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Future Workforce Studie 2016, Teil 2

Arbeitnehmer-Studie: Den Wandel aktiv gestalten

Zwei Herzen schlagen in meiner Brust: das des Programmierers und Technikers und das des Vollblut-Journalists und Content-Junky. Seit 30 Jahren schreibe ich Programme, Artikel, Kompendien, Web-Seiten-Inhalte und Social-Media-Schnipsel und habe immer noch Spaß dran. Derzeit befasse ich mich - nicht nur für Dell - intensiv mit den Themen Cloud und Security.
Was bedeuten die Ergebnisse der Future Workforce Studie, die wir im ersten Teil der Serie vorgestellt haben, für Unternehmen? Die moderne Arbeitswelt ändert sich schnell. Wer für junge Arbeitnehmer attraktiv sein möchte, sollte ein Auge auf die Wünsche, Bedürfnisse und Arbeitsweisen moderner Mitarbeiter haben. Dieser zweite Teil der Serie zeigt Möglichkeiten, an welchen Stellschrauben Sie drehen können, um für die Zukunft gerüstet zu sein.

Junge Mitarbeiter, die von Kindheit an mit moderner Technik wie Notebooks, Smartphones und Tablets aufgewachsen sind und diese als Selbstverständlichkeit betrachten, haben einen vollständig anderen Blick auf die Arbeitswelt entwickelt. Sie finden es nicht außergewöhnlich, mit modernsten technischen Mitteln arbeiten zu können, sie erwarten das - es ist normal. Privat kennen Sie das sowieso schon, wie die "Future Workforce Study von Dell und Intel®" belegt und wir im ersten Teil dieser Artikelserie ausführlich erläutert haben.

Wenn ein Arbeitsplatz daher deutlich hinter diesen Möglichkeiten zurückbleibt, betrachtet die Generation Y das als rückschrittlich und wenig attraktiv (im Gegensatz zu etwas älteren Mitarbeitern, die noch vor der PC-Ära ins Arbeitsleben gestartet sind). Entsprechend sind 31 % der jüngeren Befragten der Studie bereit, den Arbeitsplatz zu wechseln, wenn die Bedingungen nicht stimmen oder wählen bei der Bewerbung eine Firma aus, die Ihnen "modern" erscheint.

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Studie zum Artikel

Die Digitalisierung der (Arbeits-)Welt hört aber nicht bei Smartphones auf. Die Kommunikation über diverse Kanäle mit Video und Screen-Sharing hat sich bereits etabliert, Virtual-Reality-Anwendungen nehmen zu, das Inter net der Dinge (Internet of Things) und Industrie 4.0 setzt sich durch. Siri, Amazons Echo und Googles Assistent bringen künstliche Intelligenz in unser Leben und unsere Arbeitswelt.

1. Folge der Arbeitnehmer-Studie: Prozesse ändern sich

Durch die rasant fortschreitende Technik ändern sich aber nicht nur die Geräte, mit denen wir arbeiten, sondern auch die Prozesse, wie wir unser Business betreiben. So wie Notebooks das Arbeiten unterwegs einst ermöglichten, führt das Smartphone dazu, dass man jederzeit Aufgaben erledigen kann, weil es immer dabei und einsatzbereit ist. Das private Leben und das Arbeitsleben verzahnen sich dadurch stärker. Die Aussage "Die Arbeit ist ein wichtiger Bestandteil meines Soziallebens" bejahten 46 % der deutschen Studien-Teilnehmer.

Es wäre ein Fehler, diese Veränderungen als neumodischen Kram, als schwierig und lästig zu betrachten und nur zögerlich in das Arbeitsleben zu integrieren. Junge Menschen erwarten das und viele Startup-Firmen leben es. Sie sind dabei höchst produktiv. Die Frage ist also nicht, ob man die Digitalisierung und Verzahnung von Leben und Arbeit im Unternehmen vorantreiben soll, sondern wie.

Die wichtigste Erkenntnis ist: Mitarbeiter müssen von überall ohne jegliche Einschränkungen arbeiten können. Ob sie als Meeting-Spezialist hauptsächlich in Besprechungen sind, Kollegen meistens im Home-Office arbeiten oder als Business-Traveller viel auf Reisen sind: Für maximale Produktivität brauchen Sie jederzeit Zugriff auf alle Daten und Anwendungen.

Für die IT stehen daher Cloud-Konzepte im Mittelpunkt, die es erlauben, dass Mitarbeiter mit dem Notebook aber auch mobilen Geräten wie Tablets und Smartphones arbeiten können - mit möglichst wenigen Einschränkungen. Das wiederum führt dazu, auch die Sicherheitskonzepte zu überdenken, denn die Mitarbeiter sind ja oft nicht "im Office", das sich hervorragend nach außen abschotten lässt, sondern vor der Firewall.

Auch die Kommunikation verändert sich: Gerade, wenn viele Mitarbeiter viel außerhalb des Büros arbeiten, ist der Kontakt zu den Kollegen besonders wichtig: 72 % bevorzugen die persönliche Kommunikation. Je näher diese Gespräche echten Begegnungen ähneln, um so effektiver sind sie. Video-Konferenzen erfordern aber auch Räume und Technik im Office. Eine cloudbasierte Telefonanlage erleichtert die Mobilität. Virtual-Reality-Anwendungen werden hier zukünftig eine größere Rolle spielen.

Die wichtigsten strukturellen Aspekte, die es zu überdenken gilt sind daher:

  • Cloud-Anwendung und -Datenhaltung

  • Angepasste Sicherheitskonzepte für mobile und Home-Office-Mitarbeiter

  • Papierlose Prozesse, da diese die Produktivität hemmen

  • Kommunikationsmöglichkeiten für Mitarbeiter, die wenig am Büroarbeitsplatz sind

  • Integration von VR-Anwendungen und IoT im Arbeitsalltag

2. Folge der Studie: Arbeitsplatz und IT im Wandel

Neue Prozesse erfordern in der heutigen Zeit oft neue Technik. Die IT im Unternehmen hat daher die Schlüsselrolle inne, die Umgestaltung des Unternehmens erfolgreich zu gestalten. Was die Mitarbeiter für Ihre Arbeit dabei im Idealfall benötigen, hängt stark davon ab, wo und wie sie arbeiten.

Der klassische Büromitarbeiter, der meistens an seinem Schreibtisch sitzt, braucht vor allem einen leisen, leistungsfähigen Rechner, mindestens zwei große Monitore und eine schnelle Internet-Anbindung. Spezialisten und Fachkräfte dagegen eher leistungsfähige Workstations.

Je nachdem, wie und wo Mitarbeiter für die Firma tätig sind, sind andere technische Aspekte maßgebend. Verantwortliche versuchen daher herauszufinden, welche Mitarbeitertypen es in der eigenen Firma gibt.

Aber heutzutage gibt es wesentlich mehr Arbeitnehmer, die mobil sind: in der Firma als Meeting-Spezialist, unterwegs zu Kunden als Business Traveller oder auch oft zu Hause als Home-Office-Mitarbeiter. Hier muss die Technik anders aussehen: Wer viel reist, braucht ein leichtes Notebook mit langer Akkulaufzeit und Smartphones, über die sich die meisten Business-Ausgaben auch ohne Notebook erledigen lassen. Außerdem sollten die Geräte robust sein, um Schäden vorzubeugen.

Foto: Dell

Der Online-Entscheidungshelfer hilft Ihnen, die richtige Ausstattung für verschiedene Mitarbeiter zu finden. Probieren Sie es aus!

Für den Meeting-Hopper reicht ein mittelgroßes Notebook - dafür hat die IT die Aufgabe, in jedem Meeting-Raum für ausreichend Internet-Konnektivität ohne Extra-Logins zu sorgen. Haben Mitarbeiter - wie jetzt bei Microsoft im neuen Office in München - überhaupt keinen festen Arbeitsplatz mehr, kann die Telefonie über eine VoIP-Telefonanlage auch über Notebooks erfolgen.

Im Home-Office spielen dabei wieder andere technische Gegebenheiten eine große Rolle: Hier sollte eine VPN-Verbindung für Sicherheit sorgen, trotzdem aber der Ausdruck von Dokumenten über den heimischen Drucker möglich sein. Es gibt auch Mitarbeiter, deren Arbeitsaufgaben so vielfältig sind, dass sie in keine dieser Kategorien fallen: Etwa weil sie Wochen im Büro arbeiten und dann wieder viel unterwegs sind.

Für die IT ist es wichtig, die in ihrer Firma typischen Mitarbeiter zu identifizieren und die dafür notwendige IT-Infrastruktur zu schaffen. Denn verhindert die Technik ein produktives Arbeiten, werden sich gerade Mitarbeiter der Generation Y einen anderen Job suchen. Für 31 % ist das laut Future-Workforce-Studie ein möglicher Grund (siehe Teil 1 dieser Artikelserie: "Studie zur Arbeitswelt: Generation Y verändert den Arbeitsplatz").

Das gleiche gilt auch für das Alter der IT-Technik: Je älter Computer und Smartphones werden, um so mehr Kosten entstehen bei Support und Service. Gerade mobile Geräte müssen viel aushalten und nutzen sich ab. Daher lohnt sich ein Refresh von Hard- und Software schon nach wenigen Jahren. Außerdem fühlt sich der Mitarbeiter wertgeschätzt, wenn er regelmäßig neue Hardware bekommt und kann dank höherer Leistung meist auch produktiver arbeiten. In der Studie haben mehr als 30 % der Anwender angegeben, dass ihrer Meinung nach andere Firmen die IT-Landschaft häufiger updaten.

Die wichtigsten Fragen für IT-Leiter beim Thema Arbeitsplatztechnik sind:

  • Welche Mitarbeiter-Typen gibt es im eigenen Unternehmen

  • Passt die Hardware-Ausstattung zur Arbeitswelt des Mitarbeiters. Nutzen Sie dazu das interaktive Online-Tool unter http://www.futurereadyworkforceeguide.com/DE

  • In welchen Zyklen muss Hard- und Software ersetzt werden, um Mitarbeiter optimal zu unterstützen?

  • Bietet die Ausstattung am Arbeitsplatz genügend Flexibilität für optimale Produktivität?

  • Gibt es Mitarbeiter-Befragungen, die regelmäßig herausfinden, was Anwender benötigen und ob sie zufrieden sind?

3. Folge der Studie: Arbeitnehmer-Förderung ist Teil der Digitalisierung

Für Mitarbeiter haben die massiven Veränderungen der Arbeitswelt auch persönlich Konsequenzen. Anwesenheitszeit und Arbeitszeit waren auch schon vor zehn Jahren nicht deckungsgleich. Wenn Arbeitnehmer allerdings arbeiten können und sollen, wo sie wollen und es gerade passt, gibt es keine Arbeitszeiterfassung und wenig Kontrollmöglichkeiten für Vorgesetzte.

Die Kommunikation ist tendenziell etwas schwieriger, weil Telefonkonferenzen, Video-Chats und selbst VR-Sitzungen den persönlichen Kontakt nicht ersetzen können. 51 % der Mitarbeiter glauben, dass persönliche Kommunikation auch in Zukunft nicht zu ersetzen ist. Gerade junge Leute haben damit aber kein Problem und sehen mehr Vorteile darin, dass sie nicht 8 Stunden im Büro verbringen müssen.

Für Vorgesetzte hat das weitreichende Konsequenzen: Sie benötigen spezielle Schulungen, wie man verteilte Teams, die nicht an einem Ort sind, führen und anleiten kann. Motivation spielt dabei eine noch größere Rolle als vorher. Dell hat mit seinem Dell Plan 2020 schon vor Jahren entsprechende Maßnahmen ergriffen, die mittlerweile zahlreiche Früchte tragen. Auch Microsoft Deutschland hat seine Arbeitsweise radikal umgestellt und schult seine Führungskräfte entsprechend, um mit der neuen Arbeitswelt Schritt zu halten.

Fazit

Im ersten Teil unserer Serie haben wir beschrieben, was Arbeitnehmer vom Unternehmen, vom Arbeitsplatz, der IT und der Zukunft erwarten. Die Folgen für Prozesse, den Arbeitsplatz und Führungskräfte sind dabei erheblich, wie wir in diesem Beitrag gezeigt haben. Im nächsten Teil der Artikelserie beleuchten wir, wie das Smartoffice der Zukunft aussehen wird. Bleiben Sie dran.

Weiterführende Links

Serie: Future Workforce Studie 2016, Teil 1: Generation Y verändert den Arbeitsplatz

Interaktive Checkliste zum Arbeitsplatz der Zukunft

Wie die IT den Fachkräftemangel behebt