter finden in ihrem elektronischen Postkorb alle eingegangenen Dokumente, sobald ein Dokument gezogen ist, verschwindet es aus dem Postkorb der anderen Beschäftigten.
Mit diesem System, das Software-Ley aus Pulheim bei Köln installiert hat, ist Karstadt zufrieden. Projektleiter Sven-Olaf Homann sagt, die "Kinderkrankheiten" seien vorbei. Aufgrund von "Tuning-Maßnahmen" laufe das System "ganz gut". Beim Management und bei den Mitarbeitern sei der Libris-Workflow "gut angekommen", denn dadurch habe man die Bearbeitungszeiten stark reduziert. Karstadt will die elektronische Archivierung und Vorgangsbearbeitung in der Buchhaltung schrittweise auf andere Arbeitsgebiete ausdehnen.
Das System bei Karstadt umfaßt fünf Server mit OS/2 Wharp als Betriebssystem, eine über SCSI angeschlossene IBM-Jukebox, ein Token-Ring-Netz sowie Arbeitsplatzrechner mit Windows 95. Ein Scanner von Bell & Howell erledigt die Massendatenerfassung, ein Fujitsu-Flachbettscanner liest die "Problemfälle" ein. Angeschlossen ist das System an den MVS-Host der Karstadt-Zentrale.
Bereits seit Jahren bewähren sich elektronische Archive im Großhandel. Der Würth-Konzern, ein internationaler Großsortimenter für Schrauben und Montagetechnik, der sechs Milliarden Mark pro Jahr umsetzt, wickelt in der deutschen Zentrale sowie in den rechtlich selbständigen europäischen Tochtergesellschaften die Buchhaltung mit ITA-Archivsystemen von SER ab.
Die Zentrale in Künzelsau bewältigt mit dem ITA-Archiv die Buchhaltung im Geschäft mit mehr als 50 000 Artikeln. Darüber hinaus archiviert das Unternehmen auf Vorstandsebene die ein- und ausgehenden Briefe in einer Jukebox. Etwa 600 Mitarbeiter greifen an ihren Recherche-Arbeitsplätzen auf die elektronisch gespeicherten Buchhaltungsbelege zu. Dazu kommen noch einmal 400 Beschäftigte in den 60 deutschen Niederlassungen, die über eine Standleitung im Archiv recherchieren können.
DV-Fachmann Bernhard Horn betont, das ITA-Archiv bei Würth sei fast immer verfügbar. Wie überall, wo Betriebssysteme im Einsatz seien, gebe es mit dem installierten Unix-System gelegentlich Probleme. Das sei aber kein Grund, zu Windows NT zu wechseln.
1996 folgte Raab Karcher Sanitär-Heizung-Fliesen, ein Unternehmen mit fünf Milliarden Mark Jahresumsatz, dem Beispiel von Würth. Der Fachgroßhändler platzte damals mit seinem Papierarchiv in der Frankfurter Zentrale bereits aus sämtlichen Büroetagen und begann deshalb mit der elektronischen Archivierung im Rechnungswesen. Das ITA-Archiv von SER ergänzte die vorhandene DV-Infrastruktur um das Warenwirtschaftssystem Sangross.
Um sicherzustellen, daß die Mitarbeiter die Buchung in Sangross und das dazugehörige Rechnungsdokument im ITA-Archiv unter der gleichen Nummer auffinden, wird die Belegnummer aus Sangross über einen Barcode-Aufkleber auf die Rechnungen übertragen. Beim Einscannen der Rechnungen erfaßt das Archivsystem die Belegnummer. Eine automatische Vollständigkeitskontrolle für Buchungen und Belege legt selten auftretende Unstimmigkeiten zwischen Belegnummer in Sangross und Index des gespeicherten Images offen. Tippt ein Rechnungsprüfer versehentlich zwei Ziffern der Belegnummer falsch herum in eine Sangross-Maske ein, tauchen Buchung und Image mit ähnlicher Nummer in einem Sammelpostkorb auf. Eine Mitarbeiterin korrigiert dann den Fehler und stellt die korrekte Zuordnung her.
Der Leiter der Organisation und DV, Holger Gies, hat mit dem Archivsystem noch weitere Pläne: "Raab Karcher wird weiter ausbauen. Unser langfristiges Ziel ist eine weitestgehend papierlose Buchhaltung."
Was den Konzernen und Großhändlern recht ist, ist den Versandhäusern schon lange billig. Denn bei deren Geschäft ufert nicht nur die Zahl der Buchhaltungsbelege aus, sondern auch die Menge der Bestellungen, die zu erledigen sind. Als Pionier hat das viertgrößte deutsche Versandhaus Klingel in Pforzheim (Wenz, Mona, Klingel) 1988 ein Archivsystem eingeführt - ebenfalls ein ITA-System von SER. Heute legt Klingel bis zu 400000 Dokumente pro Tag auf optischen Massenspeichern ab.
Konkurrent Quelle/Schickedanz in Fürth arbeitet mit einem System von Filenet. Hier dient das elektronische Archiv dem Zweck, den Nachweis über Bestellungen der Kunden mit gescannten Images zu führen.
Im Lebensmittelhandel bildet die Buchhaltung das zentrale Anwendungsfeld für die elektronische Archivierung. Der Lebensmittelfilialist Tegut in Fulda, der in Hessen, Thüringen und Franken mit rund 360 Geschäften etwa zwei Milliarden Mark Umsatz macht, arbeitet mit einem System von Ixos. Nach Auskunft von DV-Leiter Wolfgang Müller entlastet das Archiv die Datenbank des DV-Systems von Millionen von Buchungsbelegen aus dem SAP-Umfeld. Über COLD ("Computer-Output on Laserdisk") archiviert Tegut nicht nur Listen und Tabellenauswertungen aus SAP-Anwendungen, sondern auch die per EDI übertragenen Rechungen von Lieferanten sowie Wareneingangsbelege im Ixos-Archiv.
In den kommenden Monaten werden die Personalakten in das elektronische Archiv eingelesen. Daten aus dem SAP-System Human Resources und Papierdokumente aus der Personalabteilung wandern in die Jukebox. Gegenwärtig ist man in Fulda dabei, die Altakten zu scannen und zu verschlagworten.
Wie Müller betont, zieht dieses Archiv keinen Personalabbau nach sich: "Wir entlassen Mitarbeiter nicht, wir entlasten sie." Durch die schnelle Verfügbarkeit der Informationen könnten die Beschäftigten qualifiziertere Tätigkeiten übernehmen.
Die Rewe-Zentrale in Köln ist eigenen Aussagen zufolge mit einem Archivsystem von Filenet "sehr zufrieden". Dennoch hat die eigenständige Großhandelsgesellschaft und Einkaufsgenossenschaft Rewe Dortmund eG eine andere Wahl getroffen. Beschafft wurde ein System von Easy-Archiv. Der stellvertretende DV-Leiter Norbert Auer begründet die Entscheidung für Easy und gegen Filenet so: "Wir wollten nicht erst unsere Strukturen oder die innere Organisation verändern, bevor wir ein elektronisches Archivsystem nutzen." Auch die Kosten eines Systems von Filenet erschienen dem Dortmunder Rewe-Management zu hoch.
Bei Edeka in Hannover dient das Arcis-Archiv von Siemens-Nixdorf der Erfassung von Wareneingangsbelegen, dem Routing zu den Sachbearbeitern und der Zusammenführung dieser Belege mit den per COLD ins Archiv eingelesenen Rechnungen. Edeka-Konkurrent Lidl wiederum ist Kunde bei Filenet. Zu den sonstigen Anwendern im Handel zählen so verschiedene Unternehmen wie Möbelhäuser, Buchhandlungen, Unterhaltungselektronik-Discounter und Einkaufsgenossenschaften.
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Die Menge der Dokumente, die große Handelsunternehmen pro Tag zu bewältigen haben, geht heute in die Zehntausende, ja sogar in die Hunderttausende. Infolge der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen - bis zehn Jahre - sammeln sich in den Archiven mehrere Millionen Dokumente an. Sie sprengen jede Datenbank, jedes Papier- und Mikrofilmarchiv. Erst ein elektronisches Archiv mit optischen Speicherplatten erfaßt die Dokumente platzsparend, unveränderbar und schnell recherchierbar. Ein solches Archiv bietet außerdem den Vorteil, daß es den Medienbruch zwischen Papier und Elektronik beseitigt. Es nimmt nicht nur die gescannten Images von Papierdokumenten (Non-Coded Information = NCI) auf, sondern auch die am Computer erzeugten und per Kabel übertragenen Daten ("Coded Information" = CI).
Rechnungsprüfung, Buchhaltung und Kundendienst können zu ein und demselben Vorgang eine elektronische Akte mit Bestellung, Lieferschein, Rechnung, Mahnung, Reklamation und anderen Dokumenten am Bildschirm einsehen und müssen nicht mehr nach Informationen fahnden.
Johannes Kelch ist freier Journalist in München.