Teil 5: So entsteht der digitale Arbeitsplatz

Arbeiten in Netzwerkstrukturen

Siegfried Lautenbacher ist seit 1989 unternehmerisch in der IT-Branche tätig. Zur Jahrtausendwende übernahm er die Geschäftsleitung für die Beck et al. Services GmbH – einem international agierenden IT-Services Unternehmen – das seine Leistungen an der Schnittstelle zwischen IT und Business ausrichtet. Social Collaboration und dessen Auswirkungen auf den Arbeitsplatz der Zukunft  sind zentrale Säulen des Leistungsprofils sowie der eigenen Unternehmenskultur von Beck et al. Services. Siegfried Lautenbacher ist Mitgründer des Start-ups Valuescope. Es bietet Services im Bereich von Social Media Analysis und Sales Intelligence an.
Digital Workplace: Wieder einer der Begriffe, die bislang sehr schwammig und in unterschiedlichen Bedeutungen verwendet werden. Dieser Beitrag zeigt, wie das althergebrachte Intranet ein Ausgangspunkt sein kann für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft.

Unternehmensgründungen im digitalen Umfeld stoßen klassische Wertschöpfungsketten um und zerstören ganze Märkte. Die Auswirkung dieser Disruption: Einstige Marktführer in ihrem Segment verschwinden; der Fall Kodak ist dafür ein Beispiel. Auch große und etablierte Konzerne geraten durch Herausforderer ins Wanken. Sie schaden sich durch alte Verhaltensweisen und langsame Prozesse. Und dann werden sie von den flexibler aufgestellten neuen Mitspielern überholt.

Die Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen, kann man nur erahnen. Was ist, wenn intelligente Systeme oder sogar künstliche Intelligenzen wie Watson unsere Arbeit übernehmen? Wie begegnen die Mitarbeiter diesen Innovationen und vor allem: Wie bereiten die Unternehmen ihre Mitarbeiter darauf vor? Dies ist sicherlich keine Frage des ob. Vielmehr geht es darum, wie schnell und wie kompetent dies geschehen kann. Um den Erfolg des großen Ganzen zu sichern, muss man genau diese Herausforderungen meistern. Und das ist auch eine Frage der Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes.

Das Intranet ist der ideale Ausgangspunkt für den digitalen Arbeitsplatz.
Das Intranet ist der ideale Ausgangspunkt für den digitalen Arbeitsplatz.
Foto: faithie/shutterstock.com

Das neue Intranet als Erlebnis- und Ereignishorizont

Unternehmen haben schon früh erkannt, dass die Informationsbereitstellung und auch die Verteilung wichtige Aspekte der Produktivität im Unternehmen sind. Es sind keine Hygienefaktoren oder Schönheitsattribute mehr, sondern Bestandteile der direkten wie auch indirekten Wertschöpfung der Unternehmen. Wie sich das Unternehmens-Intranet ausgestaltet, ist aber nicht mehr an eine bestimmte Form gebunden. Vielmehr passen sich die Formen dem Unternehmen an und ermöglichen dabei das nahtlose, einfache und sinnvolle Arbeiten auf der Plattform. So sind Unternehmensbereiche nicht mehr voneinander getrennt. Mitarbeiter unterschiedlicher Standorte können durch die Vernetzung miteinander arbeiten. Der digitale Arbeitsplatz Intranet ermöglicht einen einfachen Zugriff auf eine flexible Anwendungsumgebung, um auf die Herausforderungen der Arbeit reagieren zu können.

Das Intranet wird somit der ständige Bestandteil des Arbeitsplatzes der Mitarbeiter und wechselt bei Bedarf auch mal das Endgerät vom Laptop zum Smartphone und dann wieder zurück. Es ist vor allem wichtig, dass man sich von den klassischen Portaldesigns und Internetseiten löst. Das Intranet kann ein vernetzter, mobiler und digitaler Arbeitsplatz für alle sein. Im Vordergrund stehen immer Einfachheit und die Erleichterung der täglichen Arbeit. Die Webseite als Intranet ist als Bild und Anwendung nicht mehr zeitgemäß. Vielmehr sind Kollaborationsplattformen, mobile Apps und auch Integrationen die geeigneten Lösungen.

Das Ziel: der digital versierte Mitarbeiter

Wenn das Unternehmen sich anhand eines solchen Intranets entwickelt, schafft es auch die Basis für die weiteren digitalen Wandelthemen. Das Intranet schafft projekt- und unternehmensübergreifende Akzeptanz-, Verständnis- und Implementierungsplattformen für alle Bestandteile der digitalen Transformation. Verschiedene Innovationsansätze können sich koordinieren und die eigene Zusammenarbeit in den Projekten gestalten. Entscheidungen und Kommunikation funktionieren schneller und präziser. Unterm Strich wächst das Unternehmen zu einem reaktiven und flexiblen Organisationskörper. In vielen Fällen könnte man sogar behaupten, dass die Unternehmen an Dynamik und Innovation gewinnen, wenn sie die Mitarbeiter gemeinsam durch das neue Intranet zum digitalen Mitarbeiter machen. Befähigte Mitarbeiter, die digital arbeiten, kommunizieren und handeln, gestalten den erfolgreichen digitalen Wandel. So kann ein digitaler Graben zwischen Mensch und Maschine gar nicht erst entstehen.

Beim Intranet anpacken heißt: die Grundlagen für Transformation schaffen

Also heißt es, die Chance zu nutzen, die mit dem großen Aufbruch kommt. Das oftmals als Stiefkind behandelte Intranet ist dafür ein hervorragender Ausgangspunkt. Finden Sie die für Ihr Unternehmen maßgeblichen Punkte, die es auszubauen oder umzugestalten gilt. Natürlich sind das Corporate-Identity-konforme Farbkonzept und ein ansprechendes Layout wichtig. Im Mittelpunkt der Betrachtung sollte jedoch der Nutzen für das Geschäft sein. Folgende Kriterien sind dabei besonders wichtig:

  • Das Intranet soll die Zusammenarbeit in High Performance Teams ermöglichen

  • Der Austausch und die Kommunikation über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg muss sichergestellt sein

  • Der Informationsfluss und das Wissen muss über alle hierarchischen und organisatorischen Silos hinweg einfach unterstützt werden

  • Das Intranet muss von überall her und mit den verschiedensten Endgeräten einfach nutzbar sein

  • Gemeinsame Arbeitsräume und intelligente Filter schützen vor dem Collaborative Overload

  • Das Intranet muss also die Vernetzung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermöglichen und unterstützen

Mithilfe dieser Kriterien lassen sich übersichtlich Ziele, Herangehensweisen und vor allem das Wie des Intranets bestimmen. Der Mitarbeiter steht im Fokus des Wandels. Die Neugestaltung des Intranets richtet sich nach dem Menschen und der Digitalisierung des Unternehmens aus. Nur wenn diese beiden Aspekte ausbalanciert sind, gelingt der Schritt zum Digital Workplace und letztlich zur Transformation des Unternehmens. (wh)

Teil 1: Was in Netzwerken arbeiten bedeutet
Teil 2: So werden Mitarbeiter überzeugt
Teil 3: Das macht der Chef
Teil 4: Betriebsrat? - Ja, bitte!
Teil 6: Nicht ohne meinen Kunden