Filialdokumente aus dem Zentraldokument heraus erstellen

Nachdem das Zentraldokument damit über eine Gliederung verfügt, können Sie die Filialdokumente anhand der bereits vorhandenen Gliederungsüberschrift erstellen. Dabei werden im Prinzip die Überschriften und deren Unterebenen durch die vorher separat gespeicherten Dateien ersetzt.

» Dazu markieren Sie in der Gliederungsansicht im Zentraldokument die Überschriften, die Sie als Filialdokumente verwenden möchten (Abbildung 8.13). Wenn Sie mehrere Überschriften der obersten dafür verwendeten Ebene markieren, werden nachfolgend mehrere Filialdokumente erstellt – für jede Überschrift der Ebene eines.

» Klicken Sie nach dem Markieren in der Gruppe Zentraldokument auf die Schaltfläche Erstellen . Die vorher markierte Überschrift wird dann als Überschrift eines Filialdokuments umfunktioniert (Abbildung 8.14).

» Word fügt einen fortlaufenden Abschnittswechsel vor und hinter jedem Filialdokument ein. Das erkennen Sie aber erst dann, wenn Sie auf der Registerkarte Start im Bereich Absatz die Schaltfläche Alle anzeigen aktiviert haben. Ein solcher Abschnittsumbruch speichert die Formatierungselemente des Bereichs, beispielsweise Randeinstellungen, Seitenausrichtung, Kopf- und Fußzeilen sowie fortlaufende Seitenzahlen (Kapitel 4).

Auf diese Weise können Sie weitere Filialdokumente im Zentraldokument erstellen und diese danach auch bereits mit weiteren Inhalten versehen.

Sie sollten gleich wissen, dass die erste Überschrift der Markierung mit der Formatvorlage – oder mit der Gliederungsebene – formatiert ist, die für den Beginn des jeweiligen Filialdokuments verwendet wird. Haben Sie beispielsweise das Zentraldokument mit der Überschrift Ebene 1 versehen und darunter mehrere Überschriften der Ebene 2 eingegeben, müssen Sie mindestens eine dieser Überschriften der Ebene 2 markieren, um diese Überschrift in ein Filialdokument umzuwandeln.

Speichern

Geben Sie dann den Befehl zum Speichern des Zentraldokuments. Dazu gehen Sie wie üblich bei Word vor.

Der Unterschied zum Speichern eines normalen Word- Dokuments besteht darin, dass dabei auch automatisch die gerade erstellten Filialdokumente gespeichert werden. Darum empfiehlt es sich, zum Speichern einen separaten Ordner zu verwenden.

Word verwendet beim automatischen Speichern der Filialdokumente jeweils die ersten Zeichen der Überschrift, die Sie in der Gliederungsansicht den einzelnen Dokumenten zugewiesen haben. So wird ein Filialdokument, das mit der Gliederungsüberschrift Kapitel 1 beginnt, Kapitel 1.docx genannt. Dies können Sie über das Dialogfeld Speichern unter oder das Dialogfeld Öffnen kontrollieren.